设立一个虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）有很多好处，可开始的准备过程让人觉得头疼。参考以下五个重点，您可以确保您的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）资料室准备可以顺利和有效地完成。合格的数据室能为为您的机密资料提供一个安全可靠地虚拟环境。

 

1.投资于专业人士

从零开始创建自己的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）困难很多。最好的方法是将这个项目交给一个经验丰富的专业人士。使用低资料室服务和仅采用技术支援或网站帮助不是一个好主意。使用专业的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）的优势之一是，他们通常有交易协调员辅助您创建项目。在项目创建以及交易过程中，他们的专业服务会大大帮您节约时间。

2.提前准备数据库结构目录

提前准备虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）结构目录在数据库创建初期是非常有用的。您可以向您的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）公司资讯相关行业的样本，让他们给您一些建议。事先了解需要上传哪些文件。创建项目时仔细查对目录与文件，确保没有文件丢失或遗漏。

3.准备好文件

虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）要求电子版文件，这样您可能要做一些扫描工作。扫描文件时，为了获得最佳视觉效果，人们尽量保持文件原来的大小而不进行压缩。然而，在网络时代，越大的文件下载速度越慢。因此为了节约时间，我们建议您在扫描文件的时候尽可能的将其压缩（前提当然是保证文件阅读质量）。您可以向咨询您的数据库公司，有些虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）公司是免费提供此类服务的。

4.权限设置

在这里，一个最常见的错误就是先设立数据库，再考虑相关人员的权限。提前考虑各参与者的权限，然后规划项目目录，接着准备上传才是最佳形式。这样您对自己的项目会有更进一步的了解，管理起来也相对方便。否则很容易给人一种组织结构不强的感觉

消除风险，验证所分配的访问权

领先的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）提供了报告/审计功能以仔细检查每个参与者的设置访问权限。您也可以通过创建虚拟投标者来测试权限设置的准确性。 

5.分配一个资料室负责人

通常，您有一整个团队帮助你解决不同方面的事务。他们可能是您的法律顾问，税务顾问等。您与您的交易协调员应该清楚虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）中每个人的作用。如此，在解决问题的过程中参与者都能清楚地知道自己的问题要向谁汇报。

创建理想的虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）有许多细节需要注意，寻找专业人士的帮助只是第一步。利用他们的专业知识以及以上列出的注意事项，您可以拥有一个安全可靠地虚拟环境。这样一个虚拟数据库（虚拟资料室/虚拟数据室）不但为您节省了时间，提高了效率，也让您的交易更加流畅。

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