实体资料室正逐步被虚拟资料室所取代，其中一部分的原因是实体文件室在保护文件信息安全等方面做的不够，也很复杂。将所有与项目相关的敏感资料储存在一个固定的办公室，意味着所有相关人员都要去指定地点阅读材料。如果您是一个外地人，那么您的成本会非常高（包括路费，食宿等等）。另外一点就是该办公室的管理，管理员要确保每一个进入办公室的人都是项目相关人员。虚拟资料室在最近几年的时间里很好的替代了实体办公室。
下面咱们来看一看传统资料室到底是怎么运作的。
文件储存
储存文件需要一个固定的办公室，一般情况下是由该公司的律师事务所提供的。显而易见，一般公司只会设定一个固定的资料室。
用户在查阅资料室要遵守以下制度：
所有文件必须打印装订并分类分册，按照一定的编号顺序排放整齐。在没有电子设备备份的情况下，所有文件都要分两份保管，以防意外发生。
在投资方查阅资料前，所有文件编号都必须完成。如果有多个投资方要查找文件，则需提前准备不同的编号。
实体数据室也是一样，任何人不得将相关资料外带。与虚拟资料室不同，纸质文件室靠的完全是律师办公室的管理，即专人陪同查阅。
大多数办公室允许投资方带手提电脑进入，但其他能够复制文件的电子设备则被完全禁止。包括复印机，扫描仪，传真机，以及可以拍照的智能手机。
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工作人员在阅读文件时不能涂改、标记或损坏资料。为了保证这一点，有些律师行派专人陪同，有些则安装了相关监视器。
当有新文件时，工作人员必须将该文件标出，并通知所有参与方。
- 如果投资方需要复制相关资料，则要填写完整的申请表。如果该文件可以被复制，那么管理员会根据投资方的申请给予相应的权限。
提供权限
使用实体资料室的负责程度远远大于虚拟数据室。管理员要为所有参与者制定完整的时间表，以避免有多方投资者同时参与时出现“撞车”现象。
其他一些重点要注意的地方还包括：
固定时限。资料室只在特定时间段开放，原因可能是工作人员有限或处于安全方面的一些考虑。
进入限制。访客需要在到达时通知联络人员，并进行登记。有些地方甚至要求访客拍照或提供证件作为抵押。
管理员有权随时取消任意访客的浏览权限。在这种情况下用户需要立刻离开。
为了确保信息不被泄露，管理员通常不允许投资方带手提电话进入。随行人员需要在进入办公室前将手机等电子设备存放在前台，离开的时候再发还。
管理一个实体资料室的复杂程度远远大于虚拟数据室，因此越来越多的人开始选择在线系统。我们之前也曾简单谈过使用虚拟数据室的一些优势，如果您想要了解更多的信息，欢迎您随时与我们联系。
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