Que tipo de solução de compartilhamento de arquivos você está usando? Você está compartilhando seus vídeos, filmes e fotos pessoais ou está compartilhando informações proprietárias altamente confidenciais? Sua necessidade determina se a solução que você deve considerar é segura o não.
Quando se trata de compartilhar informações pessoais com amigos e familiares, as soluções de compartilhamento de arquivo para consumidores podem funcionar bem; eles são projetados com o propósito de levar seus arquivos ao visualizador pretendido de maneira segura. Em tal cenário, você deve tomar os cuidados básicos necessários em termos de proteção por senha e então assumir que a pessoa com quem você está compartilhando seus arquivos compartilhará com outras pessoas. No caso de compartilhamento de informações confidenciais sensíveis, como é o caso na maioria das fusões e aquisições, não é suficiente garantir que apenas a parte pretendida tenha acesso aos documentos. Você também deseja certificar-se de que os visualizadores de seus arquivos não possam compartilhá-los com outras pessoas, mesmo que assim o desejem.
NDA’s rígidos são frequentemente assinados entre a empresa que compartilha seus documentos e os participantes que têm acesso a eles, mas às vezes esses NDA’s são difíceis de aplicar, especialmente se você estiver lidando com empresas globais que vêm na jurisdição de seus respectivos países. Eles também são difíceis de aplicar porque é quase impossível rastrear quem foi a pessoa que vazou os documentos. Esta é uma das razões pelas quais existem soluções de compartilhamento seguro de arquivos, como salas de dados virtuais (Virtual Data Room). Eles mantêm um registro da atividade de cada usuário, garantindo que as regras sejam seguidas. Ao restringir a cópia e impressão de documentos, os usuários são impossibilitados de burlar o sistema. Além disso, o recurso de marca d’agua adiciona o nome do usuário em cada página, tornando improvável que eles corram o risco das consequências associadas à violação de seu contrato de NDA.
Conclusão
Existem muitas soluções de compartilhamento de arquivos para você escolher. As soluções de nível de consumidor são seguras o suficiente para o compartilhamento de informações pessoais, mas não seguras o suficiente para atender às necessidades de empresas que compartilham informações confidenciais. É melhor considerar os VDR’s quando informações altamente confidenciais estão sendo compartilhadas, porque elas existem com o único propósito de compartilhar e, mais importante, manter a segurança de seus documentos, mesmo depois de terem sido compartilhados.
