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¿Qué es un Data Room?

26-ene-2017 9:00:00 / by Francisco Lorca

 
Todas las empresas han de compartir información cuando se encuentran en etapas de crecimiento. Por ejemplo, durante un proceso de Due Diligence o cuando una empresa va a salir a la venta. Son momentos en los que hay que compartir una gran cantidad de documentación. Información confidencial que ha de mantenerse cifrada y segura, para evitar riesgos comerciales que puedan poner en peligro las operaciones que se realizan. Y en ese momento, un data room es fundamental. Y es que hoy en día hay múltiples formas de compartir archivos vía online (email, Google Drive, Dropbox, Wetransfer, etc.).
 
Pero sólo una es considerada realmente segura: los data room virtuales.
 
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Data room físico. Una opción antigua y costosa.

Hasta hace relativamente poco, cuando una empresa afrontaba un proceso de Due Diligence, una ronda de inversiones o un proceso de venta, era normal utilizar un data room físico. O en otras palabras, una sala monitorizada en la que se encontraban físicamente todos los documentos en papel. Esta sala normalmente se ubicaba en la propia empresa o en el despacho de abogados. Y hasta ahí tenían que desplazarse todas las partes interesadas en el acuerdo para revisar los documentos. Y cada vez que se añadía un nuevo documento había que volver a desplazarse a esa sala, puesto que era el único lugar en el que se podían revisar los documentos. Y normalmente en este tipo de operaciones hay muchas partes interesadas que proceden de otras regiones e incluso de otros países, con lo que ello implica de tiempos de viajes, costes y ralentización de la operación. 

Data room virtual. La opción más segura y eficiente para compartir documentos.

Hoy en día todas las operaciones importantes se realizan a través de data room virtuales. Sus ventajas son casi innumerables y su eficiencia ha sido comprobada en millones de transacciones alrededor del mundo. Y es que los data room virtuales como los de EthosData permiten acceder de manera fácil y rápida a todos los documentos de una operación. Con la máxima seguridad. Y con opciones que simplifican las operaciones al máximo para que todo esté bajo control del modo más sencillo. Por ejemplo, con EthosData un experto en data rooms se encarga de crear el VDR (virtual data room), subir los documentos y crear los diferentes perfiles de acceso en apenas unos minutos. Y una vez se empieza a utilizar el data room virtual, todo son ventajas. Se puede subir los documentos con marca de agua. Se puede activar o desactivar la impresión de documentos. E incluso es posible desactivar la opción de realizar capturas de pantalla. Además, los perfiles de usuarios disponen de diferentes niveles de acceso personalizables, por lo que en todo momento se tiene el control de acceso a cada documento. Y si por algún motivo quieres denegar el acceso a un documento a una persona, puedes hacerlo incluso aunque ya lo haya abierto, algo que con plataformas como Dropbox o Google Drive no es posible. Y como toda la actividad del data room queda registrada, al final de la operación es realmente sencillo crear un informe detallado de todo lo que ha sucedido durante el proceso. 

Comparativa data room físico VS. data room virtual

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  Data room físico Data room virtual
Accesible a distancia No
Diferentes niveles de acceso No
Creación rápida y sencilla No
Registro detallado de actividad No
Control a distancia No
Costes mínimos No
Servicio de ayuda 24/7 No

 

En definitiva, los data room virtuales son la herramienta utilizada en el mundo empresarial para compartir documentos de forma rápida y segura. Y suponen un enorme ahorro de costes versus los data room tradicionales, además de ofrecer múltiples opciones de control adicionales que los convierten en imprescindibles para cualquier operación entre empresas en la que hay que compartir información confidencial.

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Topics: Data Room, due diligence