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Utilización de data room virtuales y su impacto en la comunicación

14-dic-2012 10:04:00 / by David Diez

data room virtuales para mejorar la comunicacionLa utilización de los data room virtuales en las transacciones ha tenido un impacto muy importante en el nivel de interacción de los procesos de M&A consiguiendo reducir la comunicación puramente administrativa y permitiendo que las partes dediquen más tiempo a negociar y discutir áreas de negocio.

El mundo gira alrededor de la comunicación, y en el entorno de M&A (fusiones y adquisiciones) y otros acuerdos sobre negocios de alto nivel, la comunicación puede significar el éxito o el fracaso de la iniciativa. No hay tiempo para discusiones largas y cualquier error en la comunicación puede significar una experiencia costosa, o que no se cumpla con los protocolos necesarios. 

La utilización de un data room puede reducir la necesidad de enviar correos, hacer llamadas telefónicas y otras formas de comunicación estándar, y reemplazar todos estos sistemas básicos de comunicación por procedimientos automatizados y simples, como: 

1) Q&A (Preguntas y Respuestas) 

Los data room con más reputación ofrecen una herramienta de preguntas y respuestas con un flujo similar al que se tendría durante un proceso físico, ya que permite la interacción organizada entre las partes. El comprador y el vendedor pueden hacer preguntas sobre un determinado documento, estas son enviadas al los jefes de equipo para su revisión antes de ser publicadas. Así se previene preguntas irrelevantes y se consigue un ahorro de tiempo para ambas partes. 

La flexibilidad de esta herramienta, permite responder a más de una pregunta a la vez, y notificar a los interesados las respuestas por e-mail. Es posible conectar diversos documentos ubicados en el data room para dar una respuesta específica, y exportar toda la lista de preguntas y sus correspondientes respuestas a un archivo de Excel. Esto permite reunir facilmente la información necesaria cuando se preparan informes o documentos de gestión. 

2) Notificaciones 

Un buen proveedor de data room sabe que mantenerse al corriente de la evolución de un proceso es de vital importancia durante la negociación. La comunicación en tiempo real mantiene a todas las partes al día sobre la situación de la transacción: 

  • Una alarma generada por el sistema notifica cada vez que se responde a una pregunta o se carga un nuevo documento en el dataa room virtual. Así se evitan retrasos al responder dudas, y se asegura que todo el mundo tiene acceso directo a la documentación para revisarla.
  • Actualizaciones diárias y semanales mantienen a todos los participantes informados sobre que documentos se han subido a la plataforma y sus cambios. 

Los usuarios pueden configurar sus preferencias de visualización, pudiendo así por ejemplo ver cuales son los últimos documentos que se han subido, hacer un filtro por una determinada fecha, o por documentos no leídos. 

3) Preparación ante el regulador 

La importancia de cumplir con todos los requisitos legales, fiscales y contables en una transacción no puede ser obiada. Es fundamental tener un registro de todas las actuaciones de las partes yen el caso de que exista algún tipo de litigio o disputa sobre representaciones, garantias o disclosure.. 

Estas son sólo algunas de las maneras en las que un data room virtual puede mejorar la comunicación, facilitar los acuerdos legales y ahorrar a las partes tiempo y dinero. El secreto para seleccionar el servicio correcto es tener muy claras las opciones que ofrece el proveedor, los recursos y las capacidades del equipo del proyecto y los servicios incluídos en el contrato de data room virtual.

Topics: virtual data room, VDR, dataroom