Utiliza  un daata room virtual facilita el proceso de las auditoría en muchos aspectos. En este post vamos a explicar cómo los data room viruales han reducido el tiempo y los costes inherentes mediante la creación y gestión de la documentación necesaria a través de: 

  • Capacidad para intercambiar documentación.
  • Mejorar del proceso de comunicación.
  • Simplificar el seguimiento.
  • Aumentar la seguridad
  • Cumplimiento del proceso. 

Las auditorías financieras son necesarias en la mayoría de las compañías. En muchas jurisdicciones es la época del año en la que llegan los auditores revolviendo todas las operaciones, ya que examinan con lupa todos los registros financieros, legales y corporativos.  También es una de las actividades en las que se pierde más tiempo; si tiene experiencia en ellas, sabrá la cantidad de trabajo extra que los auditores generan para sus empleados. 

Al trabajar basándose en una checklist, generan muchas peticiones desde documentación  para las políticas y procedimientos gubernamentales hasta copias de las facturas que no están claras, esperando que les proporcione todo lo que necesitan. En esto es donde los data rooms han aportado eficiencia a todo el proceso de una auditoría. 

 

1) Intercambio de documentación 

Los data rooms proporcionan una forma simple y segura para organizar e intercambiar información. Este intercambio seguro de documentos significa una gran mejora con respecto a los típicos métodos de enviarlos por email o pasarlos copiados en un USB. No sólo hay un registro de todas las actividades de los usuarios, si no también si comparas hacer copias de documentos sin fin con tan sólo con iniciar la sesión; ya gana con creces debido a estas ventajas. A menudo sólo un equipo sénior de auditores trabaja en sus oficinas, y los documentos tienen que ser enviados por mensajero, por correo o por email. Todos estos inconvenientes desaparecen con el uso de un data room virtual. 

 

2) Mejora del proceso de comunicación 

Mientras la auditoría avanza, es bastante común que los auditores tengan preguntas sobre contratos, acuerdos y otros documentos. Esto genera continuas llamadas y emails para resolver estos problemas. Los data rooms virtuales ofrecen la herramienta de Q&A (preguntas y respuestas), con la cual permite a los usuarios publicar preguntas online sobre documentos específicos. El sistema reenvía las preguntas a los supervisores, quienes publican la respuesta en el data room. No sólo evita que los auditores rastreen los emails para encontrar información, sino también permite que las preguntas y sus respuestas se agreguen al documento para futuras revisiones – evitando que la misma pregunta aparezca de nuevo en auditorías posteriores. 

 

3) Simplificación del seguimiento 

Hacer el seguimiento de una auditoría financiera puede ser un arduo trabajo al que se tiene que dedicar mucho tiempo. En el pasado era normal tener solicitudes duplicadas para la misma información, documentación repetida y pérdida de documentos. Los data room virtuales son una sencilla herramienta para evitar estos problemas porque proporcionan un simple sistema  para organizar el todo el material. Además, ofrecen la opción de enviar una alerta cuando: 

  • Se sube un nuevo documento.
  • Se ha visto una solicitud.
  • Se ha generado una respuesta.
  • Y, sobre todo, posibilita al auditor hacer todo esto sin incurrir en gastos o perder el tiempo viajando a las oficinas del cliente. 
 

4) Aumento de la seguridad 

Los documentos impresos se pueden perder, se pueden dejar olvidados en cualquier sitio o pueden ser robados. Los data room virtuales tienen características que aseguran que sus datos confidenciales no estarán en peligro. Desde la opción de restringir accesos, hasta la capacidad de establecer permisos (que permiten que solo los usuarios seleccionados vean, impriman, descarguen o editen los documentos). Tomo esto hace que todo el proceso sea seguro. 

 

5) Cumplimiento del proceso

El cumplimiento de los requisitos en una auditoria es sólo la mitad de la batalla. En las auditorías, los auditores también están obligados a confirmar que toda la documentación requerida fue puesta a su disposición, y que el equipo cumplió con las solicitudes que le hicieron para pedirles toda la información. Un data room virtual muestra una sólida evidencia de la transparencia del proceso con detallados informes de cuando se hicieron las peticiones, quien las revisó y cuál fue el resultado o la respuesta final. Esto es fundamental para evitar el indeseado proceso de culpa después de la auditoría.

 

Actualmente, los data rooms virtuales se usan ampliamente en transacciones de M&A.  Estamos seguros de que en un futuro próximo todos los auditores financieros utilizarán también los datarooms. El uso de un data room simplifica las auditorías financieras, agiliza el proceso del negocio y reduce las dificultades y los costes.