O que procurar ao comparar data rooms virtuais:
“Você precisa gastar menos tempo classificando os documentos, mas certifique-se de que todos na equipe possam acessar as informações certas. Você precisa iniciar e fechar esse negócio rapidamente, mas não pode se dar ao luxo de perder nada nas auditorias.”
Ah, as alegrias de trabalhar em um negócio – seja M&A, Joint Venture, IPO ou arrecadação de fundos – com um processo de Due Diligence grande, intenso e não tão empolgante.
Você tem mais informações para compartilhar e revisar do que nunca, e ainda menos tempo para fazer isso.
Entre outras coisas, esta é uma das principais razões pelas quais salas de dados virtuais (VDRs) – repositórios online que permitem que várias partes armazenem e compartilhem informações críticas com segurança – se tornarem tão populares nos últimos anos.
No entanto, com tantos provedores de VDR por aí (bem como várias plataformas de armazenamento em nuvem), é importante saber como identificar um bom VDR antes de se comprometer com um provedor. Aqui está o que procurar:
1. VDR fácil de usar
Parece óbvio, certo?
No entanto, vários provedores de VDR complicam seu software com recursos que você não precisa e processos complicados. Solicite uma demonstração do VDR antes de se comprometer com ele e certifique-se que seja simples para você e a sua equipe de negociação.
2. A estrutura de preços sob medida para o seu negócio
Um provedor de VDR normalmente cobre por quantos megabytes (MBs) de dados você usa ou quantas páginas você armazena. É importante que você tenha flexibilidade para fazer as duas coisas, dependendo do negócio que está trabalhando.
Se os documentos que você está armazenando no VDR são baseados em texto (por exemplo, planilhas ou relatórios escritos), então é melhor pagar por MBs de dados pois o custo será menor.
Se os seus documentos contiverem vários arquivos grandes de gráficos e imagens (como esquemas de patentes), você deverá pagar pelo número de páginas armazenadas pois o tamanho do arquivo será muito maior.
Da mesma forma, você precisará decidir se paga por um número ilimitado de pessoas para ter acesso ao seu VDR ou se paga por usuário. Dependendo de como você está trabalhando no seus negócios, com o tempo o provedor de VDR ideal deve ser capaz de aumentar – ou diminuir – seus requisitos de acordo.
3. Suporte para configurar e seguir em frente
“Adoro passar o tempo aprendendo como usar um VDR e como lidar com plug-ins” – dito por ninguém, nunca.
Para obter o máximo do seu VDR e garantir que todos no negócio entendam onde está tudo nele e como funciona, você deve selecionar um provedor que o ajudará a configurar e enviar seus documentos para você.
Esse suporte não deve parar por aqui. Seu provedor deve ter uma equipe de suporte disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, pronta para responder a qualquer pergunta de sua equipe à noite ou nos finais de semana também. Seu negócio não vai esperar, tampouco deveria você.
4. Um Data Room Virtual totalmente seguro
As informações compartilhadas em qualquer negócio transacional são naturalmente muito confidenciais e, portanto, qualquer VDR precisa ser impenetrável a ataques de hackers.
Você dever verificar se o provedor tem certificações de terceiros de ISO 27001, SSAE 16 e ISAE 3402, pois são uma boa referência para padrões de segurança de alta qualidade.
Também é importante notar onde os servidores do VDR estão baseados além da reputação e o histórico do provedor.
5. Capacidade de controlar quem vê o quê
Um bom VDR permitirá que você controle quem vê qual documento – seja uma pasta grande de documentos ou um único documento em uma pasta grande – ao mesmo tempo que retringe o que as pessoas podem fazer com esses documentos.
Os melhores provedores de VDR darão a você a capacidade de ver o que as pessoas fizeram e estão fazendo em seu VDR para que suas informações permaneçam privadas. Isso inclui adicionar marcas d’ádua a documentos ou restringir quem os imprime.
6. Uma sala de negociações que nunca o deixa na mão
Às vezes (apenas às vezes) a tecnologia falha, e, no caso de VDRs, um servidor pode ficar inativo. Os provedores de VDR mais confiáveis devem ter um segundo servidor instalado, de preferência em uma região diferente do primeiro.
Ao selecionar o seu provedor certifique-se que este seja o caso e, se de fato for, que o segundo servidor replique dados continuamente para que possa ser ativados automaticamente e atualizado quando o primeiro servidos estiver inativo – garantindo que você não perca tempo em seu negócio.
7. Um provedor que entende você e suas necessidades
Vamos ser honestos… Você não poderia se importar menos com VDRs, certificados de segurança ou megabytes. Você só precisa fazer seu negócio rapidamente com um serviço que funcione.
Certifique-se que seu provedor entende isso, ou, melhor ainda, tem experiência em estar do seu lado da mesa. O serviço deles será melhor, eles farão o trabalho pesado e manterão as coisas simples para você.
Isso é tudo, pessoal…
Esta lista não é de forma alguma definitiva, mas esses sete itens são coisas essenciais que você deve procurar ao selecionar o seu provedor de VDR.
Coincidentemente, são tudo o que oferecemos nos Data Rooms Virtuais da EthosData. Engraçado isso, não é?
Nos últimos cinco anos desenvolvemos nossos serviços de data room virtual em torno dessas áreas, pois são as coisas principais que nós, e agora nossos clientes, queríamos quando éramos banqueiros de investimentos em busca de um data room de M&A adequado.
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