使用虚拟资料室，在网络技术的帮助下，用户可以在任何时间任何地点浏览敏感、机密文件；甚至不同用户可以使用不同语言不同系统登录操作。每台计算机安装的操作系统都可能不一样，有的已升级到最新版本而有一部分可能还停留在之前的某一版本。再加上个公司网络设置的条件、速度，防火墙强度等区别，我们如何能保证一切工作能够顺利进行呢？答案就是 – 沟通。下述的6个方面是每个虚拟资料室供应商都应该做到的，以确保项目能够顺利进行：

1. 分清职责

在项目开始之前分清每个人的工作以及所负责的事务，可以减少沟通障碍。虚拟资料室的项目经理应该在项目开始前主动与客户沟通，帮助客户设立资料室的基础构架；帮助客户了解系统的安全性以及操作方式；交换联系方式（电话、电邮、或其他联系方式）。

2. 马上回复

用户没有时间一直追问他们提出的要求是否有人正在执行。当收到用户发来的电邮后，相关工作人员最好在短时间内回复用户，哪怕只是告诉他们我们收到了您的电邮并正在执行相关操作。这样，用户可以放心的去做其他工作。

3. 及时反馈

有些需求需要相对较长的时间来完成。尤其是针对复杂权限的设置，因为此类权限设置往往涉及到大量文件、用户或用户组。作为资料室工作人员，在完成该操作后您需要马上通知用户，让用户知道他提出的需求已经完成。

4. 定时追踪

定时追踪用户的使用情况，您可以及时发现用户面临的问题并及时解决。有人说我已经给用户发了邀请，他们可以登录项目了。但我们并不知道用户是否已经收到邮件（个别情况下邮件可能被自动转入垃圾邮件箱），或用户是否知道如何正确操作。定期追踪用户的使用情况是避免此类问题的好方法。

5. 完整记录

完整详细的沟通记录十分重要。当您从同事手中接过用户需求时，有了完整的沟通记录，您不需要再让用户重复其问题或要求。这无论对资料室供应商还是用户都非常有用。

6. 使用独立项目邮件

如上所述，当几位工作人员同时参与某部分需求的执行操作时，信息对等变得十分重要。使用独立的项目邮件，您可以保证所有相关人员都可收到同样的信息。这样即便于跟踪也便于管理。

 

结论

 

简单明了的沟通是保证虚拟资料室能够正常流畅运行的关键。有经验的虚拟资料室供应商会在项目开始前明确所有相关沟通方式，并以文字形式记录，以减少误解。邮件沟通有很强的时效性，及时回复、定期追踪都是沟通过程中非常重要的一环。

{{cta(‘6e9e8d74-32c9-40d0-8b82-c106bcb5b472’)}}