虚拟数据室（虚拟资料室）的生命周期遵循一个相当标准的路线。因此提前计划出一个流畅的过程并按着计划这一步一步的执行，将更加有利于交易的协调性。使您的交易从开始到结束，没有间隔。
1）设计虚拟数据室（虚拟资料室）的结构
生命周期始于设计。根据交易的需求，设计基本的结构。而这个设计一般都是协同完成的，由客户公司的交易小组和服务提供商的交易协调员进行协商。在这个环节中，项目中的细节，例如交易的本质和范围都会被披露。
团队会将已授权的人员进行区分来进行管理上的改变，例如：
-添加或者删除用户。
-用问题和回答的形式来处理虚拟数据室（虚拟资料室）的询问请求。
-在协商中讨论的其他议题，根据虚拟数据室（虚拟资料室）的结构以及不同访问等级分配给参与者。
2）对交易小组进行虚拟数据室（虚拟资料室）使用培训
为了有效地在生命周期里管理虚拟数据室（虚拟资料室），我们需要利用现有工具对所有参与者进行培训。大多数虚拟数据室（虚拟资料室）提供商为客户提供了完整的项目管理资源，对交易小组的项目培训有如下的好处：
-提高了小组成员对技术功能的理解。
-帮助鼓励用户对使用提出要求，例如个性化定制界面和功能。这一措施实现了我们虚拟数据室（虚拟资料室）的产品差异化以及可定制化。
3）管理文件和权限
在整个虚拟数据室（虚拟资料室）的生命周期中，对文档的高效管理应该是最重要的。数据和信息通过可移动磁盘、FTP服务器或者由客户交易小组直接上传，交给提供商的服务人员。
文件夹和文件的组织结构完全按照之前协商的结果来编排，不同的访问等级也根据客户要求进行设置。访问权限包含了可查看、可编辑、可下载以及可打印。在大多数情况下，用户可能没有权限去保存一份敏感的文件。大多数虚拟数据室（虚拟资料室）有高效的版本控制系统来追踪文件的访问记录和更改。
4）控制质量和启动交易
在启动交易之前，我们需要对虚拟数据室（虚拟资料室）进行全面的检查，确保文件夹结构和权限没有任何错误。交易小组和项目协调员需要一起工作，保证所有的设置都正确，所以已经通过的协议都遵循了物理外部环境。一旦质量检查完成，系统会向各方发出邀请，交易开始激活。
5）关闭项目
在项目的最后，虚拟数据室（虚拟资料室）会被关闭。最终的文本和评论都会被存档。提供商会提供一个备份，包含了交易中所有的数据（我们称之为“交易圣经”）。已授权的用户可以访问备份作为参考目的。
通过遵循交易虚拟数据室（虚拟资料室）的生命周期，提供商和客户在交易中享受到了使用科技带来的便利。
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