Una de las claves del éxito en la organización de un data room virtual es la organización de la documentación. La información debe estar bien estructurada, ser fácil de seguir y es conveniente crear un índice por adelantado, para así mejorar la eficacia de la transacción y su gestión. Desde EthosData, como proveedores de Data Room Virtuales os aconsejamos lo siguiente:
1. Comprender la naturaleza y los tiempos del Due Diligence
¿La compañía es privada o cotizada? ¿Está ubicada en otro país? ¿Cómo de complejo es el activo que se vende? En todos los casos se debe comprender los requisitos de la otra parte para iniciar el proceso y la información que se puede revisar en el proceso preliminar. En la mayoría de las ocasiones se añade más información de la prevista durante la vida del proyecto y eso puede implicar un mayor coste del Data Room y alargar el proceso, donde generalmente los tiempo son muy ajustados. Siempre se aconseja crear un check list del proceso además de intentar conocer los requisitos de la otra parte y poder prever imprevistos.
2. Internalizar el uso de un Data Room Virtual
Los Data Rooms Virtuales son una manera rápida y eficaz de almacenar información relevante a la empresa. El uso de un Data Room Virtual por parte de todos los departamentos y/o filiales de una empresa es una sencilla opción de compartir y organizar la información manteniendo altos estándares sobre la seguridad y protección de dicha información.
Una vez comience el proceso de Due Diligence será mucho más sencillo localizar la información, y subirla a un nuevo Data Room o customizar los accesos para terceros.
3. Crear y mantener listas de control
El uso de listas de control asegura que la información material no se pierda debido a un error humano. Cuando hay elevados volúmenes de archivos con los que tratar, es muy fácil pasar por alto algunos de ellos. Más tarde, ese error, que puede ser percibido como insignificante, puede convertirse en un posible litigio. Es mejor no correr riesgos usando listas de control.
4. Usar al equipo del proveedor de Data Room Virtual
Un Proveedor de Data Room Virtual experimentado no sólo ahorra tiempo, sino que también es un equipo de apoyo y guía a lo largo del proceso. El equipo de Coordinadores de Proyecto no solo está para resolver posibles problemas, sino para apoyar a su cliente y convertirse en una parte del equipo, así será mucho más sencillo controlar los accesos y sacar el máximo partido al Data Room.
Siguiendo los pasos anteriores a la hora de preparar un Data Room Virtual para un proceso de Due Diligence, todo lo que sigue no supondrá ningún esfuerzo. Un Data Room Virtual bien planificado requiere poco tiempo para gestionarlo. Contar siempre con el equipo del Data Room Virtual durante la vida útil del data room, especialmente en las primeras etapas. Si el Proveedor de Data Room Virtual que se está considerando no tiene un equipo dedicado para ayudarte durante de la operación, ¡entonces considera a uno que sí lo tenga!
