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虚拟资料室 - 机密文件共享系统

2014-5-22 13:30:00 / by Di Wu posted in 传统资料室,实体资料室,虚拟资料室, 安全,保密

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我们在前面一篇文章中提到了虚拟资料室这个概念,那么除虚拟数据室外,还有哪些文件共享系统呢?

虚拟资料室对于国内大多数人来说,是一个新奇的词语,那么国内公司都用什么来替代它呢?我们比较常见的有:档案室,电子邮件,光盘或移动硬盘,以及加密的文件传输协议。它们各自的优点又有哪些?下面我们来一一说明。

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实体资料室如何运作

2013-9-12 10:11:00 / by Di Wu posted in 传统资料室,实体资料室,虚拟资料室

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实体资料室正逐步被虚拟资料室所取代,其中一部分的原因是实体文件室在保护文件信息安全等方面做的不够,也很复杂。将所有与项目相关的敏感资料储存在一个固定的办公室,意味着所有相关人员都要去指定地点阅读材料。如果您是一个外地人,那么您的成本会非常高(包括路费,食宿等等)。另外一点就是该办公室的管理,管理员要确保每一个进入办公室的人都是项目相关人员。虚拟资料室在最近几年的时间里很好的替代了实体办公室。

下面咱们来看一看传统资料室到底是怎么运作的。

文件储存

储存文件需要一个固定的办公室,一般情况下是由该公司的律师事务所提供的。显而易见,一般公司只会设定一个固定的资料室。

用户在查阅资料室要遵守以下制度:

  • 所有文件必须打印装订并分类分册,按照一定的编号顺序排放整齐。在没有电子设备备份的情况下,所有文件都要分两份保管,以防意外发生。

  • 在投资方查阅资料前,所有文件编号都必须完成。如果有多个投资方要查找文件,则需提前准备不同的编号。

  • 实体数据室也是一样,任何人不得将相关资料外带。与虚拟资料室不同,纸质文件室靠的完全是律师办公室的管理,即专人陪同查阅。

  •  大多数办公室允许投资方带手提电脑进入,但其他能够复制文件的电子设备则被完全禁止。包括复印机,扫描仪,传真机,以及可以拍照的智能手机。

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