我们在前面一篇文章中提到了虚拟资料室这个概念，那么除虚拟数据室外，还有哪些文件共享系统呢？
虚拟资料室对于国内大多数人来说，是一个新奇的词语，那么国内公司都用什么来替代它呢？我们比较常见的有：档案室，电子邮件，光盘或移动硬盘，以及加密的文件传输协议。它们各自的优点又有哪些？下面我们来一一说明。
档案室
档案室是最原始最古老的文件共享方式。找一间办公室或会议室，将所有需要的文件打印出来，分类放好。这种方式由来已久，但限制诸多。
首先，要找到一间合适的办公室或会议室已做文档存放使用。
其次，将所有文件打印装订，耗费人力不说也浪费资源。对于项目规模庞大，文件数量较多的公司来说，这个前期准备既费时又费力。
再次，房间空间毕竟有限，不同参与方需预约前来，在相关工作人员的陪同下进行阅览。这给项目协同啊工作造成了一定的压力。不同的公司需安排不同的时间，参与者需要在规定时间内阅读大量文件，如超出预计时段则需要重新调整整个计划。遇特殊情况需要加班时，还有经相关公司协调才可进行。
最后，也是非常重要的一条，这种原始的操作方式具有一定的地域限制，不利于企业扩大效益。在控制成本方面也给公司造成了不小的压力。试想一下，一个为期3个月的并购项目，投标方可能需要派上一队人马（包括财务、法律、投资等方面的人才）去对方公司调阅相关资料。对于投标方来说，成本绝非小数。
随着全球化的发展，这种方式已逐渐被人们弃用。
电子邮件
电子邮件是一种被人们广泛接受的文件转播方式。快速、便捷。但是，对于金融项目来说，电子邮件也有着不可避免的缺陷。
首先，电子邮件收存储空间所限，无法发送大容量的文档。如项目大，材料多，用户往往需要将文件分为N部分，分批发送。不但增加了发送者的操作次数，也不利于接受者管理。
其次，收到电子邮件后，用户需要自行整理所有文档资料，并自行储存保管备份。如出现电脑故障，用户将会收到很大影响。而相对较大的项目往往涉及更多的材料，而这些材料很可能需要分别发送给不同的参与方，这样，工作人员需要分批发送大量邮件，工作量十分庞大。
再次，已电子邮件的方式发送的文件，无法受到发送者的监控，对方用户可任意转发、复制、传播所有收到的资料，不受任何限制。这对于金融项目，尤其是并购项目来说是非常致命的。试想一下，您公司的某项商业计划还在筹备中而您的竞争对手就已经完全了解了您的计划， 这将为您的公司带来什么样的影响。
光盘或移动硬盘
光盘或移动硬盘是继电子邮件后被人们广泛应用的一种方式。与电子邮件相比，光盘或移动硬盘可以存放更多文件，也可以进行一定的加密。
然而，这种方式最致命的弱点仍然是资料安全。这里所说的加密往往是简单的密码，当用户使用正确的密码读取文件后，他们可以随意将文件进行复制或转发，不受任何限制。管理员也无从知晓。
如果管理员要给不同用户发送不同文件，则需要刻录大量光盘并分别发送。一旦发生失误，已经发出去的资料将很难被追回。
加密的文件传输协议
加密的文件传输协议在空间容量上更具优势，安全方面也有所提高，有些能够做到为不同公司发送不同文件。与光盘一样，这里的加密通常也只是简单的密码，用户可以对文件进行复制或转发。或者，简单的密码泄露也是造成文件泄露的另一凶手，因为管理员只知道有人使用正确密码读取了信息，但无法查证对方的身份。进一步说，大家使用的登录密码都是一样的，当泄密事件发生后，无人知晓责任在谁。
此外，创建文件传输协议需要一个专业科技人员来操作，这在一定程度上加大了公司的人力成本。
虚拟资料室
最近几年来，应用最为广泛的应属虚拟资料室系统。那么虚拟资料室又有哪些特点呢？
虚拟资料室可以说是综合了商业文件共享的需求后所创造的系统，克服了几乎全部上述限制。
首先，虚拟资料室没有地域时间限制，用户可自行决定浏览文件的方式及时间。
其次，在数据容量方面，合格的资料室供应商可以随时按照客户需求扩大容量限制。
再次，管理员将文件上传完成后，可根据用户性质分别为不同参与方设置不同权限，操作十分简单。
重中之重，虚拟资料室在安全性方面做了飞速提升。管理员可以为用户设置不同浏览权限，包括在文件中添加水印、禁止用户打印等功能。更有甚者，管理员甚至可以远程操控用户已经下载的文件，随时锁定用户权限。除此之外，每个用户都有独立的账号密码，所有用户的活动都被记录在项目日志中，以供管理员随时查阅。一旦怀疑有泄密事件发生，管理员可以通过水印、日志等方式追查泄密账号，并通过移除权限等方式防止文档进一步泄露。
另外，虚拟资料室完全基于网络，管理员上一秒上传的文件，下一秒就可供用户查阅，有效缩短项目进行时间，节省人力物力成本。
以上便是各种文件共享方式的对比，如果您想了解更多关于虚拟资料室的信息，欢迎您随时与我们联系。
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