En varias ocasiones, nos hemos encontrado con clientes que nos han comentado que no entienden del todo la diferencia entre ambas soluciones y sobre todo por qué unas son mucho más baratas si se ofrece el mismo servicio.
A continuación explicaremos las diferencias entre ambos servicios y por qué las soluciones para compartir documentos en la nube son más utilizada por particulares, mientras que los Data Room Virtuales son utilizados por empresas, tanto para su uso interno como para cualquier transacción con terceros:
1) Soluciones en la nube:
Puede que sea en este tipo de servicio donde encuentres mayor oferta de proveedores – como DropBox, Google Drive o Box – que funcionan según el modelo “Hazlo tú mismo” y que pueden ofrecer hasta 5 GB a un precio muy barato. Cierto es, que algunas de estas soluciones ofrecen cierta seguridad en relación al acceso a la información pero siempre se debe preguntar dónde están almacenados los archivos una vez subidos y qué les ocurre a los archivos una vez que has dado acceso a terceros.
En la mayoría de casos, las soluciones en la nube alojan los datos en grandes proveedores de servicios en la nube, como puede ser Amazon. La seguridad en los servidores de almacenamiento es clave a la hora de proteger la información que se comparte, en el caso de servidores como Amazon o iCloud la seguridad que aplican es menor a otras soluciones como los servidores de un Data Room Virtual. Tambien seria recomendable preguntar si se aplica algún tipo de encriptación o su infraestructura está certificada.
Ademas a la hora de dar acceso a la información, una vez descargada no se aplica ningún tipo de proteccion – puede ser editada, compartida y/o guardada por los usuarios. Tan pronto como cambias el contexto a documentos comerciales confidenciales, hay mucho más en juego, así que tienes que considerar una alternativa mejor.
Es una solución rápida y barata pero sería como dar las llaves de tu casa en lugar de dejarle entrar mientras tú estás ahí guiando dónde se debe entrar.
2) Data Room Virtuales:
El origen de los Data Room Virtuales surge porque las soluciones en la nube no protegen los datos después de que un usuario los ha descargado, algo vital para las empresas que comparten información confidencial y buscan una solución segura, razón por la que confían en los Data Rooms Virtuales.
Ademas los Data Room Virtuales permiten customizar los accesos de manera individual o conjunta y ofrecen opciones de auditoría e informes – herramientas muy útiles una vez que la operación finaliza.
En EthosData la información está protegida con encriptación de 256-bit y permite a los administradores controlar remotamente todos y cada uno de los permisos de los documentos incluso después de que hayan sido descargados. Incluso es posible restringir el acceso a los usuarios después de estos hayan accedido a los documentos. Por ejemplo, podrías hacer que los documentos fueran de sólo lectura – deshabilitando la impresión y aplicando marcas de agua – durante un período de sólo 15 días, después de ese punto, un usuario que antes podía revisar los documentos ya no será capaz de abrirlos.
Otro aspecto importante a destacar es el equipo de profesionales que gestionan los proyectos y trabajan con el cliente con el objetivo de ahorrarle tiempo haciéndose cargo de las tareas diarias del proyecto, la subida de información y configuración de permisos.
Cuando se quiera compartir información con terceros a través de una solución online, lo primero a destacar cuando se busquen proveedores es que los Data Room Virtuales y las soluciones en la nube no son lo mismo, y lo segundo es, ¿se busca seguridad o precio?
Una vez hecha esta distinción se debe contratar un servicio u otro, si lo que buscas es seguridad debes contactar con un Proveedor de Data Room Virtual, y además quieres el mejor servicio, contacta con EthosData.
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