据数字统计，平均每月有140余人在谷歌中搜索“虚拟资料室对比”。由于供应商较多、选择性较大，不熟悉这一系统的人往往容易被一些细节所诱导；而资深资料室参与者也会受到自身经验的制约。我们也曾经讨论过客户在虚拟资料室选择中常见的误区以及选择供应商时应该考虑的问题。下面，我们来谈一谈比较资料室时比较重要的几个方面：
服务
有些资料室要求用户自己管理，供应商提供相应的在线使用说明。其他服务，如上传文件、设置权限等都需要单独进行收费。
- 您的数据室供应商是否会为您指定一个专属客户经理，还是所有问题都会提交给公共客服平台？
- 资料室客服是否会帮助您管理资料室，如上传文件、设置用户权限、跟踪用户使用情况；还是您需要自己完成所有工作呢？
- 您是否能够通过多种途径联系您的客户经理及其团队，如项目专用邮件、在线沟通工具、电话？这些服务是否能够做到真正意义上的24小时？
- 自己管理：系统设置是否足够简单易懂，便于操作？
- 实时演示/培训：供应商是否提供实时系统演示或培训？专业资料室会为客户提供实时系统演示及在线培训，确保客户完整了解整个系统。
安全
对于虚拟资料室来说，文件的安全性非常重要。我们说的安全性包括系统安全以及人员操作安全。
- 文件会被存放在哪里？数据中心在什么位置？
- 服务器是否经过专业认证？服务器是否经过ISO270001以及SSAE16认证？
- 所有数据传输时经过128位加密还是256位SSL加密？
- 人员安全：资料室员工是否经过培训？曾经参与或管理过多少项目？公司与员工之间是否签订保密协议？
- 文档安全：文件是否经过DRM处理？
- 其他安全措施：是否可以添加水印？水印可以有效防止用户使用拍照/摄像设备捕捉文件内容。
- 自定义权限：是否可以给每个用户独立设置权限？是否可以给每个文件设置不同权限？
- 备份：数据是否进行实时备份？
背景
在选择资料室供应商时，您需要对该公司的相关背景有所了解。
- 经验：该公司从事此类业务有多少年的历史？他们是否曾为您的同业提供过该类服务？
- 背景：您是否信任这家公司？他们背后是否有较大股东做制成？公司在业界的信誉如何？
功能
该资料室是否尤其独特的设计？当选择资料室供应商时，您需要考虑到所有可能用到的功能。
- 免费试用 – 资料室是否提供测试？测试账号可以使用多长时间？这是比较两个资料室最直观的方式。
- 个性定制：您是否可以在资料室中添加自己公司的logo？
- 多语言：系统是否支持多语言设置？
- 插件：使用该系统您需要安装多大（几个）插件？如果插件过多或过大，您可能需要联系IT部门的同事进行特殊处理。
- 在线问答：您的资料室是否支持在线问答功能？这是一个很重要的功能，系统会记录用户与管理员之间的互动。
- 右键操作：系统操作是否与普通电脑一样，只需单击右键便可找到相关操作？
- 文件上传：您是否可以进行批量上传？还是需要一个一个单独上传？
- 文件下载：您是否可以进行批量下载？
- 文件拖拽：对您来说浏览电脑中的文件夹选取文件比较容易还是直接进行拖拽更方便呢？
- 搜索：是否可以进行在线搜索？
- 平行登录：用户之间是否会相互影响？
- 审计：系统是否会记录用户以及管理员的所有行为？
成本
当客户选择虚拟资料室时，价格往往是各因素中占主导地位的一个。
- 价格：资料室供应商是否提供不同收费结构供您选择或参考？
- 您的供应商是否会根据您的需求给予比较中肯的建议？
- 您是否可以根据自身需求定制？
- 报价中是否含有任何阴性收费？
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