使用虚拟数据室（虚拟资料室）已经戏剧性地改变了交易的执行方式。在以前的企业经营评估中，我们需要出差去访问实体数据室，检阅大量的纸质资料并且和其他各方会面。由于地理位置的影响，我们可能需要坐飞机、火车或者长距离驾驶才能到达。另外还需要找一个场所，筹备人员还需要准备好所有的文档并且安排好具体的会面时间。在有一些长时间的会议中，还得提供好食物和饮料。所有这一切都消耗了大量的时间、人力和财力。另外，任何一方出现推迟、缺席或者进程不同步的时候，我们还得推迟整个交易进程。

 

1）终结不必要的出差

虚拟数据室（虚拟资料室）提供了文档的远程访问，彻底减少了不必要的出差旅行。而远程会议准备的时间也大大缩短。任何信息都能迅速在线获取。再也不需要打印成箱的文档，花费高昂的运输费用，并在会议前完成分发、准备。每一个参与者都可以轻松地查看所需的信息。虚拟董事会和其他网络会议设施的引入，意味着你不需要在花费场地费、伙食费。而在虚拟数据室（虚拟资料室）面签，出差旅行也变得毫无意义。

 

2）简化了环节，提高了安全性

保密是并购交易中一个重要的因素。在虚拟数据室（虚拟资料室）流行之前，提前准备材料的过程，给泄密提供了一个潜在的机会。未受审查的印刷和装订人员可以直接接触到文档。而印在纸张上的信息和数据面临着高风险，因为它们可能会被遗失在桌子上，掉在办公室里或者在运输过程中丢失。有了虚拟数据室（虚拟资料室），泄密的风险被降到最低。安全加密和访问限制确保了只有授权用户才能下载、打印或者复制一个文档。此外，这个系统完全处于监控之中，用户在访问所需的数据时，又能保证他们是决定保密的。

 

3）记录所有的活动

用户访问敏感的文件时，系统会进行详细的记录。 而记录用户所有活动的功能，也是虚拟数据室（虚拟资料室）简化审核过程的一个重要方法。为每个文档设置一个安全等级，用户将对文件拥有不同的访问权限。系统将可以记录谁打开了、查看了或者复制了某个文档。并且每个操作都有详细的时间记录。而报告功能可以生成或者打印整个系统的历史纪录。因此，当交易出现任何安全问题的时候，系统管理员可以找到问题发生的具体时间和具体位置。

 

4）促进各方交流

交流和沟通是并购交易中的核心部分。人类文明的起起伏伏也是收到沟通质量的影响，公司也一样。虚拟数据室（虚拟资料室）包含了大量的标准信息，例如：文档的提交时间等。用户可以设置警报，当一些敏感文件被查看、打印或者修改时，用户会收到相关的提示。而这种沟通也体现在每个用户可以和任何类型的文档建立联系，每天或者每周都能收到有关这类文件的简报。

 

虚拟数据室（虚拟资料室）的使用大大简化了企业经营评估的文档准备环节。随着科技的进步与反正，我们将看到新的更好的功能出现。

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