Um data room virtual tem muitas partes móveis. Com a ajuda da internet, os usuários estão acessando informações confidenciais 24 horas por dia, de vários fusos horários, em vários idiomas e de diferentes sistemas operacionais (Windows e mac). Cada computador geralmente executa softwares diferentes com versões diferentes, algumas das quais podem estar atualizadas e outras não. Adicione a isso as velocidades variáveis de conexão com a Internet, os vários tipos de firewalls e filtros de spam. Como garantir que tudo funcione sem esforço? A resposta está em uma comunicação clara que é executada por um processo sólido como uma rocha.
Aqui estão 6 etapas que todo provedor de data room virtual deve seguir:
1. Funções e expectativas definidas desde o início
Desde o início, quando todos sabem quem é o responsável interna e externamente, as chances de mal-entendidos são drasticamente reduzidas. Um provedor de VDR deve sempre iniciar uma novo projeto com uma ligação inicial. O objetivo desta chamada é configurar a estrutura básica do Data Room Virtual em termos de segurança, oferecer assistência ao cliente na criação do mapa do site e compartilhar os dados de contato das equipes incluindo seus números de telefone pessoais, detalhes de chat online e os respectivos endereços de e-mail.
2. Resposta imediata quando um pedido é recebido para uma consulta
Todos os usuários odeiam ficar sem saber se sua solicitação está sendo tratada. Quando uma solicitação é feita, um e-mail por escrito do especialista de data room que está tratando da solicitação específica deve ser enviado em 15 minutos. Isso permite que o usuário saiba que alguém está trabalhando em sua consulta, deixando-o bem informado.
3. Resposta imediata quando a solicitação for executada
Algumas solicitações demoram muito mais para serem executadas do que outras. Normalmente, as solicitações mais longas requerem uma mudança nas permissões que são complicadas porque envolvem vários grupos, usuários e arquivos. Assim que o pedido for executado com sucesso, um e-mail para o cliente informa-o de que o seu pedido foi concluído.
4. Acompanhamento periódico para garantir que todos possam acessar os dados
Não é suficiente enviar um convite por email aos usuários de um determinado projeto. Às vezes, os convites são filtrados para a pasta de spam por determinados clientes de e-mail. Outras vezes, o usuário não entende as etapas que devem ser seguidas. Um acompanhamento periódico permite que o provedor de VDR identifique quaisquer problemas que os usuários possam estar enfrentando para resolvê-los imediatamente.
5. Manter um registro claro de todas as comunicações
Manter toda a comunicação por escrito garante que os membros da equipe dedicada dos provedores de data room virtual possam retomar facilmente de onde seus colegas deixaram, sem ter que fazer o cliente repetir o cenário. Isso garante que a comunicação flua facilmente de uma pessoa da equipe para outra, sem qualquer interrupção na coordenação.
6. Usando um endereço de e-mail dedicado para o projeto
Continuando com o ponto anterior, quando há vários membros de um data room virtual envolvidos em um projeto, é importante manter todos informados. Um endereço de e-mail dedicado criado exclusivamente para aquele projeto específico permite um processo fácil de acompanhamentos e respostas que evita qualquer interrupção na comunicação.
Conclusão
Uma comunicação clara é essencial para gerenciar um data room. Sem uma abordagem orientada a processos para gerenciar as solicitações dos clientes, os problemas dos usuários e as instruções dos consultores, é fácil cometer erros. Um provedor de VDR experiente garantirá que todas as comunicações sejam feitas por escrito para evitar mal-entendidos. Quando transações de milhões de dólares acontecem online, a margem de erro é nula, e é por isso que definir funções e responsabilidades, responder em tempo hábil e acompanhar proativamente para garantir que a tecnologia está sendo usada em todo o seu potencial, é crucial para executar a due diligence sem esforço processos.
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