EthosData Dataroom Blog

EthosData “Mejor Proveedor de Data Room para EEUU, Europa y Asia”

09-ene-2017 8:00:00 / by Maria Rubio posted in M&A, ethosdata, Corporate Finance, Data Room

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Hace unas semanas EthosData fue nombrado “Mejor Data Room 2016 para España, EEUU, Reino Unido, India y China” por la publicación independiente Acquisition International.

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6 etapas de una transacción de M&A optimizadas por un dataroom

02-ene-2017 9:00:00 / by David Diez posted in M&A, Corporate Finance, due diligence, dataroom

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Los dataroom virtuales (VDR o Virtual Data Rooms) actualmente son muy comunes en la mayoría las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A). En los últimos cinco años, la adopción del data room virtual en todo tipo de transacciones ha sorprendido incluso a los expertos de la industria más optimistas y hoy en día ya hay muy pocos datarooms en papel. Esta adopción ha sido global, incluso en los mercados más tradicionales basados ​​en papel tales como China, India y América Latina.

Una de las razones por la que la adopción de los data room virtuales ha sido tan rápida es por el impacto positivo que tienen en los procesos de M&A. Seis etapas del proceso de fusiones y adquisiciones que se han optimizado con un dataroom virtual son:

1. Preparación de oferta

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Encriptación de datos desde la perspectiva de un Data Room

27-dic-2016 9:00:00 / by David Diez posted in Data Room, virtual data room, VDR, Data Security, security

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Data room virtual para Auditoría Financiera Contable

16-dic-2016 9:00:00 / by David Diez posted in virtual data room, VDR, dataroom

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Utiliza  un daata room virtual facilita el proceso de las auditoría en muchos aspectos. En este post vamos a explicar cómo los data room viruales han reducido el tiempo y los costes inherentes mediante la creación y gestión de la documentación necesaria a través de: 

  • Capacidad para intercambiar documentación.
  • Mejorar del proceso de comunicación.
  • Simplificar el seguimiento.
  • Aumentar la seguridad
  • Cumplimiento del proceso. 

Las auditorías financieras son necesarias en la mayoría de las compañías. En muchas jurisdicciones es la época del año en la que llegan los auditores revolviendo todas las operaciones, ya que examinan con lupa todos los registros financieros, legales y corporativos.  También es una de las actividades en las que se pierde más tiempo; si tiene experiencia en ellas, sabrá la cantidad de trabajo extra que los auditores generan para sus empleados. 

Al trabajar basándose en una checklist, generan muchas peticiones desde documentación  para las políticas y procedimientos gubernamentales hasta copias de las facturas que no están claras, esperando que les proporcione todo lo que necesitan. En esto es donde los data rooms han aportado eficiencia a todo el proceso de una auditoría. 

 

1) Intercambio de documentación 

Los data rooms proporcionan una forma simple y segura para organizar e intercambiar información. Este intercambio seguro de documentos significa una gran mejora con respecto a los típicos métodos de enviarlos por email o pasarlos copiados en un USB. No sólo hay un registro de todas las actividades de los usuarios, si no también si comparas hacer copias de documentos sin fin con tan sólo con iniciar la sesión; ya gana con creces debido a estas ventajas. A menudo sólo un equipo sénior de auditores trabaja en sus oficinas, y los documentos tienen que ser enviados por mensajero, por correo o por email. Todos estos inconvenientes desaparecen con el uso de un data room virtual. 

 

2) Mejora del proceso de comunicación 

Mientras la auditoría avanza, es bastante común que los auditores tengan preguntas sobre contratos, acuerdos y otros documentos. Esto genera continuas llamadas y emails para resolver estos problemas. Los data rooms virtuales ofrecen la herramienta de Q&A (preguntas y respuestas), con la cual permite a los usuarios publicar preguntas online sobre documentos específicos. El sistema reenvía las preguntas a los supervisores, quienes publican la respuesta en el data room. No sólo evita que los auditores rastreen los emails para encontrar información, sino también permite que las preguntas y sus respuestas se agreguen al documento para futuras revisiones – evitando que la misma pregunta aparezca de nuevo en auditorías posteriores. 

 

3) Simplificación del seguimiento 

Hacer el seguimiento de una auditoría financiera puede ser un arduo trabajo al que se tiene que dedicar mucho tiempo. En el pasado era normal tener solicitudes duplicadas para la misma información, documentación repetida y pérdida de documentos. Los data room virtuales son una sencilla herramienta para evitar estos problemas porque proporcionan un simple sistema  para organizar el todo el material. Además, ofrecen la opción de enviar una alerta cuando: 

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Pasos previos a la creación de un Data Room Virtual

07-dic-2016 9:00:00 / by Jose Miguel Sarrate posted in Data Room Virtual global

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Una de las claves del éxito en la organización de un data room virtual es la organización de la documentación. La información debe estar bien estructurada, ser fácil de seguir y es conveniente crear un índice por adelantado, para así mejorar la eficacia de la transacción y su gestión. Desde EthosData, como proveedores de Data Room Virtuales os aconsejamos lo siguiente:

1. Comprender la naturaleza y los tiempos del Due Diligence

¿La compañía es privada o cotizada? ¿Está ubicada en otro país? ¿Cómo de complejo es el activo que se vende? En todos los casos se debe comprender los requisitos de la otra parte para iniciar el proceso y la información que se puede revisar en el proceso preliminar. En la mayoría de las ocasiones se añade más información de la prevista durante la vida del proyecto y eso puede implicar un mayor coste del Data Room y alargar el proceso, donde generalmente los tiempo son muy ajustados. Siempre se aconseja crear un check list del proceso además de intentar conocer los requisitos de la otra parte y poder prever imprevistos.

2. Internalizar el uso de un Data Room Virtual

Los Data Rooms Virtuales son una manera rápida y eficaz de almacenar información relevante a la empresa. El uso de un Data Room Virtual por parte de todos los departamentos y/o filiales de una empresa es una sencilla opción de compartir y organizar la información manteniendo altos estándares sobre la seguridad y protección de dicha información.

Una vez comience el proceso de Due Diligence será mucho más sencillo localizar la información, y subirla a un nuevo Data Room o customizar los accesos para terceros.

3. Crear y mantener listas de control

El uso de listas de control asegura que la información material no se pierda debido a un error humano. Cuando hay elevados volúmenes de archivos con los que tratar, es muy fácil pasar por alto algunos de ellos. Más tarde, ese error, que puede ser percibido como insignificante, puede convertirse en un posible litigio. Es mejor no correr riesgos usando listas de control.

4. Usar al equipo del proveedor de Data Room Virtual

Un Proveedor de Data Room Virtual experimentado no sólo ahorra tiempo, sino que también es un equipo de apoyo y guía a lo largo del proceso. El equipo de Coordinadores de Proyecto no solo está para resolver posibles problemas, sino para apoyar a su cliente y convertirse en una parte del equipo, así será mucho más sencillo controlar los accesos y sacar el máximo partido al Data Room.

 

Siguiendo los pasos anteriores a la hora de preparar un Data Room Virtual para un proceso de Due Diligence, todo lo que sigue no supondrá ningún esfuerzo. Un Data Room Virtual bien planificado requiere poco tiempo para gestionarlo. Contar siempre con el equipo del Data Room Virtual durante la vida útil del data room, especialmente en las primeras etapas. Si el Proveedor de Data Room Virtual que se está considerando no tiene un equipo dedicado para ayudarte durante de la operación, ¡entonces considera a uno que sí lo tenga!

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5 factores a tener en cuenta al comparar proveedores de dataroom

25-nov-2016 9:00:00 / by David Diez posted in Data Room, virtual data room, VDR, dataroom

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Comparar los servicios ofrecidos por los proveedores de dataroom virtuales no es tan simple como parece. Cada empresa ofrece diferentes opciones, lo que hace que sea difícil comparar manzanas con manzanas. Hay cinco factores a usar para identificar los "elementos esenciales" de la oferta de cada empresa, para asegurarse de que el proveedor que usted elija pueda proporcionar los servicios necesarios para su transacción:

1. Seguridad

En la época de los hackers y la piratería, la seguridad de la información confidencial es una prioridad. El nivel de seguridad en los datos que usted necesita de los proveedores de datarooms depende de su industria; debido a que el riesgo varía de una industria a otra. Pero la seguridad es mucho más que solamente mantener los datos a salvo de la piratería; sino también la seguridad de la infraestructura, la seguridad de los servidores y firewalls, detección de virus y de intrusos. La seguridad de las aplicaciones es tan importante como la seguridad del acceso de los empleados implementada mediante el aumento físico de salvaguardias y la protección de componentes técnicos, como el código, las plataformas utilizadas y sus procesos.

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¿Almacenamiento en la nube? Migración de datos y dataroom virtuales

15-nov-2016 9:00:00 / by Francisco Lorca posted in Data Room, virtual data room, Cloud Computing

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¿Cuánto cuesta un data room virtual? 5 Factores a tener en cuenta

01-nov-2016 9:00:00 / by Maria Rubio posted in Spain Dataroom, Data Room Virtual global

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Un punto clave a la hora de contratar los servicios de un Data Room Virtual es su coste. En este post explicaremos los factores que se deberían considerar a la hora de elegir un proveedor de Data Room Virtual: 

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EthosData “Mejor Proveedor de Data Room Virtual en Europa” en los premios Business WorldWide M&A Awards

04-abr-2016 9:00:00 / by Maria Rubio posted in Data Room Virtual global

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EthosData galardonado como “Mejor Proveedor de Data Room para Europa y Asia”

07-jul-2015 8:00:00 / by Maria Rubio posted in dataroom virtual

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Hace unas semanas EthosData fue nombrado “Mejor Data Room 2015 de Europa” por la publicación Business WorldWide Magazine. Ahora se hace publica la lista de ganadores de los M&A Awards 2015 celebrados por Corporate LiveWire y votados por profesionales de los diferentes sectores de la industria financiera. 

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