EthosData Dataroom Blog

Diferencias entre un Data Room Virtual y otras soluciones en la nube

05-feb-2017 9:00:00 / by Maria Rubio posted in dataroom virtual

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¿Qué es un Data Room?

26-ene-2017 9:00:00 / by Francisco Lorca posted in Data Room, due diligence

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Todas las empresas han de compartir información cuando se encuentran en etapas de crecimiento. Por ejemplo, durante un proceso de Due Diligence o cuando una empresa va a salir a la venta. Son momentos en los que hay que compartir una gran cantidad de documentación. Información confidencial que ha de mantenerse cifrada y segura, para evitar riesgos comerciales que puedan poner en peligro las operaciones que se realizan. Y en ese momento, un data room es fundamental. Y es que hoy en día hay múltiples formas de compartir archivos vía online (email, Google Drive, Dropbox, Wetransfer, etc.).
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5 preguntas para su proveedor de dataroom virtual

18-ene-2017 9:00:00 / by David Diez posted in Data Room, virtual data room, VDR

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Encontrar un proveedor de dataroom virtual de calidad no debería ser un problema, ahora que los data rooms han ganado en aceptación mundial. Ahora se utilizan en la mayoría de las transacciones de M&A medianas y grandes, lo cual significa que los proveedores son bastante baratos de conseguir. Puede que sean fáciles de encontrar, pero ¿cómo decidir si su proveedor es una buena opción para su empresa? ¿Cómo asegurarse de que su información está en buenas manos?  Hay cinco preguntas básicas que usted puede hacer para asegurarse de que la elección de su proveedor de data room sea un éxito y no una preocupación.

1. ¿Quiénes son?

La reputación, solidez financiera, experiencia y credibilidad del proveedor de dataroom virtual son factores clave. ¿Quiénes son los accionistas de su proveedor? ¿Forman parte de un grupo establecido? Los proveedores de dataroom virtuales que ya tienen un fuerte y estable respaldo corporativo ofrecen mayores niveles de seguridad que los proveedores que están empezando. ¿Cuál es la experiencia de su equipo de gestión, trayectoria y permanencia en la empresa? Por encima de todo, se debe uno asegurar que la empresa que le presta los servicios es solida u con la experiencia suficiente como para conocer cómo funcionan este tipo de transacciones. En caso de duda, pida alguna referencia o pregunte en el mercado.  

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3 ejemplos donde un Data Room simplifica el Due Diligence

10-ene-2017 9:00:00 / by Francisco Lorca posted in Data Room, due diligence, virtual data room, VDR

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Si quieres saber cómo simplificar un proceso de Due Diligence seguramente sea porque en breve tendrás que afrontar uno. Y, como sabes, las fusiones y adquisiciones de empresas (M&A en inglés) son procesos que conllevan una gran cantidad de costes, esfuerzos y horas. Una de sus mayores complejidades radica en la información confidencial que se ha de compartir entre diferentes partes. Enormes cantidades de documentos que han de ser evaluados para poder llegar a conclusiones con un importante impacto económico.

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Data Room Tradicional vs. Data Room Virtual ¿Qué diferencias hay?

10-ene-2017 9:00:00 / by Francisco Lorca posted in Data Room, virtual data room, VDR, dataroom

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Muchas empresas necesitan un data room y una plataforma para compartir archivos de forma segura. Mientras algunos eligen seguir haciendo las cosas como hasta ahora, en data rooms físicos, otros muchos están descubriendo que para las operaciones de M&A, los data room virtuales ofrecen muchas más ventajas, por lo que sería absurdo no adoptar esta tecnología. 

1) Eficiencia 

Los data rooms virtuales ahorran tiempo, aumentan el valor del negocio y reducen costes en comparación con los data rooms tradionales. Una de las ventajas de los data rooms virtuales es que ofrece la oportunidad de llegar al  mayor número de interesados en menos tiempo.  Para acceder a un data room tradicional, es necesario fijar una cita. Sin embargo, en un data room virtual, este acceso puede ser simultáneo y sin necesidad de prefijar el momento, reducciendose así el tiempo de las negociaciones de forma significativa. 

Muchos de los interesados no tienen tiempo para viajar e ir al lugar donde se encuentra el data room. En cambio, un data room virtual puede convertir a las partes interesadas en compradores, ya que tendrán acceso al data room las 24 horas del día ,7 días a la semana desde cualquier parte del mundo. 

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EthosData “Mejor Proveedor de Data Room para EEUU, Europa y Asia”

09-ene-2017 8:00:00 / by Maria Rubio posted in M&A, ethosdata, Corporate Finance, Data Room

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Hace unas semanas EthosData fue nombrado “Mejor Data Room 2016 para España, EEUU, Reino Unido, India y China” por la publicación independiente Acquisition International.

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6 etapas de una transacción de M&A optimizadas por un dataroom

02-ene-2017 9:00:00 / by David Diez posted in M&A, Corporate Finance, due diligence, dataroom

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Los dataroom virtuales (VDR o Virtual Data Rooms) actualmente son muy comunes en la mayoría las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A). En los últimos cinco años, la adopción del data room virtual en todo tipo de transacciones ha sorprendido incluso a los expertos de la industria más optimistas y hoy en día ya hay muy pocos datarooms en papel. Esta adopción ha sido global, incluso en los mercados más tradicionales basados ​​en papel tales como China, India y América Latina.

Una de las razones por la que la adopción de los data room virtuales ha sido tan rápida es por el impacto positivo que tienen en los procesos de M&A. Seis etapas del proceso de fusiones y adquisiciones que se han optimizado con un dataroom virtual son:

1. Preparación de oferta

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Encriptación de datos desde la perspectiva de un Data Room

27-dic-2016 9:00:00 / by David Diez posted in Data Room, virtual data room, VDR, Data Security, security

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Data room virtual para Auditoría Financiera Contable

16-dic-2016 9:00:00 / by David Diez posted in virtual data room, VDR, dataroom

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Utiliza  un daata room virtual facilita el proceso de las auditoría en muchos aspectos. En este post vamos a explicar cómo los data room viruales han reducido el tiempo y los costes inherentes mediante la creación y gestión de la documentación necesaria a través de: 

  • Capacidad para intercambiar documentación.
  • Mejorar del proceso de comunicación.
  • Simplificar el seguimiento.
  • Aumentar la seguridad
  • Cumplimiento del proceso. 

Las auditorías financieras son necesarias en la mayoría de las compañías. En muchas jurisdicciones es la época del año en la que llegan los auditores revolviendo todas las operaciones, ya que examinan con lupa todos los registros financieros, legales y corporativos.  También es una de las actividades en las que se pierde más tiempo; si tiene experiencia en ellas, sabrá la cantidad de trabajo extra que los auditores generan para sus empleados. 

Al trabajar basándose en una checklist, generan muchas peticiones desde documentación  para las políticas y procedimientos gubernamentales hasta copias de las facturas que no están claras, esperando que les proporcione todo lo que necesitan. En esto es donde los data rooms han aportado eficiencia a todo el proceso de una auditoría. 

 

1) Intercambio de documentación 

Los data rooms proporcionan una forma simple y segura para organizar e intercambiar información. Este intercambio seguro de documentos significa una gran mejora con respecto a los típicos métodos de enviarlos por email o pasarlos copiados en un USB. No sólo hay un registro de todas las actividades de los usuarios, si no también si comparas hacer copias de documentos sin fin con tan sólo con iniciar la sesión; ya gana con creces debido a estas ventajas. A menudo sólo un equipo sénior de auditores trabaja en sus oficinas, y los documentos tienen que ser enviados por mensajero, por correo o por email. Todos estos inconvenientes desaparecen con el uso de un data room virtual. 

 

2) Mejora del proceso de comunicación 

Mientras la auditoría avanza, es bastante común que los auditores tengan preguntas sobre contratos, acuerdos y otros documentos. Esto genera continuas llamadas y emails para resolver estos problemas. Los data rooms virtuales ofrecen la herramienta de Q&A (preguntas y respuestas), con la cual permite a los usuarios publicar preguntas online sobre documentos específicos. El sistema reenvía las preguntas a los supervisores, quienes publican la respuesta en el data room. No sólo evita que los auditores rastreen los emails para encontrar información, sino también permite que las preguntas y sus respuestas se agreguen al documento para futuras revisiones – evitando que la misma pregunta aparezca de nuevo en auditorías posteriores. 

 

3) Simplificación del seguimiento 

Hacer el seguimiento de una auditoría financiera puede ser un arduo trabajo al que se tiene que dedicar mucho tiempo. En el pasado era normal tener solicitudes duplicadas para la misma información, documentación repetida y pérdida de documentos. Los data room virtuales son una sencilla herramienta para evitar estos problemas porque proporcionan un simple sistema  para organizar el todo el material. Además, ofrecen la opción de enviar una alerta cuando: 

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Pasos previos a la creación de un Data Room Virtual

07-dic-2016 9:00:00 / by Jose Miguel Sarrate posted in Data Room Virtual global

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Una de las claves del éxito en la organización de un data room virtual es la organización de la documentación. La información debe estar bien estructurada, ser fácil de seguir y es conveniente crear un índice por adelantado, para así mejorar la eficacia de la transacción y su gestión. Desde EthosData, como proveedores de Data Room Virtuales os aconsejamos lo siguiente:

1. Comprender la naturaleza y los tiempos del Due Diligence

¿La compañía es privada o cotizada? ¿Está ubicada en otro país? ¿Cómo de complejo es el activo que se vende? En todos los casos se debe comprender los requisitos de la otra parte para iniciar el proceso y la información que se puede revisar en el proceso preliminar. En la mayoría de las ocasiones se añade más información de la prevista durante la vida del proyecto y eso puede implicar un mayor coste del Data Room y alargar el proceso, donde generalmente los tiempo son muy ajustados. Siempre se aconseja crear un check list del proceso además de intentar conocer los requisitos de la otra parte y poder prever imprevistos.

2. Internalizar el uso de un Data Room Virtual

Los Data Rooms Virtuales son una manera rápida y eficaz de almacenar información relevante a la empresa. El uso de un Data Room Virtual por parte de todos los departamentos y/o filiales de una empresa es una sencilla opción de compartir y organizar la información manteniendo altos estándares sobre la seguridad y protección de dicha información.

Una vez comience el proceso de Due Diligence será mucho más sencillo localizar la información, y subirla a un nuevo Data Room o customizar los accesos para terceros.

3. Crear y mantener listas de control

El uso de listas de control asegura que la información material no se pierda debido a un error humano. Cuando hay elevados volúmenes de archivos con los que tratar, es muy fácil pasar por alto algunos de ellos. Más tarde, ese error, que puede ser percibido como insignificante, puede convertirse en un posible litigio. Es mejor no correr riesgos usando listas de control.

4. Usar al equipo del proveedor de Data Room Virtual

Un Proveedor de Data Room Virtual experimentado no sólo ahorra tiempo, sino que también es un equipo de apoyo y guía a lo largo del proceso. El equipo de Coordinadores de Proyecto no solo está para resolver posibles problemas, sino para apoyar a su cliente y convertirse en una parte del equipo, así será mucho más sencillo controlar los accesos y sacar el máximo partido al Data Room.

 

Siguiendo los pasos anteriores a la hora de preparar un Data Room Virtual para un proceso de Due Diligence, todo lo que sigue no supondrá ningún esfuerzo. Un Data Room Virtual bien planificado requiere poco tiempo para gestionarlo. Contar siempre con el equipo del Data Room Virtual durante la vida útil del data room, especialmente en las primeras etapas. Si el Proveedor de Data Room Virtual que se está considerando no tiene un equipo dedicado para ayudarte durante de la operación, ¡entonces considera a uno que sí lo tenga!

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