La utilización de los data room virtuales ya es la norma en todos los procesos de M&A, alianzas estratégicas y otros tipos de transacciones corporativas.

 
 
Los despachos de abogados llevan años utilizando soluciones internas desarrolladas “in house” o compradas a un tercero como marca blanca.  Estas plataformas son utilizadas principalmente en proyectos pequeños en los que la seguridad o el nivel de servicio o disponibilidad no es clave. Curiosamente,  esto no significa que se estén dejando de utilizar los servicios de dataroom virtual de proveedores externos.  Al contrario, cada vez se utilizan más.
 
 
Estas son las 3 razones por las que la mayoría de los despachos de abogados continuan usando proveedores externos aún teniendo su propia plataforma:
 
 
Crear un dataroom virtual requiere conocimientos, gestión de proyectos y recursos humanos. Puede que los bufetes de abogados tengan las tres cosas a su disposición, pero es un reto duplicar los servicios ofrecidos por un proveedor de data room virtual experimentado, los cuales incluyen:
  • Gestión de proyectos para cada transacción incluyendo un coordinador dedicado si es necesario
  • Asistencia en el escaneado y creación del índice por parte de personal experimentado
  • Soporte disponible 24/7 que no depende de las horas de trabajo del bufete de abogados o del departamento de informática correspondiente
  • Sistemas disponibles 24/7 con soluciones muy sofisticadas que requieren una importante infraestructura de tecnologíA
  • Alta disponibilidad, con copias de seguridades habituales, verificación diaria e históricos de archivos.
Para disfrutar del mismo nivel de competencia dentro de la empresa que el suministrado por un proveedor cualificado, los bufetes de abogados tendrían que emplear a personal con conocimientos especializados y experiencia y realizar una gran inversión en tecnología e infraestructura.  Esto sólo sería rentable a un nivel de actividad importante y siempre que los clientes estuvieran dispuestos a pagar el servicio aparte de los honorarios legales de cada caso.
 
 
2. RESPONSABILIDAD
El proceso de compartir información confidencial durante una fusión o venta de una compañía es muy distinto a lo que está habituado a hacer un despacho de abogados.  Es muy distinto salvaguardar los documentos de un cliente y comunicarse con éste que distribuir y controlar multitud de documentos distribuidos a decenas de personas en distantes lugares geográficos en diferentes zonas horarias, y en diferentes idiomas.  

El nivel de responsabilidad tanto operativa como legal y económica es algo con lo que la mayoría de las firmas no se sienten cómodas.  De hecho, incluso en los casos en que los despachos de abogados recomiendan a un dataroom virtual al cliente final, la relación legal es unicamente entre el proveedor y el cliente quedando el despacho fuera del contrato.
 
Pocas empresas privadas tienen la capacidad de proporcionar el nivel de seguridad necesario para proteger la información de un data room virtual. Un proveedor de data room virtual profesional tiene una obligación (y un acuerdo de nivel de servicio) para asegurar que la información del cliente es segura en todos los aspectos, incluyendo:
  • Disponer de instalaciones seguras para los servidores, donde son protegidos del fuego, el robo y otras amenazas físicas
  • Firewalls sólidos y mecanismos de defensa ante intrusiones para proteger los datos sensibles contra la piratería informática
  • Empleados formados en los requisitos de seguridad de una data room virtual, y con contratos firmados en relación a la confidencialidad y no competencia.
  • Controles de acceso y segmentación de datos para permitir que sólo el personal autorizado vea el material sensible
  • Una sólida política de gestión documental con control de versiones activo
A menos que un bufete de abogados sea capaz de garantizar todos los beneficios operacionales de usar una data room externa, es mejor dejar esta tarea crítica a los expertos lo que permitira al bufete centrarse todavia más en los aspectos legales de las actividades de sus clientes.
 
 
En los últimos años, hemos visto un número creciente de despachos que adoptan su propia plataforma. En algunos casos incluso adoptan la nuestras con marca blanca.  En EthosData no vemos esto como competencia. Al revés, cuanta más gente utilice los data room virtuales, más apreciará el servicio diferencial y la tecnología de un proveedor líder.
 
{{cta(’95f5a71f-4bd5-450d-8d30-6fa2cbdce15a’)}}