EthosData 虚拟数据室 博客

虚拟资料室 – 安全的文件共享平台

2017-2-7 9:00:00 / by Tony Riha posted in 虚拟数据库(虚拟资料室/虚拟数据室), 安全,保密, 文件共享

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虚拟资料室一直协助收购、公开上市、资产拍卖以及兼并等交易。它在金融领域的广泛运用推动了其在其他领域的发张。公司现在面临的一个越来越严峻的问题是- 我们的文件在办公室内是否安全?就任务严峻的交易而言,如公司资产出售、   兼并与收购,保密性是至关重要的。公司交易秘密和战略性数据如果储存在共享网络上通过邮件传播就过于敏感了。假设如果肯德基的鸡肉秘方是存储在内存驱动器上,或是内部文件共享网络,并且在邮件中转发,那么这个秘方还会是“秘方”吗?这里,我们将看到虚拟资料室是如何代替驱动器、邮件、和内存驱动存储机密信息,同时我们也将解析它给我们带来的风险。

1) 文件资料的可获取性

在过去,交易的参与方会在一个封闭的会议室里呆上几天乃至几周共享机密文件和信息。如果主办公司与大多数潜在买家不在一个城市,交通与住宿费用会非常昂贵。这些都是过去了,现在资料室能为文件共享、设置权限提供一个安全可靠地储藏室。这些资料7天24小时全天候监控,这比文件共享平台和可移动硬盘要方便易行许多。

2) 安全性

在共享网络上储存机密文件或是通过邮件传播都是不安全的,会给您带来一下风险:

  • 商业间谍

  • 黑客

  • 恶意软件和病毒的攻击

  • 意外丢失或删除

  • 截取备份文件或非法访问电子邮件

  • 缺乏控制功能—文件能够打印、转发或复制

有中立的服务商提供的虚拟资料室能够帮助您降低这些风险,战略交易机密泄露的可能性,虚拟数据库能让您完全控制文件,及时用户已将文件下载到他们自己的电脑上。如果一个交易结束,或某用户从一个项目中移除,他桌面上的任何文件都能被远程锁定。

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在线共享文件的几种方式

2017-2-1 9:00:00 / by Tony Riha

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通过网络共享文件已经成为我们的一种生活习惯。我们通过文件共享向他人展示自己的劳动成果、寻求帮助或反馈、与同事合作、有时需要领导签字、扫描等等。无论您发送文件的目的是什么,我相信每个人都想知道在线共享文件最方便快捷的方式有哪些。现在我们来看一看常用的7种方式:

 

1. 电子邮件

 电子邮件仍然是时下最流行的一种沟通方式。许多人清晨睁眼的第一件事就是拿起手机检查邮件。即便您在家里不看邮件,人们到办公室后的首要任务便是登录邮箱查看新邮件。无论您使用谷歌邮箱、微软还是其他网页设计的邮箱,电邮的一个共同性便是添加附件。因此,电子邮件成为了人们共享文件的一大主要方式。当然,通过电邮共享文件也有一定的局限性。发送较大文件时,如10-20MB,对发件人与收件人的网络条件有很高的要求。如果您需要发送20MB以上的内容,那么我们建议您考虑其他方式。

2.谷歌网络硬盘

谷歌网络硬盘曾风靡一时,所有谷歌用户可以免费享有15GB存储空间,用户可以上传所有常见文档,如Word、Ecxel等等。用户甚至可以通过发送文件链接与他人共享文档。对于需要共享大量文件的用户来说,这种方式的确比邮件更加简单方便。既避免了发送大量邮件的困扰,又解决了附件空间的限制。当然,在谷歌网络硬盘中上传文件也有一定的限制。单个文件必须在1,024,000个字符以内。如果您上传的是表格文档,那么该文档最多不能超过100MB。

3. MS Office Live

MS Office Live 是微软开发的一个类似谷歌网络硬盘的应用。如果您的谷歌网盘空间已用完,您可以申请一个微软账号,这样,您又多了15GB的免费共享空间。使用微软应用,每个文件不能超过2GB。

4. QQ网盘

对于中国大陆用户来说,登录谷歌邮件或网盘已十分困难,一个非常有效的体态品便是QQ网盘。QQ网盘的优点是用户群广泛,使用方便。缺点是安全性较差,且不使用与商业用途,专业性较差。

5. EthosData

与上述几项应用不同,EthosData专门为企业用户提供虚拟资料室服务,以便用户放心、安全的与第三方共享敏感信息。客户在共享文件的同时仍对上传的文件握有最终控制权,可随时修改用户的使用权限。共享文件的过程中,管理员可以随时查看用户的使用情况、限制用户的某些权限、防止文件泄露。由于此服务为付费服务,EthosData大部分客户为财务500强企业、世界顶级律师事务所或金融机构。为了确保权限设置正确,EthosData团队为每位客户指派专业项目协调员,帮助客户管理所有文件及相关权限。

6. 其他资料室

提供虚拟资料室的公司有很多,但并非所有公司都能提供同样的服务。专业的虚拟资料室往往被用于大额金融项目中,因此,专业的资料室公司更加注重系统的安全性、严格筛查员工背景、定期检查更新系统。而非专业的资料室公司往往会忽略一些细节。

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选择虚拟数据库(虚拟资料室/虚拟数据室)供应商时5个常见误区

2017-1-17 9:00:00 / by Tony Riha posted in 虚拟数据库(虚拟资料室/虚拟数据室)供应商

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兼并收购系列2:尽职调查的前期准备与资料室

2017-1-3 9:00:00 / by Tony Riha posted in 兼并收购,资料室,保密, 虚拟数据库(虚拟资料室/虚拟数据室)

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一旦您确定了资料室的供应商,交易就进入尽职调查的前期准备阶段。这包括设置好所需的所有设施,以便进行尽职调查、准备文件、以及双方所需的协议。我们需要决定这些是卖方角度还是买方角度。

竞争性销售过程

典型的竞争性销售过程比一次性交易需要做更多的准备。这是因为竞争性的销售过程涉及到更多的买家而不是只有单一的买家。潜在的买家越多,就越需要高度的保密性和安全性。

交易的市场营销

在投资银行家和法律顾问的帮助下,卖方会准备一个信息交换的媒介和备忘录,并提前发送给买方确认。在过去,这是通过创建新的PDF文件。这个方法是有风险的,比如有可能会丢失文件或将文件传递到错误的收件人手上。采用虚拟资料室,卖方能够安全的将文件发送到多个收件者手中,并能够获悉哪些用户查看过该文件。

准备协议

在发布任何文件之前,各方需要签署协议。虚拟资料室提供各种网络设施的管理条约,这些和用户协议将设置在一起。同时,客户需要供应商签署保密协议以保护数据安全。

设置资料室

到了设置虚拟资料室的阶段,卖方和服务提供者会一起决定合适的排版和结构。需要组织信息并有逻辑的编辑成目录,以便买方方便的搜寻资料,鉴定各层级的保密级别。

交易准备

这阶段的尽职调查的过程涉及从买方获取所需的文件并重新分配。在某些情况下,我们需要扫描纸质文件,在其他情况下,我们只用搜集电子版。

计划尽职调查

计划尽职调查的过程涉及到确认发送给买方的文件以及他们的发布顺序。买方成员的用户权限由员工的不同级别来确定,以此来管理个用户的权限级别。用户权限将根据卖方不同的标准来确定。

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EthosData(德信)祝大家新春快乐!

2015-2-18 5:30:00 / by Tony Riha

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虚拟资料室主要用于敏感资料交换

2015-2-13 9:00:00 / by Di Wu

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虚拟数据库主要被用于公司间共享机密资料。换句话说,虚拟资料室代表了安全的文件交换系统。过去我们曾多次强调其对文件共享的重要性。以下几点同样证实了虚拟资料室(或虚拟数据库)在公司间共享机密文件的重要意义。

1. 确保文件24小时安全。当文件存放于服务器中,当文件被发送给公司内部或外部的其他用户,甚至当共享文件已经被用户下载至本地桌面,资料室供应商使用的128位或256位文件加密能够确保所有文档一直处于安全状态下。

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加强文件共享的安全性

2014-10-3 5:28:00 / by Di Wu

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文件共享的方式多种多样,但并非每种方式都能保证上传内容的安全性。2013年11月,一次数据泄露为某公司造成了1.48亿的损失。近期,1000余家零售商公布其内部信息被泄露。

在竞争激烈的今天,自众多信息中快速准确的找到关键数据决定了项目的成败以及价值。而信息泄露无论给个人还是公司都将造成极大影响。

事实证明,安全的文件共享系统十分重要。近几年,虚拟资料室的应用逐渐被人们接受。用户的正面反馈、系统自身的简洁安全等特质,使得大家对此系统的接受度越来越高。

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虚拟资料室的准备工作

2014-10-1 2:22:00 / by Di Wu

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为了节约时间、简化操作流程,我们建议客户在创建资料室之前做好相应的准备工作。14年的专业经验告诉我们,充足的准备工作能够减少后期花在资料室整理中的时间。

1. 了解尽职调查的本质

是一对一的项目还是招标项目?竞标方来自哪里?待售资产的复杂程度?您首先要理清在尽职调查中对方需要的资料信息以及您愿意公开的相关信息。没有提前做准备的结果就是在项目进行中不停增加各种文件。当竞标方或投资方要求查阅其他文档时,您需要先查找、整理相关信息,扫描之后上传。充足的准备可以帮助人们避免这类工作。

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投行从业者在虚拟资料室使用中的重要性

2014-9-15 3:02:43 / by Di Wu

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投资银行家在大多数虚拟资料室中占据主导地位,他们连接项目双方,是并购项目的主要发起人。投行从业者往往能够帮助客户创造最大价值,尤其那些在某一领域拥有多年经验的人。我们14年来的经验表明,投行在虚拟资料室中占用主导地位:

1)决定项目启动时间

市场条件影响项目进程。良好的市场环境能够是项目进行的更加顺利。一般来说,当市场趋向悲观时,并购项目进行的较为困难,因为买方往往会严格控制成本。而经验丰富的银行家对市场的变化非常敏感,他们会在最合适的时间启动项目以帮助客户寻求最大利润。

2)建立竞争优势

投资银行会向潜在买家说明投资某一公司的重要性以及优势。因此,他们需要深度了解客户需求,以便更好的评估资产。同时,投行需要尽可能邀请多个潜在买方,只有这样才能实现竞争优势,使项目顺利进行。

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中秋快乐!

2014-9-5 11:09:43 / by Di Wu

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一年一度的中秋佳节即将来临,EthosData全体员工在此为大家送上美好的祝福,恭祝大家中秋快乐、合家欢乐,身体健康,万事如意!


中秋节是中国的传统节日,是除春节外有一个合家

团圆的日子。无论您是否有机会回到家人身边与亲人团聚,我们都祝愿您和家人节日快乐。

感谢大家一直以来对我们公司产品的关注,感谢您一直以来对我们公司的支持,感谢您一直以来对我们服务的建议。

祝大家,中秋快乐!

 

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