Muchas empresas necesitan un data room y una plataforma para compartir archivos de forma segura. Mientras algunos eligen seguir haciendo las cosas como hasta ahora, en data rooms físicos, otros muchos están descubriendo que para las operaciones de M&A, los data room virtuales ofrecen muchas más ventajas, por lo que sería absurdo no adoptar esta tecnología.
1) Eficiencia
Los data rooms virtuales ahorran tiempo, aumentan el valor del negocio y reducen costes en comparación con los data rooms tradionales. Una de las ventajas de los data rooms virtuales es que ofrece la oportunidad de llegar al mayor número de interesados en menos tiempo. Para acceder a un data room tradicional, es necesario fijar una cita. Sin embargo, en un data room virtual, este acceso puede ser simultáneo y sin necesidad de prefijar el momento, reducciendose así el tiempo de las negociaciones de forma significativa.
Muchos de los interesados no tienen tiempo para viajar e ir al lugar donde se encuentra el data room. En cambio, un data room virtual puede convertir a las partes interesadas en compradores, ya que tendrán acceso al data room las 24 horas del día ,7 días a la semana desde cualquier parte del mundo.
2) Simpleza
En un data room virtual se puede seguir todo el proceso facilmente, mientra que en un data room tradicional este proceso no es sencillo de controlar. A menudo, los data room tradicionales se ubican en oficinas de abogados para preservar la seguridad, pero esto también incrementa el coste de mantenimiento. Con el data room online, se pueden tener todos los datos almacenados en un servidor seguro data center. Con un buen software, se puede controlar con facilidad quien accede a cada documento. También existe la opción de controlar quien copia documentos, algo que es casi imposible en un data room tradicional.
3) Seguimiento
Todo se comprueba en un data room virtual; algo muy complicado en el caso de un data room físico. El proceso de creación de un data room virtual es rápido y simple. Se puede crear y poner en funcionamiento en cuestión de unas pocas horas, y tendrá a su disposición miles de documentos en su espacio en un par de días (o menos). En un data room tradicional, no es posible saber quien ha visto un determinado documento, sin embargo un dataroom on-line permite guardar informes diarios que muestren que personas han visto un documento concreto. También proporcionará un informe electrónico que reflejará quien ha examinado un documento determinado y cuando lo hizo.
4) Comunicación
Otra ventaja de los data rooms virtuales sobre los tradicionales es la facilidad que proporciona la tecnología de poder mantener una comunicación confidencial y organizada. La comunicación entre usted y las diferentes partes puede ser detallada y confidencial. Los dataroom virtuales permiten contestar a preguntas específicas de una determinada compañía sin permitir al resto ver esta información. De lo contrario, si desea añadir nueva documentación para que sea vista por todas las partes interesadas, es muy fácil y simple.
5) Deal Intelligence
Un data room virtual puede analizar el interés que tiene su compañía para los posibles compradores, mientras que un data room tradicional no tiene herramientas para averiguar esto. Su inversor podrá aprovechar esta información para aumentar el valor de su empresa durante el proceso de la subasta; entender qué partes están interesadas es un componente fundamental para ser capaz de incrementar la oferta final a favor de su empresa.
Un data room virtual no sólo incrementa la eficacia durante el proceso de trabajo, también proporcionan valiosa información para los inversores, que puede ser utilizada como herramienta en las negociaciones de la transacción.
