Un dataroom virtual (Virtual Data Room o VDR por sus siglas en inglés) no es tal si no está disponible en todo momento.
Las transacciones importantes como las fusiones y adquisiciones (M&A por sus siglas en inlgés) e IPOs están siempre sujetos a calendarios muy exigentes y cualquier retraso pueden tener consecuencias muy negativas en el resultado del proceso.
Cualquier plataforma de dataroom virtual respetable tiene que ser diseñada para acomodar el hecho de que los acuerdos se llevan a cabo en todo el mundo y a todas horas. Esto significa que la alta disponibilidad es crucial, y que hacer las preguntas adecuadas en el momento de elegir un proveedor de servicios de VDR es clave para asegurar que se consigue.
¿Qué es la alta disponibilidad?
Alta disponibilidad. Suena bien, ¿no es así? Suena profesional y eficiente, y todas las palabras que utilizaría para describir un servicio de calidad por parte de de un proveedor tecnológico de alto rendimiento. Y eso es exactamente lo que significa: en el entorno de las tecnologías de la información, alta disponibilidad se refiere a la disponibilidad casi continua de los servicios. En muchas organizaciones, un sistema o servicio de alta disponibilidad debe ser capaz de ser utilizable el 99% del tiempo, mientras que otros requieren un 99.99% o un 99.999% en algunos casos. Esto juega un papel fundamental en la tarea de facilitar la debida diligencia para un acuerdo, además de darte la tranquilidad de que sus datos están seguros en todo momento.
He aquí 8 maneras en las que un proveedor de dataroom virtual asegura la alta disponibilidad para los clientes:
#1: Copia de seguridad de los datos
El proveedor de VDR implementa copias de seguridad en cinta u otro medio y se asegura de que estas copias de seguridad sean fiables. Todas estas copias de seguridad deben ser encriptadas para proteger los datos y su almacenamiento debería permanecer bajo estrictos protocolos de seguridad.
#2: Verificación diaria de las copias de seguridad
Disponer de una copia de seguridad sólo tiene valor si los datos son utilizables, por lo que se necesitan comprobaciones diarias para verificarlo. Los dataroom hacen uso de un sistema de notificación por email para informar a los administradores del estado de las copias de seguridad.
#3: Verificación periódica del histórico de archivos
Garantizar que el histórico de archivo puede ser recuperado es esencial en caso de disputa. Sin embargo, el procedimiento de verificación lleva tiempo para ejecutarse y utiliza recursos sustanciales de la CPU, lo cual puede tener un impacto en los clientes de la VDR que intenten acceder al sistema. Al utilizar un sistema redundante (o un sistema de recuperación de desastres disponible) específicamente para llevar a cabo la verificación, el proveedor puede minimizar el impacto sobre el rendimiento del servidor y el efecto sobre los usuarios.
#4: Preparación para fallos de hardware
Éstos pueden ocurrir en cualquier momento, y no hay ningún hardware que sea inmune a los problemas. Lo que importa es la rapidez con la que el dataroom es capaz de responder y restablecer la disponibilidad. Pregunta a su proveedor VDR qué hardware sustituirá a la maquina principal en caso de un apagón que no pueda ser reparado rápidamente.
#5: Tiempo de inactividad mínimo para las copias de seguridad
Con una accesibilidad 24/7, no se puede permitir que su VDR esté inactivo para las copias de seguridad. El proveedor de servicios debería planificar copias de seguridad periódicas que minimicen el impacto sobre los usuarios.
#6: Redundancia del hardware
El proveedor VDR debería tener un mínimo de dos máquinas servidor idénticas. Una está designada como máquina principal, mientras que las otras son sistemas de recuperación de desastres.
#7: Balanceo de carga o sistema de tolerancia a fallos
Éste es un modo operacional de copias de seguridad que transfiere las funciones del dataroom a un segundo sistema si el sistema principal está inactivo por cualquier motivo. Las distintas partes pueden conectarse de manera intercambiable usando tecnología de conectividad “any-to-any”, lo cual significa que los datos siempre están disponibles –independientemente del sistema en el que esté ejecutándose. Una configuración de balanceo de carga perfecta permitirá realizar el cambio entre máquinas sin que los usuarios se den cuenta.
#8: Siempre activo (AlwaysOn)
Ésta es una nueva característica de los servidores de alta disponibilidad que permite que existan dos o más copias completas de cada base de datos, sincronizadas mediante tecnología “AlwaysOn”. Esto elimina la necesidad de instalar redes de área de almacenamiento en la infraestructura del dataroom virtual.
Lo último que necesita durante un acuerdo de alto nivel es que el sistema esté inactivo. Protégase contra esto asegurándose de elegir un dataroom virtual que ofrezca alta disponibilidad, y formule preguntas que determinen los conocimientos y la experiencia del proveedor de servicios antes de firmar ningún acuerdo.
