之前我们提到过，虚拟资料室在中国的发展是由IPO项目开始的。众所周知，首次公开募股的程序非常复杂，涉及到大量文件。一般我们建议公司在上市前一年开始着手准备相关材料。

资料筹备过程中，会有不同人士参与其中，如投资银行家、律师、会计师、财务保荐人、券商、公司行政人员及董事会成员等。相对的，文件共享则成了一个重要问题，如何才能快速准确的让所有人得到相关资料呢？过去大家常用的邮件、FTP等储存方式都有一定的弊端，这里我们来介绍一下虚拟资料室在此类项目中的应用。

那么，使用虚拟资料室都有哪些好处呢？与传统文件共享方式相比，虚拟资料室主要有几下几个优点：

  • 设立安全系统的文件储存库，把所需数据集中存放，加快获取重要数据的速度。
  • 上传新数据毫不费力，并立即可供查阅。任何新文档可迅速加入中央储存库，有关用户在文件可供查阅时自动收到提示。
  • 有效管理草稿文件。
  • 全年全天24小时随时随地均可存取处理文档。团队只要使用一般的网页浏览器，即使在遥远的地方，亦能登入和管理工作。
  • 利用我们灵活的网上搜索工具，大幅节省时间。
  • 启用及／或加入问答环节，解开疑问。
  • 利用虚拟数据室的活动追踪及查核工具，主动管理工作团队的系统活动，使检查程序的监督工作更容易，有需要审阅的文件时更可通知有关人员跟进，协助监察项目的进度。
  • 促进第三方的审核工作。
  • 在毋须顾虑电邮或FTP限制的安全环境下准备备忘录及管理人员简报，文件大小不再是难题。
  • 回复证监会评论函，执行相应的尽职审查。
  • 实时回应路演的提问。

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