比较、选择各虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商远没有想象中得简单。每个公司都有其独特的设计，用户很难简单的比较、分辨孰优孰劣。为了确保能够选择最适合您本次交易的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商，您需要从以下五个方面来考虑。
1) 安全性
在这个充斥着网络黑客、盗版猖獗的时代，文件/资料的安全性与保密性是您首先要考虑的问题。在选择虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商时，您所需要哪种等级的安全保障取决于您所从事的行业，不同行业之间的泄露风险是不一样的。然而，这里所说的安全远远不止文件被盗这么简单；它还包括了防火墙、病毒扫描、识别入侵者、以及用户账户安全保障。系统的安全同样包括了员工保密培训、文件传输过程的保障等等。
我们自2008年起为中国客户提供虚拟资料室服务，在这5年里我们学到了很多。中国市场与其他金融市场有着很大的差异，在这里我们很高兴与大家分享我们的经历。
在大多数金融市场中，虚拟资料室服务主要被用于并购重组项目。这类项目往往涉及到许多不同的投资者，他们来自不同国家或地方。然而，在中国，最先开始使用虚拟资料室服务的是招股项目。当公司成功上市后，对虚拟数据室有了一定了解的人民则更容易接受这个概念，并将其用在其他金融项目中，如并购或融资。
虚拟资料室在大多数人眼中是一个新鲜的词汇，其实这一技术在其他国家早已被广泛应用。随着国际化的发展，越来越多的专业人士选择离开发达国家回到本国发展。与此同时，他们将虚拟资料室的概念带回了国内。那么，虚拟资料室到底是什么？受益人群都有哪些？下面我们来一一介绍一下：
概念解析
首先让我们来看看虚拟资料室到底是什么。虚拟资料室是英文Virtual Dataroom（简称VDR）的中文翻译。每个公司对自身服务的称呼不同，也有人称其为虚拟数据库、虚拟数据室、或在线存储室等等。顾名思义，虚拟资料室是一个运行于虚拟环境的，可以储存文件的系统。随着现代科技的发展，网络技术为人们的工作生活提供了便利条件。
虚拟资料室存在的意义就是确保用用户文件的安全性。那么，您如何才能在众多选项之中找到最合适的供应商呢？您可以通过以下几点了解各供应商的安全系数：
您通过什么方式与第三方共享文件？您与他人分享的是哪一类资料，视频、电影、照片还是高度机密的敏感资料？针对不同需求，您需要选用不同的文件共享方式。
如果您仅仅希望跟家人或朋友共享一些普通信息，普通的文件共享系统已经能够满足您的所有需求。这类系统针对社交需求所设计，操作简单方便。您只需要设置一个简单的安全密码便可进行登录。这种情况下，您无法保证看到您资料的人是否会将信息转载。当您要共享的信息涉及某些敏感资料时，如并购重组项目，简单的文件共享已经不能满足您的需求。您同时希望对方在自由浏览文件资料的同时无法将资料复制或转载。
当资料室都搭建好了后，您就可以进入尽职调查阶段了。与前期过程一样，这取决于是卖方还是买方角度。在兼并与收购系列三中，我们将即从卖方角度也从买方角度出发。
在初步计划阶段，卖方需要确认发布给潜在买方的文件，以及发布这些文件的时间和顺序。启动案例，需要授权各方，供应商的管理团队需要为客户开启资料室。在这期间，卖方需要得到虚拟资料室的审计工具。这能帮助您确定哪些用户查看了哪些文件，并考量他们的利益出发点。
交易的沟通
在兼并收购的过程中,需要买方与卖方之间做良好的沟通，尽管传统的信件和电话的方式依然是可行的，越来越多的案例选择资料室来作为沟通的媒介。使用虚拟资料室能带来以下好处：
问答版块能及时解答问题
系统自动生成提醒
每日或每周自动更新
投资银行家通常会协调沟通，根据买方在各阶段的利益提供建议。
意向书
尽职调查的意向书提交之后，就能够安全的在资料室中查看该文件。根据进程，管理员会根据各方利益发放不同级别的文件。
会议
有少数的兼并与收购并不需要安排一系列的会议。通常潜在买家在投标前都会亲自到访观看卖方的生产操作情况。他们也许会需要现场查看一些资料室中的文件，来检测资产数据的准确性，除此之外还会查看一些操作性的报表。
编辑销售购买协议
如果尽职调查的过程顺利进行，同时没有任何法律程序延误此过程，买房和卖方就能够起草销售购买协议。此协议需要提及一下方面：
买价
付款条件
购买日期
员工的处理及补偿计划
资产转移
编辑起草销售购买协议需各方良好的沟通，都能有权查看最后的竞标和决定哪些买家能留下继续竞标。
M&A是虚拟资料室行业的灵魂。一位同行曾经说过，“如果世上不存在并购重组项目，虚拟资料室绝不可能成为年收益百万美元的行业。”他说，“就谈谈我自身的经历，我2008年起从事这一行业，亲身参与过249个虚拟资料室的管理，而其中有95%的资料室都是为并购重组项目服务的。”
为什么说虚拟资料室是并购交易中不可或缺的一部分呢？我们从三个方面来谈一谈：
2011年金融危机使得全球经济下滑，并购市场遭到重创。市场持续恶化，各公司不得不寻求解决办法。为了缩减支出，许多公司进行裁员或减少投资。所有正在商谈并购的公司发现自己与潜在买家的协商陷入了僵局。市场状况不佳导致人们对市场的预期更加悲观。投资方想要以最低的价格交易而卖方期望尽可能提高自身价值。这种情况下，当投资者出价过低，卖方往往拒绝交易。在尽职调查过程中，所有的提问及回复，以及补充文件都在虚拟资料室中进行交换。功能齐全的虚拟资料室为卖方提供了便利。用户日志清楚的展示了投资方在资料室中的一举一动，管理员可以很清楚的了解投资方关注的问题。如果项目中断，虚拟资料室也会被关闭。许多进行到一半的项目可能会被中断，因为卖方清楚在这样一个大环境下很难已心目中的价位成交。
您是否在找安全共享机密文件的解决方案？如何安全地与第三方公司共享机密或敏感资料是每个公司都会面临的问题，在文件交换过程中，如何保持文件不被泄露至关重要。
我们不久之前曾谈过网络文件共享的几种方式，但大多数网络文件共享系统都不曾把安全性放在首位。这些文件共享方式通常可被免费使用，适于大众用户。但是，当您需要与第三方共享商业文件时，安全、保密则变得尤为重要。这时，您要找的是虚拟资料室一类更高一级的解决方案。
