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如何考量资料室收费是否合理

2017-3-10 9:00:00 / by Tony Riha

data_room_virtual选择专业虚拟资料室供应商时您第一个想到的问题往往是价格。这篇文章主要阐述了您在决定价格以前需要考虑的几个问题。简单来说,有五大要素:

安全第一
您考虑使用虚拟资料室的主要因素是要保证文件的安全性。如果您对资料的保密性以及安全性没有要求,那么您并不需要使用虚拟资料室服务。与很多免费文件共享、传输系统(如QQ)相比,资料室的成本还是相对较高的。普通文件共享系统,如QQ、百度等能够满足您与他人共享资料的需求,但接收人将永远拥有所有原始文件。满足商业信息安全要求的虚拟资料室系统与之不同,管理员可以随时切断用户对文件资料的访问权限。这是一个能够很好区分普通文件共享系统以及商业级解决方啊的方法,由此您可以决定是否需要使用虚拟资料室服务。如确定使用虚拟资料室,您需要确认您所选择的系统是否获得第三方安全标准认证。SSAE16以及ISAE3402是目前商业级数据加密的最高认证标准。
您需要短期使用还是长期使用
使用时间影响着资料室的价格。为期一个月的资料室收费肯定比六个月的项目要低。尽量要求供应商多报几种计价方式以供您比较选择。
您要上传多少文件
与时间一样,数据容量同样影响着资料室的最终收费。如项目较小,您最好考虑按实际用量收费的方式,如按实际页数或实际存储空间等等。如果您的文件量较大,我们推荐您考虑提供固定收费标准的供应商,这样更能很好的控制预算。
您想要完全自行操作吗
这是非常重要的一点,也是最能区分供应商服务标准的一点。绝大多数资料室供应商推出的是DIY模式,您可以拨打800客服,但是所有工作将由您自行完成。客服可以提供相应的技术支持或建议。相反,有一部分资料室提供全方位服务。每位客户都由专人负责,他们可以为您执行您的每项需求。工作人员可以帮您上传文件、创建用户组、管理权限、甚至跟踪用户的使用情况以确认所有用户可以正常登录系统。据统计,这种服务方式每天可为客户节约2-4小时的时间。全方位的服务是资料室使用环节中最容易被人忽视的地方,而这恰恰是资料室最有价值的地方。
供应商是否提供7天24小时服务
如果该供应商提供全天候服务,那么周末以及非工作时间的服务应不单独收费。有些资料室供应商说“正常工作时间以外”的服务不包含在普通价格中。这其实就在说他们无法提供全体侯服务。优质的服务意味着您可以在任何时间任何地点与您的客服经理取得联系。
虚拟资料室的合理报价应取决于以上几点。最重要的便是安全。如果资料的安全性与保密性不是您主要考虑的因素,您完全可以考虑其他非商业性解决方案,而这类服务往往是免费的。商业级解决方案都会收取一定的费用,因为建立一个高度安全的服务器并满足相应级别的安全标准并非一件容易的事。

接下来您要考虑的就是使用时间以及相应数据容量。想当然尔,时间越长或数据越多,价格会越高。如果您确认您的数据容量相对较高,我们建议您考虑固定收费的方式。

最后,您是否想要完全自行操作?还是偏向于由专业资料室工作人员协助您完成相应工作?后者每天能够为您节约2-4小时的时间。但您需要确保的是您可以随时找到相关人员。

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