Data room físico. Una opción antigua y costosa.
Hasta hace relativamente poco, cuando una empresa afrontaba un proceso de Due Diligence, una ronda de inversiones o un proceso de venta, era normal utilizar un data room físico para el almacenamiento seguro de datos. En otras palabras, una sala monitorizada en la que se encontraban físicamente todos los documentos en papel. Esta sala normalmente se ubicaba en la propia empresa o en el despacho de abogados. Y hasta ahí tenían que desplazarse todas las partes interesadas en el acuerdo para revisar los documentos. Cada vez que se añadía un nuevo documento había que volver a desplazarse a esa sala, puesto que era el único lugar en el que se podían revisar los documentos. Y normalmente en este tipo de operaciones hay muchas partes interesadas que proceden de otras regiones e incluso de otros países, conllevando aumento de viajes y costes y ralentización de la operación.
Data room virtual. La opción más segura y eficiente para compartir documentos.
Hoy en día todas las operaciones importantes se realizan a través de data room virtuales. Sus ventajas son casi innumerables y su eficiencia ha sido comprobada en millones de transacciones alrededor del mundo. Y es que los data room virtuales como EthosData permiten acceder de manera fácil y rápida a todos los documentos de una operación. Compartir documentos en línea con la máxima seguridad es la premisa en que se basa.
Además, se aportan nuevas soluciones que permiten simplificar las operaciones al máximo para que todo esté bajo control del modo más sencillo y, en definitiva, optimizar una transacción M&A. Por ejemplo, con EthosData un experto en data rooms se encarga de crear el VDR (virtual data room), subir los documentos y crear los diferentes perfiles de acceso en apenas unos minutos.
Entre las ventajas, podemos encontrar la subida de documentos con marca de agua; Activar o desactivar la impresión de documentos; Desactivar la opción de realizar capturas de pantalla; Otorgar diferentes niveles de acceso y permisos a los diferentes usuarios; Denegar el acceso a un documento aunque ya haya sido abierto,o descargado… Estas funciones no son posibles en plataformas como Dropbox o Google Drive. Al final, estás mejorando y simplificando cada una de las etapas de la transacción.
Al tener este nivel de control del proyecto y de sus documentos, toda la actividad quedará registrada y se podrá descargar el excel como un informe de auditoría detallado de absolutamente todo lo que ha sucedido durante la transacción.
Comparativa data room físico VS. data room virtual
| Data room físico | Data room virtual | |
| Accesible a distancia | No | Sí |
| Diferentes niveles de acceso | No | Sí |
| Creación rápida y sencilla | No | Sí |
| Registro detallado de actividad | No | Sí |
| Control a distancia | No | Sí |
| Costes mínimos | No | Sí |
| Servicio de ayuda 24/7 | No | Sí |
En definitiva, los data room virtuales son la herramienta utilizada en el mundo empresarial para compartir documentos de forma rápida y segura. Y suponen un enorme ahorro de costes versus los data room tradicionales, además de ofrecer múltiples opciones de control adicionales que los convierten en imprescindibles para cualquier operación entre empresas en la que hay que compartir información confidencial.
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