Un punto clave a la hora de contratar los servicios de un Data Room Virtual es su coste. En este post explicaremos los factores que se deberían considerar a la hora de elegir un proveedor de Data Room Virtual:
1 La seguridad es lo primero. Lo primordial, y la mayor diferencia con otras plataformas donde se comparten documentos, es la seguridad. Hay una gran diferencia entre los precios de dichas plataformas online, como Dropbox o Box, y los precios para un Data Room Virtual, pero es que ambos servicios no son lo mismo. La finalidad para los consumidores de soluciones como Dropbox es compartir documentos, mientras que la finalidad para el uso de Data Room Virtuales es proteger la información confidencial contenida en los mismos y gestionar los proyectos y sus permisos. Esta básica distinción ayudará a determinar si lo que se necesita es un Data Room Virtual o no.
Una vez determinado que la seguridad es prioritaria, es clave confirmar que el proveedor que ofrece dichos servicios cumpla los estándares de seguridad. Dos estándares que garantizan la obtención de lo mejor de la industria son SSAE16 e ISAE3402, y la plataforma de EthosData ha sido certificada con ambos.
2 ¿Lo necesitas a corto o largo plazo? El tiempo influye en el coste de un Data Room Virtual. Es lógico pensar que 1 mes será más barato que 3 meses, y a su vez 3 meses lo será en comparación con 12 meses. Aunque siempre es importante destacar que la relación entre tiempo y precio no es lineal y puede ser recomendable alargar el uso un poco más ya que mensualmente será más barato.
Una buena manera de hacer esta comparación antes de contratar un Data Room Virtual, es pedir al proveedor una propuesta para varios escenarios. En EthosData nuestra prioridad es el cliente, y siempre customizamos nuestras propuestas para adaptarlas al cliente, tanto en tiempo como en precio.
3 ¿Será un proyecto pequeño o uno grande? De igual manera que el tiempo influye en el coste de un Data Room Virtual, el tamaño también lo hace y ten en cuenta que la relación de estas variables tampoco es lineal. Los Data Rooms pequeños suelen usar un modelo de tarifas variable en relación al número de páginas. Para transacciones con mayor número de información – superior a 1 o 2 GB – (o en las que no se conoce su tamaño a priori), una estructura de precios por bloques sería lo más recomendable, así siempre se podrá calcular de una manera sencilla el coste del proyecto.
4 ¿Serás tú quien gestione el Data Room? Éste es un factor diferenciador muy importante. Existen multitud de soluciones “Hazlo tú mismo” en el mercado en los que el soporte y apoyo no se incluyen en el precio – y en ocasiones dichos costes adicionales pueden llegar a ser más caros que el propio Data Room – y cuando se habla de transacciones financieras el tiempo y la rapidez son fundamentales y subir documentación y organizar los accesos puede llevar tiempo.
Contar con un equipo de Coordinadores de Proyecto facilita la gestión del Data Room ya que se encargarán de subir y organizar la información, añadir los usuarios y gestionar los permisos de forma proactiva al mismo tiempo que hacen un seguimiento de todos y cada uno de los usuarios para asegurar que puedan acceder fácilmente a los documentos. ¡Esto significa 2-4 horas de ahorro de tiempo diario para ti!
5 ¿Es valioso para ti el apoyo 24/7? Durante la vida de una transacción y su cierre es prácticamente imposible gestionar de antemano los tiempos y los imprevistos que puedan surgir. Al igual que tú responderás ante cualquier problema rápidamente, tu equipo deberá hacer lo mismo y los Coordinadores del Data Room son parte de ese equipo.
En EthosData los Coordinadores de Proyectos están disponibles 24h. los 7 días de la semana los 365 días del año y el soporte se incluye en las condiciones del servicios porque entendemos que los imprevistos ocurren y nuestros cimientos se basan en la relación con el cliente.
A la hora de contratar un Data Room Virtual lo primero es la seguridad. Dichas soluciones tienen un mínimo coste asociado a la configuración de la infraestructura necesaria para proporcionar una seguridad de primera categoría que cumple con los estándares de seguridad impuestos a nivel internacional para proteger la información confidencial.
El siguiente paso será determinar el tiempo y el volumen de la operación, y por último leer la letra pequeña y ver si en los servicios se incluye el soporte.
Los proveedores de Data Room Virtual deben ser una extensión de los equipos de trabajo y en EthosData estamos orgullosos de serlo.
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