El uso de los Virtual Data Room crece año a año. Aunque América del Norte se mantiene el primero en el ranking en el uso de este servicio tecnologico, Europa y Asia están tomando terreno rápidamente. Este crecimiento está impulsado principalmente por una serie de factores, que están encajando de manera óptima en el desarrollo del Due Dilligence. La tecnología de los data room facilita eliminar las barreras geográficas y acelera los procesos, reduciendo los plazos y los problemas de acceso a documentos durante operaciones de alto nivel, dando tranquilidad a las partes implicadas.
Estos son algunos ejemplos de situaciones en las cuales el uso de un data room virtual cambia por completo la dinámica de los procesos de negocio:
Banca de Inversión
El mundo de las finanzas globales depende en gran parte de la seguridad y la confidencialidad de los datos e información utilizada. Durante una fusión, adquisición o el inicio de una oferta pública, por ejemplo, los expertos en finanzas y asuntos legales necesitarán intercambiar información altamente confidencial mientras realizan los trámites oportunos. Los Datarooms hacen esto posible, manteniendo la información segura, controlando el uso que se hace de esta información e incluso avisando a todas las partes en el momento en que hay disponible nueva documentación. Usar un proveedor de servicios con los medios y recursos apropiados mejora ostensiblemente el proceso.
Gestión de Fondos
En el ámbito de la gestión de fondos, ya sean fondeos de inversion, private equity, capital riesgo o hedgefunds, el uso de un data room virtual es permite cumplir con los requisitos de transparencia a la vez que se mantiene el control sobre la información. Gracias a la opción de bloquear información; restringir accesos y permisos a los usuarios, tales como descargar un documento o imprimirlo, se puede evitar que la información más delicada se filtre a la prensa o a la competencia. Al mismo tiempo, facilita la distribución de material de márketing, informes y otra información de interés.
Gestión de Consejos
Las reuniones entre el equipo directivo y el consejo de administración de una empresa no tienen porque llevarse a cabo siempre en un lugar “físico”. Para salvar el obstáculo de la distancia física, la tecnología de un data room facilita la opción de compartir la documentación delicada con los miembros del consejo al mismo tiempo, sin que tengan que estar todos en la misma sala. No es necesario arriesgarse enviando asuntos delicados por email a cuentas personales, preocupándose por estar traspasando el círculo de seguridad de su empresa, o arriesgandose a comprometer los requerimientos legales en lo que se refiere al material corporativo. El consejo puede utilizar las opciones que ofrece un Data Room Virtual en cualquier momento que tenga temas que tratar como medio para circular la información y colaborar en la redacción de propuestas formales.
Sector Legal
Durante cualquier procedimiento legal, los administradores tienen cosas más importantes que hacer que gastar su tiempo localizando documentación. En pocos procedimientos legales está involucrada solo una parte, por esto el acceso compartido y la colaboración es vital para permitir el proceso de investigación, catalogación y archivo de la información relativa a cualquier caso. Los profesionales del sector legal pueden usar un Data Room Virtual exclusivo para tomar notas que serán vistas solo por aquellos a quienes se les permita el acceso por medio de diversos niveles de autorización.
Sector Salud
Anualmente se destinan millones de dolares para el desarrollo de nuevas medicinas, descubrimientos genéticos y la protección del medio ambiente. En un campo altamente competitivo, la seguridad es primordial. A menudo se necesita compartir información entre grandes distancias. Por los derechos de propiedad intelectual del material utilizado para licencias se obtienen fondos para financiar futuras investigaciones, y los proyectos salen adelante o se interrumpen dependiendo de los conocimientos disponibles. Los Data Rooms virtuales son perfectos para las compañías que requieren una seguridad extrema para la información que almacenan on-line.
Estos son sólo algunos de los usos de un data room virtual en el mundo de la empresa. En general, cualquier proceso o negocio que requiera compartir y/o organizar documentos de forma segura puede beneficiarse mucho del uso de este servicio.
