Una de las facetas más importantes a la hora de la prepación de un data room virtual es tener una estructuración clara y simple de los pasos a seguir.  La pequeña inversión que esto implica puede llegar a ahorrar mucho tiempo en el futuro y a minimizar o eliminar errores potenciales al estructurar el data room.

1) Diseñar la estructura del Data Room 

El ciclo comienza con el diseño de la estructura necesaria para acomodar las necesidades del cliente. Esto normalmente se hace durante el Kick-Off Call (llamada de lanzamiento), una simple llamada que tiene lugar entre el equipo de la empresa cliente y el equipo coordinador de la empresa proveedora del dataroom. Durante esta sesión se revelan detalles del acuerdo, tales como su naturaleza y su alcance. 

El equipo identifica a las personas autorizadas para hacer cambios administrativos, como: 

• Añadir o borrar usuarios
• Tipología de permisos del dataroom
• Manejo de los cuestionarios usando la herramienta Q&A (preguntas y respuestas)
• Otras cuestiones a discutir durante el Kick-Off serían la estructura del índice del Data Room y los diversos niveles de acceso que se conceden a las personas que van a utilizarla

Encontrar un proveedor de dataroom virtual de calidad no debería ser un problema, ahora que los data rooms han ganado en aceptación mundial. Ahora se utilizan en la mayoría de las transacciones de M&A medianas y grandes, lo cual significa que los proveedores son bastante baratos de conseguir. Puede que sean fáciles de encontrar, pero ¿cómo decidir si su proveedor es una buena opción para su empresa? ¿Cómo asegurarse de que su información está en buenas manos?  Hay cinco preguntas básicas que usted puede hacer para asegurarse de que la elección de su proveedor de data room sea un éxito y no una preocupación.

1. ¿Quiénes son?

La reputación, solidez financiera, experiencia y credibilidad del proveedor de dataroom virtual son factores clave. ¿Quiénes son los accionistas de su proveedor? ¿Forman parte de un grupo establecido? Los proveedores de dataroom virtuales que ya tienen un fuerte y estable respaldo corporativo ofrecen mayores niveles de seguridad que los proveedores que están empezando. ¿Cuál es la experiencia de su equipo de gestión, trayectoria y permanencia en la empresa? Por encima de todo, se debe uno asegurar que la empresa que le presta los servicios es solida u con la experiencia suficiente como para conocer cómo funcionan este tipo de transacciones. En caso de duda, pida alguna referencia o pregunte en el mercado.  

Si quieres saber cómo simplificar un proceso de Due Diligence seguramente sea porque en breve tendrás que afrontar uno. Y, como sabes, las fusiones y adquisiciones de empresas (M&A en inglés) son procesos que conllevan una gran cantidad de costes, esfuerzos y horas. Una de sus mayores complejidades radica en la información confidencial que se ha de compartir entre diferentes partes. Enormes cantidades de documentos que han de ser evaluados para poder llegar a conclusiones con un importante impacto económico.

Muchas empresas necesitan un data room y una plataforma para compartir archivos de forma segura. Mientras algunos eligen seguir haciendo las cosas como hasta ahora, en data rooms físicos, otros muchos están descubriendo que para las operaciones de M&A, los data room virtuales ofrecen muchas más ventajas, por lo que sería absurdo no adoptar esta tecnología. 

1) Eficiencia 

Los data rooms virtuales ahorran tiempo, aumentan el valor del negocio y reducen costes en comparación con los data rooms tradionales. Una de las ventajas de los data rooms virtuales es que ofrece la oportunidad de llegar al  mayor número de interesados en menos tiempo.  Para acceder a un data room tradicional, es necesario fijar una cita. Sin embargo, en un data room virtual, este acceso puede ser simultáneo y sin necesidad de prefijar el momento, reducciendose así el tiempo de las negociaciones de forma significativa. 

Muchos de los interesados no tienen tiempo para viajar e ir al lugar donde se encuentra el data room. En cambio, un data room virtual puede convertir a las partes interesadas en compradores, ya que tendrán acceso al data room las 24 horas del día ,7 días a la semana desde cualquier parte del mundo. 

¿Porqué la encriptación es importante para un Data Room? ¿Qué es la encriptación?. Siempre que cualquier información se transfiera por la red, la encriptación de datos es un factor importante. Es esencial entender su funcionamiento, los diferentes métodos de proteger los datos y como puede ser aplicado en un Data Room Virtual.

¿Qué es la encriptación?. Es el proceso para codificar información previniendo así el accesos a hackers y, a la vez, permitiendo el acceso a usuarios autorizados. Como funciona es a través de un algoritmo que transforma los datos en códigos usando una clave para codificar la información. Los proveedores de dataroom deben conocer los principios básicos de la encriptación para entender que opciones hay disponibles para transferir los datos con seguridad. Existen varios niveles de protección y todo proveedor debe entender las diferencias para ofrecer el mejor nivel posible de seguridad a sus clientes. 

Utiliza  un daata room virtual facilita el proceso de las auditoría en muchos aspectos. En este post vamos a explicar cómo los data room viruales han reducido el tiempo y los costes inherentes mediante la creación y gestión de la documentación necesaria a través de: 

• Capacidad para intercambiar documentación.
• Mejorar del proceso de comunicación.
• Simplificar el seguimiento.
• Aumentar la seguridad
• Cumplimiento del proceso. 

Las auditorías financieras son necesarias en la mayoría de las compañías. En muchas jurisdicciones es la época del año en la que llegan los auditores revolviendo todas las operaciones, ya que examinan con lupa todos los registros financieros, legales y corporativos.  También es una de las actividades en las que se pierde más tiempo; si tiene experiencia en ellas, sabrá la cantidad de trabajo extra que los auditores generan para sus empleados. 

Al trabajar basándose en una checklist, generan muchas peticiones desde documentación  para las políticas y procedimientos gubernamentales hasta copias de las facturas que no están claras, esperando que les proporcione todo lo que necesitan. En esto es donde los data rooms han aportado eficiencia a todo el proceso de una auditoría. 

1) Intercambio de documentación 

Los data rooms proporcionan una forma simple y segura para organizar e intercambiar información. Este intercambio seguro de documentos significa una gran mejora con respecto a los típicos métodos de enviarlos por email o pasarlos copiados en un USB. No sólo hay un registro de todas las actividades de los usuarios, si no también si comparas hacer copias de documentos sin fin con tan sólo con iniciar la sesión; ya gana con creces debido a estas ventajas. A menudo sólo un equipo sénior de auditores trabaja en sus oficinas, y los documentos tienen que ser enviados por mensajero, por correo o por email. Todos estos inconvenientes desaparecen con el uso de un data room virtual. 

2) Mejora del proceso de comunicación 

Mientras la auditoría avanza, es bastante común que los auditores tengan preguntas sobre contratos, acuerdos y otros documentos. Esto genera continuas llamadas y emails para resolver estos problemas. Los data rooms virtuales ofrecen la herramienta de Q&A (preguntas y respuestas), con la cual permite a los usuarios publicar preguntas online sobre documentos específicos. El sistema reenvía las preguntas a los supervisores, quienes publican la respuesta en el data room. No sólo evita que los auditores rastreen los emails para encontrar información, sino también permite que las preguntas y sus respuestas se agreguen al documento para futuras revisiones – evitando que la misma pregunta aparezca de nuevo en auditorías posteriores. 

3) Simplificación del seguimiento 

Hacer el seguimiento de una auditoría financiera puede ser un arduo trabajo al que se tiene que dedicar mucho tiempo. En el pasado era normal tener solicitudes duplicadas para la misma información, documentación repetida y pérdida de documentos. Los data room virtuales son una sencilla herramienta para evitar estos problemas porque proporcionan un simple sistema  para organizar el todo el material. Además, ofrecen la opción de enviar una alerta cuando: 

Comparar los servicios ofrecidos por los proveedores de dataroom virtuales no es tan simple como parece. Cada empresa ofrece diferentes opciones, lo que hace que sea difícil comparar manzanas con manzanas. Hay cinco factores a usar para identificar los "elementos esenciales" de la oferta de cada empresa, para asegurarse de que el proveedor que usted elija pueda proporcionar los servicios necesarios para su transacción:

1. Seguridad

En la época de los hackers y la piratería, la seguridad de la información confidencial es una prioridad. El nivel de seguridad en los datos que usted necesita de los proveedores de datarooms depende de su industria; debido a que el riesgo varía de una industria a otra. Pero la seguridad es mucho más que solamente mantener los datos a salvo de la piratería; sino también la seguridad de la infraestructura, la seguridad de los servidores y firewalls, detección de virus y de intrusos. La seguridad de las aplicaciones es tan importante como la seguridad del acceso de los empleados implementada mediante el aumento físico de salvaguardias y la protección de componentes técnicos, como el código, las plataformas utilizadas y sus procesos.