O que é um data room? Uma sala de dados virtual (dataroom virtual ou VDR) é, simplesmente, uma versão eletrônica de uma sala de dados tradicional, acessada por meio de uma conexão segura e criptografada da web, onde as partes podem acessar a documentação necessária durante a devida diligência. É hospedado por um provedor de serviços de data room, que garante que todas as informações sejam mantidas com segurança, permitindo que os clientes selecionem o que cada usuário pode fazer com cada parte da documentação. Normalmente, as taxas de data room são calculadas por número de páginas ou por megabyte,
As salas de dados virtuais se tornaram a norma no estágio de dua diligence na maioria das transações: substituindo as salas de dados em papel que eram tradicionalmente instaladas em escritórios de advocacia ou mesmo em quartos de hotel. O uso de VDRs tornou-se verdadeiramente global e onipresente, de fusões simples entre corporações de tamanho moderado para transações globais complexas envolvendo conglomerados multinacionais
As salas de dados do passado eram locais físicos onde a documentação relevante necessária para a fase de due duligence de uma transação corporativa (por exemplo, uma transação de fusão e aquisição) podia ser acessada por todas as partes envolvidas. Geralmente ficava em um espaço de escritório ou sala de diretoria corporativa, embora às vezes um local para reuniões ou até mesmo um quarto de hotel fosse utilizado por conveniência ou necessidade. Isso criou vários desafios, como o custo de levar as pessoas relevantes ao local da sala e o custo de impressão de toda a documentação pertinente.
Graças à introdução do VDR como uma opção viável para transações corporativas, esses desafios são coisas do passado e do processo de due diligence – junto com uma série de outros aspectos das transações corporativas que são facilitados com o uso deste serviço – torna-se significativamente mais eficiente e econômico.
1. Segurança
O data room virtual adiciona uma camada importante de segurança sobre as salas de dados tradicionais, pois fornece inerentemente um registro de quando a sala foi acessada e de onde foi acessada (por meio da gravação de endereços IP e informações de autenticação do usuário). Além disso, salvar e imprimir podem ser restritos conforme aplicável, e marcas d’água podem ser adicionadas aos documentos que são copiados, tornando os vazamentos de segurança muito mais raros, além de fornecer um meio pronto para rastrear a origem de um vazamento no caso de documentos serem obtidos por terceiros não autorizados.
2. Eficaz na redução de custos
A conveniência adicional e a economia de um VDR simplesmente não podem ser exageradas. Por exemplo, se a transação envolveu uma empresa localizada nos Estados Unidos e outra localizada talvez na Europa ou Índia, as despesas de viagem e hospedagem envolvidas em levar o pessoal para o local do data room não são insignificantes, sem mencionar o tempo que isso acrescentou todo o processo. Agora, todos os envolvidos podem acessar a documentação diretamente de seu escritório em casa, tornando o processo mais econômico, mais conveniente e mais eficiente em termos de tempo.
3. Facilidade de acesso
Outra vantagem importante de um data room virtual é o fato de ser uma plataforma altamente adaptável. Ao lidar com transações complexas entre duas organizações diferentes, existem inúmeras variáveis que devem estar em conformidade com os dois lados da transação, no que diz respeito à formatação e origem da documentação, protocolos de segurança e assim por diante. E essas variáveis podem mudar drasticamente de uma transação para outra – ou às vezes até mesmo dentro da mesma transação conforme as circunstâncias se desenvolvem.
4. Produtividade aprimorada
Um data room virtual de qualidade oferece a adaptabilidade necessária para que as empresas possam tomar as decisões de aquisição mais adequadas à sua estratégia geral, sem se preocupar com sua capacidade de atender aos desafios logísticos que surgem com essas decisões.
Os VDRs tornaram-se tão funcionais, na verdade, que agora estão sendo usados além da fase de due diligence de uma transação e muitas vezes são implantados em um grau ou outro desde a fase de pesquisa até o fechamento – e às vezes até usados dentro de uma organização para facilitar certos tipos de interações entre vários departamentos e divisões.
Há uma ampla gama de opções ao escolher um provedor de dataroom, e nem todos os serviços são criados iguais. É imperativo que uma pesquisa diligente seja feita para determinar quais são as necessidades específicas de uma organização, bem como a gama de opções oferecidas pelos vários serviços para garantir que os recursos e recursos do serviço sejam a melhor combinação para a transação
Eles são essencialmente elementos padrão de qualquer transação corporativa no mundo desenvolvido e estão rapidamente se tornando mais amplamente disponíveis, mesmo nos mercados em desenvolvimento.
Conforme a tecnologia avança, os data room virtuais continuarão a fornecer maior conveniência, segurança e flexibilidade para todos os tipos de transações corporativas.
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