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Uso del Data Room para compartir con seguridad los documentos de una empresa

25-feb-2014 17:00:00 / by Jose Miguel Sarrate

La organización y gestión de los documentos de una compañía es cada vez más compleja.  En el mundo empresarial es cada vez más necesario compartir información y documentos tanto dentro de las compañías como con socios, agentes, clientes y proveedores.   Este proceso puede parecer hoy en día mucho más fácil y rápido que hace diez años dada la adopción del correo electrónico, USBs, CDs, carpetas compartidas e incluso soluciones de “filesharing” en la nube. Dataroom virtual Para Seguridad corporativa Sin embargo, en muchos casos estas soluciones no sólo no son eficientes a la hora de organizar documentos sino que a veces representan un grave riesgo desde el punto de vista de seguridad por las partes autorizadas a tener acceso.

Los Dataroom virtuales se han convertido en indispensables en cualquier operación corporativa; ya sea una adquisición, un proceso de salida a bolsa, colocación de acciones o incluso Joint Ventures.  Las razones de esta adopción tan masiva y rápida son la necesidad de garantizar seguridad, facilidad de uso, ayuda para organizar documentación y la posibilidad de monitorearitorear la actividad que proporciona un dataroom.   

Algunos de los principales proveedores de dataroom virtuales ofrecemos ahora servicios para gestionar y compartir documentos para empresas, utilizando la misma tecnología y seguridad en la que se basan los dataroom.  

 

En este post, nos gustaría mostrar como una plataforma como la nuestra puede y debe sustituir a discos compartidos, redes de “filesharing”, emails, USBs, etc archivos/emails/USB como método para guardar, organizar y compartir  documentos  los documentos confidenciales y también vamos a exponer los riesgos que conlleva utilizar alguna de estas opciones no seguras

Ventajas de un sistema de gestión de documentos basado en un data room virtual:

1. Accesibilidad:

La información se encuentra disponible continuamente en un entorno seguro a través de la plataforma web.  Un buen proveedor de dataroom se asegurará de tener estructurado y dimensionado su sistema para tener una disponibilidad cercana al 100%.  Los estándares de disponibilidad de un dataroom virtual son siempre mucho mayores que los de un sistema de “filesharing” de la nube.  Para la mayoría de las empresas la inversión y gasto operativo para replicar en su sistema este nivel de disponibilidad es desproporcionadamente más caroprohibitivo.  

2. Organización

Los ficheros pueden ser organizados en carpetas y subcarpetas, una estructura muy familiar para todos los profesionales.  Cualquier cambio es replicado automaticamente y es visible a todos los usuarios que tienen permisos para ver el contenido. Asimismo, es muy facil diseñar estructuras de permisos por grupos (o a nivel individual) para decidir que tipo de información ve cada persona o grupo.

 

3. Seguridad

Almacenar el material confidencial en una red compartida, distribuirla por email o ponerla sin más “en la nube” no es seguro, y expone la información a un sinfín de riesgos, tales como:

* Espionaje empresarial.
* Piratería informática.
* Cumplimiento con la ley de proteccion de datos.

* Infección por virus o malware.
* Pérdida o borrado accidental de algún documento.
* Interferencias por medio de backups o accesos no autorizados al correo electrónico.
* Falta de control sobre los documentos.   Una vez que la persona tiene acceso a los     documentos pueden ser distribuidos o copiados sin proteccion alguna.

Las plataformas de dataroom virtuales están diseñadas para asegurar el mayor nivel posible de seguridad, incluyendo la encriptación de ficheros, la seguridad en el código, el mantenimiento de la infraestructura, la implantación de detección de ataques informáticos e incluso los procesos internos de negocio.

Además, los Data Rooms Virtuales, permiten un control total sobre tus documentos, aunque el usuario los descargue en su ordenador.  En el caso de que un usuario se elimine de un proyecto, todos los documentos que estén en su ordenador o en cualquier otro tipo de soporte serán bloqueados remotamente.


4. Control.

 

Para que el proceso de intercambio de documentos sean seguros, es necesario que se pueda controlar quien accede a la información y saber lo que cada usuario hace con la información.  

Los Data Room permiten:

* Seguir la pista a los usuarios,  pudiendo saber los documentos que fueron vistos y por quien.  

* Comprobar cuáantas veces ha sido visto un archivo, así como la fecha y hora de las visitas.

* Verificar que se ha hecho con la información:  quién ha accedido a un documentos, cuando se ha accedido al documento,  y cuantas veces se ha accedido a este.

* Controlar de manera confidencial los documentos, añadiendo marcas de agua antes de su distribución.

5. Comunicación

 

Algunas plataformas de Data Room virtuales tienen integradas funcionalidades de mensajería que ahorran tiempo y esfuerzo.  Por ejemplo, al subir un fichero nuevo, la persona que lo sube puede hacer que la plataforma mande un correo electrónico a los usuarios que tendrán acceso a ese documentos.  Los usuarios tambien pueden hacer que la plataforma les mande un email diario o semanal con la lista de los documentos que han sido añadidos en la plataforma.  

 

6. Reduccion de costes

 

El modelo SAS de los Data Room ofrece, además de seguridad y sus ventajas, una serie de beneficios relativos a los costes.  Dentro de estos beneficios se incluye:
  • Reducción de los gastos de software, ya que no es necesario gastar dinero en programas caros y en sus actualizaciones,
  • Costes más bajos de hardware - no es necesario comprar servidores adicionales,
  • Soporte del software por personal cualificado, son conocedores del producto y profesionales,
  • Economías de escala - pagas sólo por el servicio que usas,en lugar de implementar un sistema caro para utilizarlo poco o incluso sólo una vez, Acceso inmediato a las últimas innovaciones sin gasto adicional, a través de tu proveedor de Data Room.
dataroom virtual demonstración propuesta

 

 

Topics: Sistema Empresarial, dataroom virtual