在并购过程中和其他风险投资交易中，总有一堆的文件必须提供给双方。在虚拟数据室（虚拟资料室）出现之前，这些文件保存在一个物理的数据库（资料室），而只有授权人员才可以接触到相关的文件。
这种处理方法的问题很明显，因为它要求每一个相关人员都要亲自到存储文件的数据库（资料室）去查阅资料。如果交易涉及的组织、公司位于不同的城市或国家- 甚至可能是不同的洲– 去访问这些数据库（资料室）的费用和精力是不小的。值得庆幸的是，云端运算的技术出现之后，现在我们拥有一个虚拟数据空间，令我们可以随时随地查看所需要的文件。这使得收购或合并过程的效率及速度–从交易准备到调查–无限加倍。但是，当我们谈及到虚拟数据室（虚拟资料室）的收费，又有什么考虑的因素？如何确保用最少的钱得到最好的服务？
1. 按页面还是按百万字节(MB)？
首先要考虑的是价格结构。虚拟数据室(资料室）的收费服务是按页面还是按百万字节(MB)的。如果文件主要是纯文本- 电子表格，书面报告，等– 那按MB收费的服务会比较恰当。但是，如果文件主要是图形和/或图片（例如专利原理图）等– 那按页面收费的服务会比较恰当。
2. 服务包括什么?
另一个要考虑的是所提供的虚拟数据室（虚拟资料室）包括的服务。有些数据室公司为了吸引客户，例出不同功能，但其实那些其它的功能是需要额外收费。一个典型例子就是加班和周末的工作标时，这特别在审查过程(Due-Dilligence) 中并不罕见，因为很多时候这个过程都是在公司下班时间才能执行的工作。此外，大部份的个案标时都超出最初原定的时间。你要避免这种情况，因为最后的收费可以超乎你的预算。
3. 谁负责上传文件？
当涉及上传实际的文件到虚拟数据空间，你需要是知道这将会是供应商的责任还是你的责任。你的帐单就是取决于这种各项不同的收费，而你的决定将视乎具体的情况。例如，你须要考虑到底由哪一方上传的成本会比较低，哪一方会比较省时。大部份虚拟数据室都有上传／文件处理服务（一般额外收费）。一些具规模的虚拟空间供应商从一开始就协助您的资料处理传送过程顺利和顺利，并为您的机密信息提供一个安全的虚拟环境而不收取额外收费。
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