Compartilhar documentos online é natural para a maior parte de nós. Nós precisamos compartilhar documentos para demonstrar o trabalho que fizemos, para receber comentários e feedbacks, para nos permitir colaborar com nossos colegas, parceiros e consultores, e as vezes pegar assinatura do chefe, escanear e nos enviar para que possamos registrar outra venda de sucesso.
Qualquer que seja o propósito, eu tenho certeza que você quer saber qual é a melhor forma de compartilhar seus documentos online.
Eu irei falar sobre as principais opções disponíveis para você compartilhar seus documentos online:
1. E-mail
E-mail ainda é uma das formas de comunicação moderna mais utilizadas. A primeira coisa que você provavelmente faz pela manhã é pegar o seu smartphone para checar os e-mails. Uma das ferramentas mais comuns do e-mail é a de anexo, independente se você usa Outlook, Apple Mail, Gmail, Yahoo, Microsoft Live.
A habilidade de compartilhar documentos enviando eles para as partes por e-mail é uma forma de troca de documentos na internet amplamente utilizada e aceita. Porém, esse método tem as suas limitações. Enviar por e-mail documentos que tem mais de 10-20 MG não somente requer uma conexão de internet rápida mas também torna o processo lento e pesado para ambos quem envia e recebe. Se seus documentos estão com mais de 20 MB, então é melhor você buscar outras opções de compartilhamento de documentos.
2. Google Drive
O Google Drive te permite a salvar e compartilhar até 15 GB de dados grátis. Você consegue facilmente fazer o upload dos seus documentos independentemente se eles são planilhas, documentos word, slides. Copie o link do arquivo e compartilhe-o com outras pessoas e se alivie do problema de anexar o mesmo documento em múltiplos e-mails e obstruir o espaço limitado que você tem do seu provedor.
Enquanto o Google Drive funciona bem para compartilhar arquivos do dia-a-dia, ele não é bom para deals de negócios já que eles não devem ser mais que 1.024.000 caracteres, sem considerar o número de páginas, tamanho da fonte e não mais que 50 MB se convertido para Google Docs. Planilhas não podem ter mais de 400.000 células com o máximo de 256 colunas por página e não mais que 100 MB em tamanho. Em relação a restrição a tamanho de arquivo, ele não pode ser mais que 10 GB por arquivo.
3. MS Office Live
O MS Office Live funciona de forma similar ao Google Drive. Ele permite que os usuários salvem os documentos no OneDrive e compartilhem eles com outros. Se você utilizar todo o espaço grátis da sua conta do Google Drive, você poderia considerar utilizar o espaço de 15 GB grátis fornecido pelo Microsoft para compartilhamento de documentos. Porém, não é ideal ter diferentes sistemas de compartilhamento de arquivos funcionando ao mesmo tempo, especialmente em um ambiente coorporativo. Em relação a restrição de tamanho, ele não deve exceder 2 GB por arquivo.
4. Dropbox
O Dropbox é na verdade pioneiro quando nos referimos à sincronização e compartilhamento de documentos entre múltiplos dispositivos. Assim como o Google Drive ou o OneDrive, você pode colocar arquivos na pasta do DropBox, copiar o link e compartilhar seus documentos com múltiplas pessoas. A quantidade de espaço livre provida pelo DropBox é de somente 2 GB, que é a menor quantidade entre as alternativas. Além disso, o DropBox não permite edição de documentos online, como o Google Drive e o OneDrive, que é uma grande desvantagem. O serviço tem o único objetivo de armazenar, fazer backup e compartilhar dados.
5. Box
Box é igual ao DropBox, Google Drive e o OneDrive. Ele permite que você armazene, faça backup, edite e compartilhe documentos e outros dados pela internet. Com 10 GB de espaço grátis, Box pode ser considerado melhor que o DropBox, porém não em relação ao Google Drive e o OneDrive.
6. EthosDrive
O EthosDrive, um produto exclusivo do EthosData, é para coorporações compartilharem os arquivos em uma forma mais estruturada comparado às opções discutidas anteriormente. Ele também fornece ao usuário mais controle sobre os dados em um custo mínimo. É possível também compartilhar os arquivos com opção de somente leitura ou somente upload a múltiplos usuários, além de revogar o acesso por requerimento.
Com esse design avançado e direto, o EthosDrive é adequado para compartilhamento e gerenciamento de dados ilimitados sem gastar muito tempo.
7. EthosData Data Room
A EthosData é diferente dos serviços mencionados acima por ser um provedor de Data Room Virtualque é utilizado por corporações que querem sempre ter controle sobre os documentos compartilhados online sem se preocupar com segurança.
Dada a inegável necessidade de compartilhamento de documentos com outsiders e preocupados com as informações confidenciais pararem nas mãos erradas, a EthosData te permite compartilhar seus documentos com quem e quando você quiser, verificar se eles estão olhando os documentos compartilhados e revogar acesso a esses documentos a qualquer momento.
A maior parte dos usuários são companhias Fortune 500, melhores escritórios de advocacia globais, instituições financeiras. Os clientes recebem um plano customizado como requerido com a habilidade de realizar mudanças no futuro como eles quiserem. Além de ter acesso à melhor tecnologia, a EthosData também oferece suporte técnico 24/7 dedicado ao seu projeto sem custos adicionais.
8. Outros Data Rooms
Assim como a EthosData, tem mais de dezenas de outros provedores de Data Room Virtual que irão te possibilitar compartilhar documentos de forma segura na internet. Porém, nem todos são criados de forma igual. Um Data Room Virtual normalmente é usado ao executar transações multimilionárias, por isso é essencial que a empresa escolha hosts em servidores world-class e confiáveis como AWS, tenha certificações como SSAE 16 e ISAE 3402, faça verificações de antecedentes em sua equipe para assegurar que eles podem ser confiados para gerenciar seus documentos, e já sejam premiados pelo seu trabalho na indústria.
Quando for decidir como compartilhar seus documentos online, você deve se perguntar se os documentos que você está compartilhando são confidenciais. Se não são e você não se importa que outras pessoas o tenham e o circulem, então há diversas opções grátis disponíveis como E-mail, Google Drive, Microsoft Office Live, Dropbox e Box. Entretanto, se você está compartilhando documentos confidenciais, então você deve considerar a utilização de um Data Room Virtual como a EthosData para proteger, monitorar e manter a segurança da sua informação proprietária.
Ainda com dúvida sobre Data Rooms?
