Utilizar un Data Room Virtual durante un proceso de venta o de fusión le permitirá tener más tiempo para optimizar la ejecución de la transación. Hay muchas opciones para gestionar y compartir documentos de forma más o menos segura. En cualquiera operación importante debería usar siempre un proveedor de data room con buena reputación. Si realmente quiere olvidarse de la gestión de los documentos y poder ser así capaz de centrarse más detenidamente en otros aspectos de la transacción, debería asegurarse de elegir un proveedor de Data Room que incluya en sus servicios un equipo de expertos profesionales en este campo, no solo un equipo que de soporte técnico.
La ventaja de tener un gerente de proyectos (coordinador de transacción como nos gusta llamarlos en EthosData) profesional con conocimiento y experiencia en trasacciones complicadas es muy importante. Un buen coordinador se hace dueño del proceso, gestionando todos los documentos y permisons y eliminando la necesidad para abogados y banqueros de administrar el proceso.
Ocho Aquí se muestran 8 ejemplos de cómo un buen coordinador de Data Room le puede hacer la vida más facil:
1) En la preparación de la documentación
La preparación es uno de los aspectos que ocupa más tiempo en cuanto a la gestión de los documentos durante una transacción de fusión y adquisición. Todos los documentos deben desencuadernarse o desgraparse con cuidado y ser ordenados. Es necesario escanearlos en la resolución apropiada, ser registrados en el sistema, chequeados para comprobar su calidad y guardados en un formato adecuado para que puedan ser vistos antes de ponerlos a disposición de los usuarios. Un buen coordinador será capaz de facilitarle todo este trabajo o, si decide escanearlo usted mismo, proporcionarle las orientaciones necesarias para facilitar el proceso.
2) En la creación del índice
Una vez que los documentos se han escaneado, necesitan ser indexados/catalogados por categorías con una estructura lógica. El coordinador puede utilizar todos los conocimientos obtenidos de su participación en múltiples proyectos para establecer una estructura única; dando nombres que sean convencionales y específicos para su industria y tipo de transacción. Esto simplificará el proceso de búsqueda a quienes dirijan la due diligence.
3) Identificando los niveles de acceso
En términos de confidencialidad, los documentos tienen distintos niveles de categoría y la información compartida necesita tener una buena protección en cuanto a seguridad y confidencialidad. Para mantener la integridad de sus datos, necesita establecer diferentes niveles de acceso para los usuarios. Decidir los diferentes niveles para cada documento y procesarlo puede convertirse en un proceso engorroso si no dispone de ayuda profesional.
4) Subiendo los documentos
Una vez que los documentos estén listos, son subidos al Data room según se indique en el índice. Aunque algunas plataformas de Data Room Virtuales facilitarán sencillas herramientas para cargarlos (subidas por lotes), tener una persona que lo haga puede significar para usted un gran ahorro de tiempo.
5) Estableciendo los permisos del usuario
Los permisos que tienen los usuarios determinan quien tiene acceso a según que documentos, así que esto es un aspecto vital para la seguridad de sus datos y algo que no puede arriesgarse a delegar en su personal sin mucha experiencia. Un coordinador del proyecto cualificado crea el sistema de autorizaciones durante la fase de planificación; lo cual ayuda a formar la estructura del índice y previene retrasos en el futuro si hay que resolver algún problema.
6) Ayudando en la presentación de informes
Las opciones de los informes que ofrecen la mayoría de los Data Room virtuales son bastante sofisticados y pueden ser difíciles de entender. En vez de complicarse con la preparación de las estadísticas que necesite, el coordinador lo hará por usted y se lo presentará con el informe que requiera.
7) En los cambios de última hora
Hacer cambios de última hora en la estructura de un Data room puede ser una pesadilla para quien no tiene experiencia. Con la ayuda de un experto coordinador reducirá el riesgo de necesitar modificaciones de emergencia e incrementará la capacidad de manejarlas si esto ocurre.
8) Previniendo sorpresas
Tener como proveedor de Data Room Virtual una empresa que ofrezca los servicios completos de un coordinador profesional puede ayudar a prevenir sorpresas desagradables tales como llegar al punto de descubrir que los licitadores no han visto nunca cierta información vital.
Si usted está buscando un data room virtual o una plataforma donde compartir archivos para un posible negocio, aseguresé de que elige a un proveedor que ofrezca servicios completos incluyendo: soporte técnico y formación para el equipo, soporte 24/7, asistencia a la dirección del proyecto y evitar gastar su dinero en servicios en los cuales tenga que hacer todo el trabajo.
