Una de las facetas más importantes a la hora de la prepación de un data room virtual es tener una estructuración clara y simple de los pasos a seguir. La pequeña inversión que esto implica puede llegar a ahorrar mucho tiempo en el futuro y a minimizar o eliminar errores potenciales al estructurar el data room.
1) Diseñar la estructura del Data Room
El ciclo comienza con el diseño de la estructura necesaria para acomodar las necesidades del cliente. Esto normalmente se hace durante el Kick-Off Call (llamada de lanzamiento), una simple llamada que tiene lugar entre el equipo de la empresa cliente y el equipo coordinador de la empresa proveedora del dataroom. Durante esta sesión se revelan detalles del acuerdo, tales como su naturaleza y su alcance.
El equipo identifica a las personas autorizadas para hacer cambios administrativos, como:
- Añadir o borrar usuarios
- Tipología de permisos del dataroom
- Manejo de los cuestionarios usando la herramienta Q&A (preguntas y respuestas)
- Otras cuestiones a discutir durante el Kick-Off serían la estructura del índice del Data Room y los diversos niveles de acceso que se conceden a las personas que van a utilizarla
2) Formación del Equipo para el uso del Data Room
Para usar el data room de manera efectiva durante el desarrollo y duración del proyecto, es positivo que los administradores reciban un curso sobre la utilización de las herramientas disponibles. Aunque la mayoría de los proveedores de Data Rooms proporcionan completos recursos de gestión para los clientes, la formación de usuarios aporta al proyecto significantes beneficios, tales como:
- Mejora el conocimiento de los usuarios sobre el potencial de la tecnología, y
- Ayuda a fomentar el uso de opciones para el cliente, tales como la personalización del interface y de las características.
Así se marca la diferencia entre usar el Data Room sólo como almacenamiento de documentos o utilizar todos los beneficios de las opciones que hay disponibles.
3) Gestión de documentación y permisos
Probablemente el aspecto más completo del ciclo de un dataroom es la gestión eficaz de la documentación, vital para el éxito de la operación. Los datos y la información se entrega al equipo de gestión del proyecto, bien en una unidad de disco portátil o via sFTP, o se sube directamente por el equipo del cliente.
Las carpetas y los documentos están ordenados de acuerdo con el índice elaborado según las necesidades que el cliente explicó durante el Kick-Off, y los niveles de acceso se asignan según la lista de usuarios facilitada. Diferentes tipos de permisos que van desde solo ver un documento hasta opciones de editar, descargar e imprimir. En la mayoría de los casos, los usuarios no estarán autorizados a duplicar o guardar una copia externa de la documentación. La mayoría de los Data Room facilitan una versión de control que proporciona un registro donde se controlan los cambios y las actividades que se realizan.
4) Control de calidad y puesta en marcha de la transacción
Asegurarse de que no hay errores en la organización de las carpetas o en la asignación de permisos es de vital importancia antes de la puesta en marcha de la transacción. Es necesario que el equipo del proyecto y sus coordinadores trabajen juntos para garantizar que la configuración es correcta, y que el protocolo seguido recrea físicamente el entorno al iniciarse la sesión por varios usuarios. Una vez en que todo el mundo esté de acuerdo y que se ha hecho el control de calidad, se enviarán las invitaciones a las partes externas y el proyecto empezará realmente a funcionar.
5) Cierre de la transacción
Al final del proyecto, el Data Room se cerrará. Los documentos finales se comparten para comentarlos y la transacción se archiva. La aplicación ofrece almacenar una copia de seguridad de todos los datos usados durante la operación, que es conocida como “ Biblia de la transacción”, donde los usuarios autorizados podrán acceder si lo necesitan como referencia o para algún tema legal.
El seguimiento de estos pasos durante el desarrollo de la transacción, con independencia de su confidencialidad, asegura el máximo beneficio del uso de la tecnología tanto para los proveedores como para los clientes.
