Muchas empresas necesitan un data room y una plataforma para compartir archivos de forma segura. Mientras algunos eligen seguir haciendo las cosas como hasta ahora, en data rooms físicos, otros muchos están descubriendo que para las operaciones de M&A, los data room virtuales ofrecen muchas más ventajas, por lo que sería absurdo no adoptar esta tecnología. 

1) Eficiencia 

Los data rooms virtuales ahorran tiempo, aumentan el valor del negocio y reducen costes en comparación con los data rooms tradionales. Una de las ventajas de los data rooms virtuales es que ofrece la oportunidad de llegar al  mayor número de interesados en menos tiempo.  Para acceder a un data room tradicional, es necesario fijar una cita. Sin embargo, en un data room virtual, este acceso puede ser simultáneo y sin necesidad de prefijar el momento, reducciendose así el tiempo de las negociaciones de forma significativa. 

Muchos de los interesados no tienen tiempo para viajar e ir al lugar donde se encuentra el data room. En cambio, un data room virtual puede convertir a las partes interesadas en compradores, ya que tendrán acceso al data room las 24 horas del día ,7 días a la semana desde cualquier parte del mundo. 

Los dataroom virtuales (VDR o Virtual Data Rooms) actualmente son muy comunes en la mayoría las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A). En los últimos cinco años, la adopción del data room virtual en todo tipo de transacciones ha sorprendido incluso a los expertos de la industria más optimistas y hoy en día ya hay muy pocos datarooms en papel. Esta adopción ha sido global, incluso en los mercados más tradicionales basados ​​en papel tales como China, India y América Latina.

Una de las razones por la que la adopción de los data room virtuales ha sido tan rápida es por el impacto positivo que tienen en los procesos de M&A. Seis etapas del proceso de fusiones y adquisiciones que se han optimizado con un dataroom virtual son:

1. Preparación de oferta

Utiliza  un daata room virtual facilita el proceso de las auditoría en muchos aspectos. En este post vamos a explicar cómo los data room viruales han reducido el tiempo y los costes inherentes mediante la creación y gestión de la documentación necesaria a través de: 

• Capacidad para intercambiar documentación.
• Mejorar del proceso de comunicación.
• Simplificar el seguimiento.
• Aumentar la seguridad
• Cumplimiento del proceso. 

Las auditorías financieras son necesarias en la mayoría de las compañías. En muchas jurisdicciones es la época del año en la que llegan los auditores revolviendo todas las operaciones, ya que examinan con lupa todos los registros financieros, legales y corporativos.  También es una de las actividades en las que se pierde más tiempo; si tiene experiencia en ellas, sabrá la cantidad de trabajo extra que los auditores generan para sus empleados. 

Al trabajar basándose en una checklist, generan muchas peticiones desde documentación  para las políticas y procedimientos gubernamentales hasta copias de las facturas que no están claras, esperando que les proporcione todo lo que necesitan. En esto es donde los data rooms han aportado eficiencia a todo el proceso de una auditoría. 

1) Intercambio de documentación 

Los data rooms proporcionan una forma simple y segura para organizar e intercambiar información. Este intercambio seguro de documentos significa una gran mejora con respecto a los típicos métodos de enviarlos por email o pasarlos copiados en un USB. No sólo hay un registro de todas las actividades de los usuarios, si no también si comparas hacer copias de documentos sin fin con tan sólo con iniciar la sesión; ya gana con creces debido a estas ventajas. A menudo sólo un equipo sénior de auditores trabaja en sus oficinas, y los documentos tienen que ser enviados por mensajero, por correo o por email. Todos estos inconvenientes desaparecen con el uso de un data room virtual. 

2) Mejora del proceso de comunicación 

Mientras la auditoría avanza, es bastante común que los auditores tengan preguntas sobre contratos, acuerdos y otros documentos. Esto genera continuas llamadas y emails para resolver estos problemas. Los data rooms virtuales ofrecen la herramienta de Q&A (preguntas y respuestas), con la cual permite a los usuarios publicar preguntas online sobre documentos específicos. El sistema reenvía las preguntas a los supervisores, quienes publican la respuesta en el data room. No sólo evita que los auditores rastreen los emails para encontrar información, sino también permite que las preguntas y sus respuestas se agreguen al documento para futuras revisiones – evitando que la misma pregunta aparezca de nuevo en auditorías posteriores. 

3) Simplificación del seguimiento 

Hacer el seguimiento de una auditoría financiera puede ser un arduo trabajo al que se tiene que dedicar mucho tiempo. En el pasado era normal tener solicitudes duplicadas para la misma información, documentación repetida y pérdida de documentos. Los data room virtuales son una sencilla herramienta para evitar estos problemas porque proporcionan un simple sistema  para organizar el todo el material. Además, ofrecen la opción de enviar una alerta cuando: 

Comparar los servicios ofrecidos por los proveedores de dataroom virtuales no es tan simple como parece. Cada empresa ofrece diferentes opciones, lo que hace que sea difícil comparar manzanas con manzanas. Hay cinco factores a usar para identificar los "elementos esenciales" de la oferta de cada empresa, para asegurarse de que el proveedor que usted elija pueda proporcionar los servicios necesarios para su transacción:

1. Seguridad

En la época de los hackers y la piratería, la seguridad de la información confidencial es una prioridad. El nivel de seguridad en los datos que usted necesita de los proveedores de datarooms depende de su industria; debido a que el riesgo varía de una industria a otra. Pero la seguridad es mucho más que solamente mantener los datos a salvo de la piratería; sino también la seguridad de la infraestructura, la seguridad de los servidores y firewalls, detección de virus y de intrusos. La seguridad de las aplicaciones es tan importante como la seguridad del acceso de los empleados implementada mediante el aumento físico de salvaguardias y la protección de componentes técnicos, como el código, las plataformas utilizadas y sus procesos.

Un dataroom virtual (Virtual Data Room o VDR por sus siglas en inglés) no es tal si no está disponible en todo momento. 

Las transacciones importantes como las fusiones y adquisiciones (M&A por sus siglas en inlgés) e IPOs están siempre sujetos a calendarios muy exigentes y cualquier retraso pueden tener consecuencias muy negativas en el resultado del proceso.

Empresas de abogados, de servicios financieros y muchas otras usan los data room virtuales para proteger la información confidencial durante las transacciones corporativas. Poner estos documentos a disposición de terceros implica un riesgo legal y de competitividad, es como dejar su mente a la vista de otros. 

Para proteger mejor su información, y al mismo tiempo su empresa, debería haber elegido cuidadosamente su proveedor de Dataroom, con una infraestructura adecuada, personal adecuado, buena política de documentos y con generación de copias de seguridad y recuperación. No obstante, toda esto puede ser totalmente inútil si no tiene una contraseña segura. Por desgracia, la práctica de usar una contraseña segura no es tan simple como la de no usar como contraseña la palabra "password" o la fecha de su cumpleaños para iniciar la sesión. Afortunadamente, hemos creado una guía con las políticas correctas de uso para poder asegurar que su información, ya sea legal, fiscal, financiera o sobre tecnología, esté protegida. 

En numerosos post anteriores, hemos explicado como los Data Room Virtuales están convirtiéndose en estándar en la mayoría de las transacciones y los múltiples beneficios que ofrecen frente a los Data Room físicos. Para los usuarios avanzados, estos beneficios van más allá de la seguridad, la organización y la velocidad en organizar una transacción. Muchos de nuestros clientes nos dicen que ellos usan datarooms para mejorar los resultados de la operación, optimizar la gestión de tiempos, conocer el interés de los licitadores, pudiendo ayudar a aumentar el valor de la transacción. Aquí les explicamos tres de las maneras para poder conseguirlo: 

1) Aumento del universo de posibles inversores/compradores

Un Data Room Virtual permitirá ampliar facilmente el universo de posibles inversores/compradores, lo cual significa poder aumentar la presión negociadora y un posible mejor resultado de la transacción.

• Pueden participar involucrados múltiples licitadores e inversores sin las limitaciones de un Data Room físico. De hecho, pueden configurarse los controles de seguridad de forma que nunca se sepa quién más está en el Data Room virtual al mismo tiempo.
• El acceso a los datos sobrepasa las fronteras de los países, eliminando los gastos e inconvenientes de viajar y la necesidad de copiar y distribuir documentación confidencial.
• Añadir participantes es inmediato, simple y sin coste adicional.  

De todo esto se desprende que su transacción no tendrá limitaciones debido a problemas complejos de acceso y podrá abrirse a todos los clientes potenciales que sean necesario. 

La utilización de los data room virtuales en las transacciones ha tenido un impacto muy importante en el nivel de interacción de los procesos de M&A consiguiendo reducir la comunicación puramente administrativa y permitiendo que las partes dediquen más tiempo a negociar y discutir áreas de negocio.

El mundo gira alrededor de la comunicación, y en el entorno de M&A (fusiones y adquisiciones) y otros acuerdos sobre negocios de alto nivel, la comunicación puede significar el éxito o el fracaso de la iniciativa. No hay tiempo para discusiones largas y cualquier error en la comunicación puede significar una experiencia costosa, o que no se cumpla con los protocolos necesarios. 

El uso de los Virtual Data Room crece año a año. Aunque América del Norte se mantiene el primero en el ranking en el uso de este servicio tecnologico, Europa y Asia están tomando terreno rápidamente. Este crecimiento está impulsado principalmente por una serie de factores, que están encajando de manera óptima en el desarrollo del Due Dilligence. La tecnología de los data room facilita eliminar las barreras geográficas y acelera los procesos, reduciendo los plazos y los problemas de acceso a documentos durante operaciones de alto nivel, dando tranquilidad a las partes implicadas. 

Estos son algunos ejemplos de situaciones en las cuales el uso de un data room virtual cambia por completo la dinámica de los procesos de negocio:

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