Las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A) son operaciones muy complejas. Cientos de documentos a revisar y múltiples partes interesadas. ¿Como podemos optimizarlas? Con un virtual dataroom que aporte la eficacia y la rapidez fundamental para cerrar una operación de forma exitosa.
Ahí es donde entra en juego el data room virtual. La pregunta es: ¿Cuál elegir? Si quieres saber cómo acertar a la hora de elegir un proveedor de data room es importante tener en cuenta todos los factores, ya que cada data room es diferente. Hay 3 elementos clave para saber cuál se adecúa más a vuestra operación.
Valor
- ¿Te da flexibilidad para poder elegir una propuesta justo a medida de tus necesidades y con posibilidad de cambiar la capacidad? : Este factor tiene una gran implicación en el coste final de los servicios de dataroom ya que el espacio en disco depende del tamaño y formato de los documentos así como de si hay elementos visuales. Y esas variables pueden hacer que el precio final se encarezca desproporcionadamente. Por eso, es conveniente contratar un data room flexible y que permita realizar cambios.
- ¿Qué incluyen los servicios?: Un precio más bajo puede simplemente indicar que el resto de las opciones y funcionalidades se van a incluir aparte elevando el precio final considerablemente. Confirma si opciones como un foro de Preguntas y Respuestas (Q&A), o el servicio de atención personalizada 24/7 están disponibles y pide también información sobre los propios servidores y su infraestructura. ¿Son de última generación? ¿Están en un país seguro que cumpla con la legislación Europea de GDPR y seguridad?
- ¿Quién gestiona el data room?: Tener un apoyo a la hora de gestionar el data room y organizar a los participantes marca la diferencia. Una persona especialmente dedicada a tu proyecto puede ahorrarte mucho tiempo y recursos ( subida de archivos, alta a usuarios, establecimient de permisos…)
Es importante entender bien qué ofrece el proveedor de data room y en detalle, para poder comparar en igualdad, no llevarse sorpresas de última hora y poder confiar en los servicios prestados.
Seguridad
La seguridad es clave en cualquier operación de M&A o proceso de due diligence. Por eso es fundamental saber perfectamente con quién se trabaja:
- Acceso externo: ¿Cómo se protegen y comparten los documentos? ¿Cómo de seguro es el proceso de registro y validación de acceso sobre los usuarios externos? ¿Qué procesos sigue la compañía a la hora de proteger los servidores e infraestructura de posibles ataques externos?
- Control de documentos: ¿Puedes controlar quién tiene acceso a cada documento en el dataroom? ¿Qué opciones ofrece a la hora de proteger los documentos? ¿Permite gestionar diferentes niveles de permisos y accesos de forma rápida y segura?
- Control de Datos: ¿Pueden los usuarios compartir, modificar o reenviar la información? ¿Tengo control sobre los documentos una vez compartidos con terceros?
Servicio
El nivel de servicio que ofrece un proveedor de dataroom virtual es clave a la hora optimizar los recursos y gestionar el proyecto de manera más eficiente.
- Equipo dedicado a tu proyecto: Un dataroom profesional no solo ofrece una plataforma sólida y segura, sino que pone a disposición un equipo dedicado de gestores de dataroom 24/7. Es clave para que nuestros las partes de la operación no pierdan tiempo y puedan centrarse en la misma. Un buen equipo se traduce en ahorro de tiempo.
- Reputación: A la hora de hablar de seguridad hay que evitar cualquier riesgo y trabajar con proveedores de confianza. No hay mejor manera de conocer a una compañía que conociendo lo que sus clientes dicen de la misma y saber con quién han trabajado.
- Fiabilidad: Es importante conocer cómo se protege la información, la confidencialidad de usuarios y los sistemas de protección. Siempre toma como referencia los estándares internacionales, pide una demostración de cómo funciona la plataforma y si es necesario pide a tu equipo de tecnología que revise la información facilitada.
A la hora de contratar un servicio de dataroom virtual asegúrate de conocer lo que estás contratando cuando compares presupuestos. Un dataroom virtual debería ayudar a simplificar los procesos de M&A.
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