EthosData Dataroom Blog

¿Qué buscar en un proveedor de dataroom virtual?

16-mar-2018 11:11:57 / by Jose Miguel Sarrate

Las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A) suelen ser muy complejas.  El uso de un dataroom puede ayudar a simplificar este proceso.  Sin embargo, es clave encontrar un proveedor que se ajuste a la naturaleza de cada transacción.

dataroom comparison.png

En este artículo hablaremos de 3 áreas clave que deberían ser consideradas durante el proceso para contratar una plataforma de dataroom:

Valor

Como en muchos procesos de adquisición, el valor puede ser directamente asociado con el coste, pero no solo hay que tener en cuenta el ultimo a la hora de elegir un dataroom:

  • ¿Hay flexibilidad entre poder elegir una propuesta en páginas o tamaño de los ficheros? Este factor tiene una gran implicación en el coste final de los servicios de dataroom y depende del tamaño y formato de los documentos o si hay elementos visuales. El precio podría variar considerablemente.
  • ¿Qué incluyen los servicios? Un precio más bajo puede simplemente indicar que el resto de las opciones y funcionalidades se van a incluir aparte elevando el precio final considerablemente. Confirma si opciones como un foro de Preguntas y Respuestas (Q&A), y servicio dedicado 24/7 están disponibles y también información sobre los propios servidores y su infraestructura.
  • ¿Quién gestiona el dataroom? Tener un apoyo a la hora de gestionar el dataroom y organizar a los participantes puede tener un gran impacto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, un buen servicio puede ayudar a ahorrar entre 5 y 10 horas a la semana.

Es importante entender bien que ofrece el proveedor de data room para poder comparar en igualdad, no llevarse sorpresas de última hora y poder confiar en los servicios prestados.

Seguridad

La seguridad es clave en cualquier operación de M&A o proceso de due diligence. Es importante entender y conocer con quien se trabaja:

  • Acceso externo: ¿Cómo se protegen y comparten los documentos? ¿Cómo de seguro es el proceso de registro y validación de acceso sobre los usuarios externos? ¿Qué procesos sigue la compañía a la hora de proteger los servidores e infraestructura de posibles ataques externos?
  • Control de documentos: ¿Puedes controlar quien tiene acceso a cada documento en el dataroom? ¿Qué opciones ofrece a la hora de proteger los documentos? ¿Permite gestionar diferentes niveles de permisos y accesos de forma rápida y segura?
  • Control de Datos: ¿Pueden los usuarios compartir, modificar o reenviar la información? ¿Tengo control sobre los documentos una vez compartidos con terceros?

Servicio

El nivel de servicio que ofrece un proveedor de dataroom virtual es clave a la hora optimizar los recursos y gestionar el proyecto de manera más eficiente. Hay un número de elementos que deberías buscar, incluyendo:

  • Equipo dedicado de apoyo y ayuda: un dataroom profesional no solo ofrece una plataforma sólida y segura, sino que pone a disposición un equipo dedicado de gestores de dataroom 24/7 para ayudar a gestionar el dataroom. Es clave para que nuestros clientes no pierdan tiempo y puedan centrarse en la propia transacción.
  • Reputación: a la hora de hablar de seguridad hay que evitar cualquier riesgo y trabajar con proveedores de confianza. No hay mejor manera de conocer a una compañía que conociendo lo que sus clientes dicen de la misma y saber con quién han trabajado. 
  • Fiabilidad: es importante conocer cómo se protege la información, la confidencialidad de usuarios y los sistemas de protección. Siempre toma como referencia los estándares internacionales, pide una demostración de cómo funciona la plataforma y si es necesario pide a tu equipo de tecnología que revise la información facilitada.

A la hora de contratar un servicio de dataroom virtual asegúrate de conocer lo que estas contratando cuando compares presupuestos. Un dataroom virtual debería ayudar a simplificar los procesos de M&A.

 

Información sobre EthosData Dataroom

 

 

Topics: virtual data room