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什么是虚拟资料室

2017-4-19 9:00:00 / by Tony Riha

data_room_to_simplify_financial_audits虚拟资料室在大多数人眼中是一个新鲜的词汇,其实这一技术在其他国家早已被广泛应用。随着国际化的发展,越来越多的专业人士选择离开发达国家回到本国发展。与此同时,他们将虚拟资料室的概念带回了国内。那么,虚拟资料室到底是什么?受益人群都有哪些?下面我们来一一介绍一下:

概念解析

首先让我们来看看虚拟资料室到底是什么。虚拟资料室是英文Virtual Dataroom(简称VDR)的中文翻译。每个公司对自身服务的称呼不同,也有人称其为虚拟数据库、虚拟数据室、或在线存储室等等。顾名思义,虚拟资料室是一个运行于虚拟环境的,可以储存文件的系统。随着现代科技的发展,网络技术为人们的工作生活提供了便利条件。                              

其实,虚拟资料室是一个在线文档库。具有文件储存、传输和共享功能。相比传统的实体文件储存室,它使用起来更加方便、快捷,运营环境更加安全,管理过程简单,相对成本更加低廉。

受益人群

虚拟资料室的收益人群非常广泛,包括了律师事务所、会计师事务所、投资银行、以及各大公司本身。

虚拟资料室系统主要应用于金融领域,如并购重组、首次公开募股或退市、资产抛售、融资等等。这类交易往往涉及到大量的文件资料,有些信息甚至可被列为机密信息。如何将资料提供给第三方的同时保证信息不被外泄或不正当使用,对于信息提供方来说是至关重要的。不同的公司有不同的保密方式,很多人觉得虽然与所有客户都签订了保密协议,但大多数公司都希望能够将资料的最终控制权保留在自己的手里。因此,大多公司选择在本公司或合作律所辟出一件单独的房间,由专门人员陪同阅览,而在这个房间中电话、相机等含拍照功能的电子设备都是不允许使用的。

这种方式在一定程度上保证了企业资料不会被泄露,但准备起来十分繁复,不但需要花费大量人力物力,使用起来也不方便。假如某一公司正在进行招标,那么不同投标方需安排不同时段进入阅览。这使得项目具有一定局限性,某些公司处于路途、成本等因素的考虑不得不放弃一些收益可观的项目。

虚拟资料室的使用则打破这一界限。用户可以随时随地登录查阅所需文件资料,不受任何空间时间限制。与此同时,项目管理员对数据库中所有的文件仍保有最终控制权。管理员可以选择隐藏某部分文件,限制用户的打印功能,或在某一段时间后取消某一用户的浏览权限等等。某些系统甚至能够控制用户已经下载的文件,使其转为不可读模式。

对于用户来说,虚拟资料室有着许多优点,比如在线文件搜索、灵活掌控时间、完整的资料结构等等。

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