Los data rooms virtuales están diseñados para facilitar los procesos corporaticos tales tales como fusiones, adquisiciones y otras transacciones de gran importancia. El obejtivo de un buen data room es hacer que el usuario dedique el menos tiempo posible a labores de administracion como preparar documentos, organizar reuniontes, etc.
Los siguiente 7 puntos explican como el data room virtual de EthosData puede ser de gran ayuda, asumiendo muchas de las tareas necesarias para estas transacciones.
1. Preparación de la operación
Preparar la documentación necesaria para este tipo de transacciones ocupa mucho tiempo. Es un proceso en el que colaboran tanto el cliente como el asesor, siendo a menudo también necesaria la intervención de varias partes para así asegurar que se recopila toda la documentación. Configurar un data room es un proceso simple; el equipo de expertos de EthosData se encarga de escanear, subir e indexar toda la documentación, así como distribuir y coordinar los permisos a usuarios.
2. Presentación de la operacion (marketing stage) del negocio
El proceso de comunicación de la operación a posibled inversores es clave para maximizar el éxito de la transacciñon. En este aspecto, el data room virtual puede ser muy útil ya que permite la distribución de teasers o documento de informacion a varios posibles inversores a la vez sin esfuerzo adicional. Asimismo, una plataforma de dataroom como la de EthosData permite ver quién muestra interés por la operación ya que indica quién ha abierto el documento.
3. Seguimiento de actualizaciones
Un Data Room realiza actualizaciones diarias y/o semanales, y permiten mantener informados a todos los usuarios de los cambios que puedan producirse en los documentos. De esta forma es posible mantener a las partes informadas de la evolución de la operación y les facilita el acceso a la nueva información a los pocos segundos de estar disponible.
4. Distribución del material necesario para las reuniones
Para todas las reuniones (ya sean virtuales como tradicionales) es necesaria la distribución de diverso material antes de que se inicien. La circulación de material confidencial impreso es un riesgo, y su producción y envío puede tener un alto coste. Toda esta información se puede subir al Data Room Virtual, notificando a las partes que pueden acceder a ella. Esto reduce tanto costos como riesgos, a la vez que hace que la transacción sea más rápida y también más cómoda.
5. Q&A (preguntas y respuestas)
Solucionar todo lo relativo a las preguntas de los posibles inversores es una parte vital dentro de cualquier negociación. Los canales tradicionales que se usan para esto son el teléfono y los correos electrónicos pero ninguno de ellos es particularmente seguro y se corre el riesgo de que la información confidencial se difunda. En un Data Room Virtual se pueden aclarar las dudas relativas a documentos específicos en un entorno seguro, que estará disponible sólo para los usuarios autorizados para ello. Esto facilita las respuestas a la vez que protege la información.
6. Due Diligence en toda regla
Crear el Data Room virtual al comienzo de una negociación permite una Due Diligence en toda regla, ya que proporciona el acceso de las personas apropiadas a los datos que se necesitan revisar antes de decidir sobre si hacer una oferta o no hacerla. Al mismo tiempo, los permisos a usuarios hace posible evitar que los documentos sean descargados o impresos por partes no autorizadas.
7. Elaboración de la documentación final
Una vez que se ha llegado a un acuerdo, la puntualidad en preparar y circular la documentación final es fundamental para no perder la oportunidad. Todas las partes deben revisarla antes de firmarla: el uso del Data Room hace posible su distribución instantanea. Los informes se realizan a través del mismo Data Room facilitando así que la documentación para cerrar el acuerdo pueda estar preparada en cuestión de horas.
Los operaciones complicados necesitan soluciones fáciles y simples. Aunque la configuración del Data Room Virtual para su empresa abarca muchos detalles, el primer paso para organizarse es contratar la ayuda de profesionales. Beneficiándose de nuestra experiencia, encontrará el camino para llevar a cabo su transacción con eficiencia, dentro de un entorno virtual seguro. El resultado final será un Data Room virtual que le habrá ahorrado tiempo y dinero. Aproveche al máximo la experiencia de utilizar un data room virtual, familiarizándose con las opciones que le facilita EthosData y saque partido explotando todo nuestro potencial.
