保密性对选择虚拟资料室的供应商来说是至关重要的。一点点的泄露会使兼并收购的信息大规模的瓦解，只是早晚问题，但您依然需要完全相信您的员工处理这些文件。然而大多数的资料室现在都有大量的电子文件，在准备资料室时，许多的项目中您依然需要扫描许多文件。在这些情况下，您需要保证扫描过程与资料室有一样的安全保护。 您在选择一个扫描商时需要考虑以下六点： 1. 保密性 如果想保护您的文件不落入他人之手。当您使用资料室时，您应该确保与扫描的第三方公司签署保密协议，以确保文件的保密性。通常虚拟资料室的供应商在服务里都会包括文件扫描这一项。在提交机密文件之前，您应该询问这个过程将在那里进行以及如何进行。 2. 扫描常识 如果一些不清晰的文件被送到资料室是完全无效的。必须保证资料室的提供商能够为图片和文件选择合适的分辨率，使文件能够清楚的被阅读。文件需要以合适的分辨率扫描，通常图片是300 dpi，而文字一般150 dpi。

“How do you as a Virtual Data provider destroy your documents?  What should I do to destroy our data?” A very good client asked us this question the other day.  

In the third of our posts about a robust security policy from a Virtual Data Room provider’s perspective, let’s take a look at how you actually implement the policy.  As in other posts in these series, we are sharing with you some of the learning/policies, that we have implemented in EthosData to manage our Dataroom business. The hardest part of the process is often rolling

Recently we wrote about the importance of implementing basic security policies from a virtual data room perspective. We highlighted how to assess the risk and take a systematic approach to the things a robust data security plan needs to cover. All your efforts are worthless, however, if you don’t follow through by tracking compliance with the policy, keeping it updated as new risks present themselves and educating

When technology experts create a platform such as that used by a virtual data room, it’s tempting to try and put all the functionality in the same place.“Simplicity is the ultimate sophistication.” The words are attributed to Leonardo da Vinci. There’s no proof he actually said it. What is proven, however, is that it was used as a slogan by Apple Computers in 1977 with the introduction

Un dataroom virtual (Virtual Data Room o VDR por sus siglas en inglés) no es tal si no está disponible en todo momento.  Las transacciones importantes como las fusiones y adquisiciones (M&A por sus siglas en inlgés) e IPOs están siempre sujetos a calendarios muy exigentes y cualquier retraso pueden tener consecuencias muy negativas en el resultado del proceso.

Law firms are increasingly deploying their own Internet-based virtual data rooms (VDRs), as part of their basic document management solution. This is a good idea in theory because it keeps confidential documentation in-house, leading to a sense of greater control. It also expands the use of the VDRs beyond the relatively small number of service providers that operate facilities. Often, the firms use white-label VDR technology supplied

Security of your critical business data is paramount no matter if you are running a high profile transaction through a Virtual Data Room or just running your normal business transaction on a daily basis. Companies, regardless of size, rely on critical business data in order to succeed and flourish.

一旦您确定了资料室的供应商，交易就进入尽职调查的前期准备阶段。这包括设置好所需的所有设施，以便进行尽职调查、准备文件、以及双方所需的协议。我们需要决定这些是卖方角度还是买方角度。 竞争性销售过程 典型的竞争性销售过程比一次性交易需要做更多的准备。这是因为竞争性的销售过程涉及到更多的买家而不是只有单一的买家。潜在的买家越多，就越需要高度的保密性和安全性。 交易的市场营销 在投资银行家和法律顾问的帮助下，卖方会准备一个信息交换的媒介和备忘录，并提前发送给买方确认。在过去，这是通过创建新的PDF文件。这个方法是有风险的，比如有可能会丢失文件或将文件传递到错误的收件人手上。采用虚拟资料室，卖方能够安全的将文件发送到多个收件者手中，并能够获悉哪些用户查看过该文件。 准备协议 在发布任何文件之前，各方需要签署协议。虚拟资料室提供各种网络设施的管理条约，这些和用户协议将设置在一起。同时，客户需要供应商签署保密协议以保护数据安全。 设置资料室 到了设置虚拟资料室的阶段，卖方和服务提供者会一起决定合适的排版和结构。需要组织信息并有逻辑的编辑成目录，以便买方方便的搜寻资料，鉴定各层级的保密级别。 交易准备 这阶段的尽职调查的过程涉及从买方获取所需的文件并重新分配。在某些情况下，我们需要扫描纸质文件，在其他情况下，我们只用搜集电子版。 计划尽职调查 计划尽职调查的过程涉及到确认发送给买方的文件以及他们的发布顺序。买方成员的用户权限由员工的不同级别来确定，以此来管理个用户的权限级别。用户权限将根据卖方不同的标准来确定。

如果您仍然在使用FTP或者其他网络数据存储系统来发送与工作相关的内容，我们建议您改为使用高效安全的解决方案—虚拟资料室。记得当初您发现FTP时，您认为他是如此一个高技术的功能吗？在网络安全成为人们关注的焦点之前的那些幸福的日子里，FTP是传递大量数据的非常好的方式。但是，FTP技术的使用已经超过40岁了，与现今的技术相比，可谓过时已久。 首先，FTP并不安全 处理公司文件安全是重中之重，老式的FTP方式并不能充分保障客户的信息安全。FTP的设计从未考虑过为数据流通加密，因此FTP很容易被黑客跟踪，成为主要攻击目标。敏感资料常常会被保存在一些通用路径中，如： 人事记录 密码 财务信息 如果贵公司的重要资料，如银行信息，落入其他人手中，修补该漏洞是非常昂贵的 – 而虚拟资料室可以完全避免这种可能性。