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Data room virtual: Simplificando el due diligence. 5 Ejemplos

10-ene-2017 9:00:00 / by Francisco Lorca

simplificar el proceso de Due Dilligence con dataroomsEl uso de los data rooms virtuales ha supuesto un cambio radical en la forma en que se realiza una transacción de M&A. El uso de un data room tradicional conlleva una carga logística y organizativa muy importante con un impacto significativo en costes y en la duración del proceso de due diligence.  Un proceso tradicional implica el desplazamiento de los distintos participantes a la sede del dataroom, la preparación de dosieres, actas y documentos en papel; la organización de salas de reuniones, la coordinación del acceso de distintos equipos... Sólo el restraso o la no asistencia de una de las partes, puede desbaratar todo el proceso y posponer la transacción. 

Asi simplifican las cosas un data room virtual:

1. Eliminando viajes

Los data room virtuales han eliminado en gran parte la necesidad de viajar, porque proporcionan acceso remoto a la documentación necesaria; también reduce el tiempo necesario para preparar la documentación que se necesita aportar a una reunión. Y todo está inmediatamente disponible on-line.  Las reuniones y los viajes se pueden enfocar en sesiones de trabajo o negociación para tratar los temas reales de negocio.

2. Reduciendo costes

Usar un data room virtual significa eliminar la necesidad de imprimir y cotejar carpetas repletas de documentación y difíciles de manejar.  Tampoco es ya necesario pagar a mensajeros para enviar la documentación a las diferentes partes. Todos los participantes pueden acceder al data room cuando quieran y revisar la información. También se elimina la necesidad de reservar un espacio físico para la documentación.

3. Mejorando la seguridad 

La confidencialidad es una de las áreas más importante durante las transacciones de M&A (fusiones y adquisiciones). Antes de que existieran los data room virtuales, la preparación y circulación del material necesario anteriores a que tuviera lugar la reunión, ponía en peligro la confidencialidad de la información. La documentación era a menudo manejada por personas sin la autorización necesaria, que realizaban copias y encuadernaban las carpetas: la mera existencia de informes con datos significaba un aumento del riesgo de que esta información se pudiera filtrar, porque se dejaba tirada en escritorios, se extraviaba por departamentos o se robaba de vehículos. 

Con los data room virtuales, el riesgo se minimiza mediante la seguridad de encriptación y control de acceso, asegurando que sólo el equipo autorizado puede descargar, imprimir o copiar la documentación. Además, un espacio controlado permite a todas las partes acceder a la información sin riesgo de perder confidencialidad.

4. Permitiendo seguir la actividad.

Una de las facetas más interesantes de un data room virtual es la funcionalidad que permite el seguimiento en tiempo real de lo que hace cada usuario con cada documento.  La función de auditoria hace posible que se sepa quien ha abierto, visto o copiado el material, especificando la fecha y la hora en la que se hizo. Las funciones que generan informes permiten la visualización de un completo historial que se puede extraer e imprimir, facilitando que si por alguna razón se compromete la seguridad del la operación, los administradores podrán saber donde – y cuando – se ha producido el problema.

5. Facilitando la comunicación. 

La comunicación es clave durante la discusión, negociación y due diligence de una transacción.  el centro de la mayoría de las grades operaciones, tales como las de M&A.  Los dataroom virtuales destacan en esta área.  Por un lado, se pueden generar email automatizados al añadir, cambiar o borrar un documento.  Estos mensajes pueden ser en tiempo real o en forma de un email diario o semanal.  Por otro lado, algunas plataformas de dataroom permiten que los usuarios realicen preguntas online sobre ficheros y carpetas.  Capturando todo el diálogo entre las partes de manera simple y eficiente.

Mucho ha cambiado desde la época en que todas las transacciones tenían un data room en un despacho de abogados.  El nacimiento y la aceptación de los dataroom virtuales han cambiado para siempre como se ejecutan las transacciones de M&A. 

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Topics: Data Room, due diligence, virtual data room, VDR