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¿Qué buscar en un proveedor de dataroom virtual?

16-mar-2018 11:11:57 / by Jose Miguel Sarrate

Las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A) suelen ser operaciones muy complejas. Cientos de documentos a revisar, múltiples partes interesadas. Y escenarios de tiempo en los que la rapidez es fundamental para cerrar una operación de forma exitosa.

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Ahí es donde entra en juego todo el valor añadido de contar con un data room virtual. La pregunta es: ¿cuál elegir? Si quieres saber cómo acertar a la hora de elegir un proveedor de data room es importante tener en cuenta todos los factores. Y es que, aunque parezcan iguales, cada proveedor de data room es diferente. Algo que puedes comprobar chequeando 3 elementos clave que deberías tener en cuenta a la hora de contratar un proveedor de data room.

Valor

Antes de decantarse por un data room u otro, hay que evaluar en detalle el valor que te aporta cada proveedor:

  • ¿Te da flexibilidad para poder elegir una propuesta justo a medida de tus necesidades y con posibilidad de hacerlo escalable?
    Este factor tiene una gran implicación en el coste final de los servicios de dataroom ya que el espacio en disco depende del tamaño y formato de los documentos así como de si hay elementos visuales. Y esas variables pueden hacer que el precio final se encarezca desproporcionadamente.
  • ¿Qué incluyen los servicios?
    Un precio más bajo puede simplemente indicar que el resto de las opciones y funcionalidades se van a incluir aparte elevando el precio final considerablemente. Confirma si opciones como un foro de Preguntas y Respuestas (Q&A), o el servicio de atención personalizada 24/7 están disponibles y pide también información sobre los propios servidores y su infraestructura. ¿Son de última generación o tienen ya unos años y no te van a proporcionar un acceso tan rápido como sería deseable?
  • ¿Quién gestiona el data room?
    Tener un apoyo a la hora de gestionar el data room y organizar a los participantes puede marcar la diferencia. Porque si te ofrecen una persona especialmente dedicada en tu proyecto que suba los archivos, dé de alta a los usuarios y establezca los diferentes permisos, tu proyecto puede estar en marcha en apenas unos minutos.

Es importante entender bien qué ofrece el proveedor de data room y en detalle, para poder comparar en igualdad, no llevarse sorpresas de última hora y poder confiar en los servicios prestados.

Seguridad

La seguridad es clave en cualquier operación de M&A o proceso de due diligence. Por eso es fundamental saber perfectamente con quien se trabaja:

  • Acceso externo: ¿Cómo se protegen y comparten los documentos? ¿Cómo de seguro es el proceso de registro y validación de acceso sobre los usuarios externos? ¿Qué procesos sigue la compañía a la hora de proteger los servidores e infraestructura de posibles ataques externos?
  • Control de documentos: ¿Puedes controlar quién tiene acceso a cada documento en el dataroom? ¿Qué opciones ofrece a la hora de proteger los documentos? ¿Permite gestionar diferentes niveles de permisos y accesos de forma rápida y segura?
  • Control de Datos: ¿Pueden los usuarios compartir, modificar o reenviar la información? ¿Tengo control sobre los documentos una vez compartidos con terceros?

Servicio

El nivel de servicio que ofrece un proveedor de dataroom virtual es clave a la hora optimizar los recursos y gestionar el proyecto de manera más eficiente. Hay un número de elementos que deberías buscar, incluyendo:

  • Equipo dedicado de apoyo y ayuda: un dataroom profesional no solo ofrece una plataforma sólida y segura, sino que pone a disposición un equipo dedicado de gestores de dataroom 24/7 para ayudar a gestionar el dataroom. Es clave para que nuestros clientes no pierdan tiempo y puedan centrarse en la propia transacción.
  • Reputación: a la hora de hablar de seguridad hay que evitar cualquier riesgo y trabajar con proveedores de confianza. No hay mejor manera de conocer a una compañía que conociendo lo que sus clientes dicen de la misma y saber con quién han trabajado.
  • Fiabilidad: es importante conocer cómo se protege la información, la confidencialidad de usuarios y los sistemas de protección. Siempre toma como referencia los estándares internacionales, pide una demostración de cómo funciona la plataforma y si es necesario pide a tu equipo de tecnología que revise la información facilitada.

A la hora de contratar un servicio de dataroom virtual asegúrate de conocer lo que estás contratando cuando compares presupuestos. Un dataroom virtual debería ayudar a simplificar los procesos de M&A.

 

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Topics: M&A, due diligence, dataroom virtual, data room en español