Um provedor de data room virtual professional deve seguir uma rota de estruturação bastante padrão para preparar todos os envolvidos a planejar com antecedência um processo tranquilo. Esses processos passo a passo garantem uma melhor coordenação e um bom andamento de sua transação do início ao fim, sem contratempos.
1) Projetando a estrutura do data room virtual
O ciclo da vida começa com a criação da estrutura necessária para acomodar os requisitos do negócio. Isso normalmente é feito durante a Kick-Off Call, que é uma sessão que ocorre entre a equipe de negociação da empresa cliente e o suporte do servidor de data room. Durante essa sessão detalhes do projeto como a natureza da transação e o escopo são divulgados.
A equipe identifica as pessoas autorizadas a fazer alterações administrativas, como:
- Adicionar ou excluir usuários;
- Utilizar o recurso de perguntas e respostar;
- Além disso discute-se a estrutura de índices do VDR e os níveis de acesso que é concedido aos participantes;
2) Treinamento da equipe de negócios para uso do data room
Para gerenciar o data room de forma eficaz durante o ciclo de vida do negócio é imperativo que todos os participantes recebam treinamento sobre as ferramentas disponíveis. Emboar a maioria dos provedores de data room virtual forneça recursos completos de gerenciamento de projetos da equipe de negócios do cliente oferece alguns benefícios significativos. Esses incluem:
- Melhor compreensão dos membros da equipe sobre os recursos da tecnologia;
- Ajudar a incentivar o uso de opções pelos clientes, como interfaces e recursos personalizados;
Isso faz a diferença entre usar o data room como um repositório de documentos e aproveitar ao máximo as opções disponíveis.
3) Gerenciando documentação e permissões
Provavelmente o aspecto mais exaustivo do ciclo de vida do data room do deal, o gerencialmente eficaz da documentação é vital para o sucesso do deal. Dados e informações são entregues à equipe de gerenciamento de projetos do provedor de serviços, seja em uma unidade portátil ou via FTP, ou carregados diretamente pela equipe de negócios do cliente.
As pastas e documentos são organizados de acordo com os requisitos de indexação do cliente descritos durante a Kick-Off call, e os níveis de acesso são atribuídos à lista de usuários fornecida. As permissões variam desde a permissão para visualizar um documento até opções para editar, baixar e imprimir. Na maioria dos casos, os usuários podem não ter permissão para duplicar ou salvar uma cópia externa de um documento confidencial. A maioria das dalas de dados possui controles de versão eficientes que fornecem uma trilha de auditoria de atividades e alterações.
4) Controlando a qualidade e lançando o deal
É vital verificar a configuração antes que o negócio seja lançado no data room para garantir que não haja erros na estrutura de pastas ou permissões. A equipe de negociação e os coordenadores de projeto precisam trabalhar juntos para garantir que a configuração esteha correta, e o protocolo aceito é recriar fisicamente o ambiente externo fazendo login como vários usuários. Assim que todos concordarem que a verificação de qualidade foi concluída, os convites podem ser enviados a terceiros e o deal efetivamente se torna ativo.
5)Fechando o projeto
Ao final do projeto o data room virtual é fechado. Os documentos finais são compartilhados para comentários e a transação é arquivada. A instalação oferece um recurso de armazenamento de backup seguro para todos os dados relacionados ao deal, conhecido como “Bíblia de Ofertas”, que os usuários autorizados podem acessar para fins de referência/conformidade.
Ao seguir essas práticas recomendadas durante o ciclo de vida do deal – independentemente de sua sensibilidade – tanto os provedores de data room quanto os clientes garantem o melhor benefício do uso da tecnologia durante um deal.
