虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）现如今以被广泛适用于各兼并/并购交易中。在过去的五年里，数据库被越来越多的投资者所接受，并运用与各种各样的金融/投资交易中。可以说虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）几乎已取代了过去老式的、以纸张为主的文件/信息交换。这种变化是国际化的，哪怕是那些相对传统的国家和地区 – 中国、印度、拉丁美洲等，也开始顺应这个趋势。
虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）在并购交易的六个阶段中都起到了极大的作用，一下是一些具体介绍：
交易准备阶段
对于买方公司来说，准备阶段是至关重要的。其中最主要的就是前期的材料准备工作（计划书、财务报表、董事会文件、各种主要的合同附件 等等）。只有将所有可能用到的文件整理成册，才不会在机会来临时因材料准备不充分而乱了阵脚。通过虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室），您可以设计一个独特、直观的文件保存平台。这样，所有参与方（如律师、银行家、审计人员等等）可以提前将需要的文件传到数据库里；参与者也可以随时添加新的文件以备需要。
市场调差阶段
过去的市场调查就意味着给各个参与者邮寄成箱的文件，或通过电子邮件进行‘轰炸’式的文件传送。这个过程耗费人力，速度又慢，非常容易出错；并且无法保证文件传送过程中的安全性。使用虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室），用户可以确保文件在传送、分享过程中不会外泄。在保证您数据安全的同时，合格的虚拟数据库能够帮助您在极短的时间内将资料分享给不同的参与者。与此同时，管理员能够查看所有资料的使用情况，从而了解谁对此次交易更感兴趣。
商谈阶段
这个阶段中所有参与者的互动更加紧密。虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）的管理员能够通过查看数据被使用的情况来了解各个参与者所侧重的部分(精确到每个文件)。一个精心设计的问答模板也为交易参与者之间的交流合作起到了极大的推动作用，从而节省了投资者宝贵的时间并带来最大收益。
尽职调查
在尽职调查阶段，虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）必不可少。通过数据库，管理员可以安全、快速的将不同的材料分享给各个参与者（包括财务部门、顾问、律师、甚至是一些政府职能部门）。
结束
使用虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）可以帮助您加快交易进程。最后文案敲定之前，会有许多草拟文本。每一次修改都会产生新的文案。此时您将用到虚拟数据库的‘版本添加’功能。这样，所有参与方都可以毫无障碍的看到最新的稿件。
结束后期/资料存档
一个设计贴心的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）还提供了文件/资料存档的功能。此时的数据库更像一个文本储藏室，或平时说得档案室。交易期间的所有文件都被安全的保存在系统中，随时可以被调阅。当然，安全性是虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）永恒的主题。哪怕交易已经结束，在资料存档期间也不会被忽略。
