比较、选择各虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商远没有想象中得简单。每个公司都有其独特的设计，用户很难简单的比较、分辨孰优孰劣。为了确保能够选择最适合您本次交易的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商，您需要从以下五个方面来考虑。

1)  安全性

在这个充斥着网络黑客、盗版猖獗的时代，文件/资料的安全性与保密性是您首先要考虑的问题。在选择虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商时，您所需要哪种等级的安全保障取决于您所从事的行业，不同行业之间的泄露风险是不一样的。然而，这里所说的安全远远不止文件被盗这么简单；它还包括了防火墙、病毒扫描、识别入侵者、以及用户账户安全保障。系统的安全同样包括了员工保密培训、文件传输过程的保障等等。

2) 成本

成本是继安全系数后另一个重要因素。不同的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）所提供的功能及服务不同，其价格也相差甚远。当您收到虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商的报价单时，您需要再三确认报价中都包括了哪些服务，如：

  • 办公时间外或周末使用。当您在办公时间外或周末（假期）登录虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）时，您可能需要支付高额加班费用。尽管这是虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）的基本服务，但很多虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商将其单独报价。

  • 技术支持及培训。有些虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商提供最基本的技术支持，但当用户需要更进一步的服务时收取额外的费用。

  • 上传文件。确认谁来负责文件上传。如果是虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商，您需要确认此项服务有没有数量限制或额外费用。

有些虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商按上传页数收费，也有些公司按上传容量收费。如果您的文件以文字为主，按用量标价更加实惠。如果您的文件以图片为主（尤其是地图），按上传页数则更加有利。无论哪种收费标准，签订协议前都要弄清楚报价具体包含的内容，以避免不必要的麻烦。

3) 服务

确定虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商具体提供哪些服务的最好方法就是签订一份服务协议。该协议应该包含从创建项目起到项目结束，虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商所提供的具体服务。有些供应商只提供简单的技术服务，而有些公司则提供完整的项目管理服务（由资深项目经理转向负责）。除此之外您还需要了些您所选择的数据公司是否提供7天24小时的服务，如果您需要在办公时间外工作，会不会产生额外费用等。

4) 口碑以及可靠性

没有人会把机密文件放在一个从未听说过的数据库公司。除此之外，您也需要了解您说选择的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商有没有强有力的财团做后盾。一个财务方面稳定的公司比起其他机构更加可靠。这其实也给您的项目提供了更进一步的保证。

5) 稳定性

虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）的稳定性是另一主因。设想一下您的数据库时常链接不上或者常常掉线的感觉。不是所有的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商都提供文件下载以及打印功能。如果您需要这些功能，请提前问清楚。

为了选择一个最适合您的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室），您首先要了解自身需求。之后比较不同公司的系统以及服务。从而做出最后的决定。当然，别忘了与虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）供应商签订服务协议，将您所了解的内容变成实实在在的合同，以保障自己的权益。

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