¿Porqué pagar un Data Room Virtual cuando puede usar plataformas para compartir documentos que son gratuitas, como Dropbox, Box.net o Google Docs?. Cuando surge la necesidad de compartir documentos confidenciales importantes, es fundamental ser capaz de distinguir las diferencias entre estos servicios online. Como respuesta rápida podemos decir que fueron creados para distintos propósitos. Los Data Room Virtuales tienen un avanzado potencial para asegurar que una transacción segura, mientras que estos otros servicios van dirigidos a usuarios comunes. Si dirige una empresa, seguro que no quiere dejar información sobre algún tema importante sin protección. Aquí, vamos a examinar los factores que debe considerar cuando elija entre utilizar Dropbox o un Data Room Virtual.
1) Seguridad
Los data room virtuales han sido construidos con el alto nivel de seguridad que se requiere para el proceso de creación de una empresa, esta es una buena razón para que sean usados por bancos y agencias gubernamentales; ya que la base principal de los Data Room Virtuales es la seguridad. Otros servicios, como puede ser Dropbox, están basados en su facilidad de uso y en un su uso de forma masivo; pero en cuanto a la seguridad, no se ofrece un alto nivel y esto es considerado a menudo cuando ya se ha visto comprometida. De hecho, ha habido muchos casos de violación de la privacidad en la mayoría de estas empresas.
Los Data Room Virtuales permiten controlar remotamente los derechos de los usuarios sobre los documentos después de que estos sean subidos. Así, cuando termina el proyecto o si una persona es eliminada de este, se puede bloquear el acceso al documento que el usuario descargó. Adicionalmente a otras medidas de seguridad básicas, algunos data rooms permiten a los usuarios añadir a sus documentos una marca de agua personalizada y bloquear la tecla de “captura de pantalla” a las personas que vean el documento.
2) Servicio
Desde el mantenimiento de archivos hasta la personalización de la página principal de entrada, los Data Room Virtuales ofrecen un servicio personalizado en todo momento, opciones que no ofrece ninguna de las herramientas masivas. Un proveedor de Data Room profesional asigna a cada cliente un experimentado coordinador de proyecto, que está disponible las 24 horas del día los 7 días de la semana, para cualquier servicio que se requiera. Estos coordinadores pueden ser locales y son fácilmente localizables por todos los usuarios en todo momento.
3) Funciones avanzadas
Un Data Room Virtual ofrece funciones avanzadas que hace que la comunicación sea más eficiente y simple que las herramientas basadas sólo en el servicio de compartir archivos.
- A diferencia de los servicios masivos, los Data Room Virtuales ofrecen mayor eficacia – un método intuitivo de gestión de permisos sobre el documento. Con un Data Room Virtual es fácil decidir quién ve qué y con qué nivel de permisos. Con sólo a un click de ratón, puede activar o revocar el acceso a un usuario para un determinado documento, carpeta o para el Dataroom completo. Con algunos de los proveedores más sofisticados se puede controlar si los usuarios pueden copiar, imprimir, reenviar o modificar un documento; e incluso puede bloquear el uso de la captura de pantalla y añadir una marca de agua personalizada. Estas se aplican incluso cuando el documento se extrae del proyecto (por ejemplo, se guarda en un PC). Si un proyecto termina, o un usuario se elimina del proyecto, cualquier documento que esta persona pueda haber guardado en su PC puede bloquearse remotamente. Esto no lo puede hacer con cualquier otro proveedor de servicios masivos.
- Normalmente, un data room debe tener una herramienta de Q&A (Preguntas y Respuestas), donde compradores y vendedores pueden enviar preguntas y comentarios a documentos específicos, que serán supervisados optimizando así el tiempo y su importancia. Además, esta herramienta permite responder a más de una pregunta al mismo tiempo, añadir hipervínculos en su respuesta y una vez finalizado, exportarlo a Microsoft Excel como informe para su referencia.
- Los Data Room Virtuales avisan en tiempo real a todos los participantes del proyecto sobre posibles cambios en los documentos, comentarios o la subida a la plataforma de nuevos documentos. Adicionalmente, todas las partes recibirán un informe semanal que les mantendrá informados sobre cada documento y su progreso.
- Los Data Room Virtuales son reconocidos por sus completos informes, el informe de Q&A (preguntas y respuestas) de todas las iteraciones entre usuarios grabadas en un formato sencillo de utilizar y que puede ser exportado fácilmente an Excel.
4) Informe e Inspección
Como se mencionaba antes, los Data Room Virtuales ofrecen una calidad de comunicación incomparable. Los informes son muy detallados, contienen información ordenada por usuario sobre visualización de los documentos, las preguntas realizadas y también sobre cuantas veces se ha entrado en el data room. Además, se graban todas las acciones que se han llevado a cabo, incluyendo la fecha y hora en que se han llevado a cabo. De este modo su empresa estará cubierta en el caso de que haya acciones legales.
Servicios como Dropbox, Box.net y Google Drive pueden ser una gran herramienta para uso personal o para compartir algunos documentos públicos con socios del negocio. Sin embargo, cuando se trata de la seguridad del funcionamiento de su empresa vía online, los Data Room Virtuales ofrecen un alto nivel de calidad en la comunicación y en el servicio en la cual usted puede confiar.
