Llegados a este punto, esperamos que tenga una clara idea de las preguntas que debe hacer cuando seleccione un proveedor de Data Room Virtual y los beneficios que le supondrá su uso. En este post, nos gustaría asesorarle sobre qué preguntas debe hacer a su posible proveedor en relación a la copia de seguridad de sus datos.
Una interrupción inoportuna de un servicio puede destruir una transacción, especialmente si hay un retraso en la recuperación de los datos, o peor aun, si los datos se pierden. El backup de los datos representa más que una simple copia de los archivos en un disco o cinta. Algunos de los aspectos a considerar son:
1) ¿Con que frecuencia se realiza la copia de seguridad?
Si el proveedor sólo hace un backup diario, por ejemplo, existe la posibilidad de que haya una cantidad importante de trabajo que no se guarde entre la última copia de seguridad y el posible corte. Lo ideal sería un proveedor que programara varios backups a lo largo del día en intervalos regulares, con la mayor frecuencia posible.
2) ¿Cuánto tiempo se guarda una copia de seguridad?
A menudo, una copia de seguridad antigua, puede rescatarnos de situaciones en las que se han perdido importantes datos. Hay bastantes ejemplos de cómo viejas copias de seguridad que fueron borradas o sobrescritas podrían habernos salvado el día. Además, se puede dar el caso de que haya razones legales por las que se necesiten guardar copias de seguridad.
3) ¿Qué tecnología y procesos se usan para las copias de seguridad?
Tener los datos de copia de seguridad almacenados en algún tipo de soporte físico es esencial para asegurar que los datos pueden recuperarse. Incluso en caso de desastre, estos soportes se puede almacenar en contenedores diseñados para mantenerlos a salvo en caso de una inundación o un incendio.
4) ¿Qué tipo de métodos de encriptación se usan y como se almacenan las contraseñas?
El estándar AES 256 es actualmente líder en seguridad de datos y usted querrá elegir un proveedor de Data Room que iguale o supere este nivel de encriptación. También es importante que la contraseña se almacene de un modo seguro de forma que los usuarios no autorizados no puedan acceder a ella. Un alto grado de cifrado y seguridad no es útil si los nombres de usuarios y las contraseñas están almacenadas sin encriptar en el servidor.
5) ¿Hay backup de los datos en más de un servidor?
Es un hecho que los equipos informáticos tienen fallos. Es importante que un contratiempo de su proveedor no suponga un desastre para la transacción en la que está trabajando. Las políticas de redundancia de las copias de seguridad en servidores es una práctica usual en la mayoría de las empresas de gestión de datos, aunque siempre es recomendable verificar que realmente se está realizando. Sin embargo, esta redundancia no será útil si los servidores de backup están situados en el misma sitio donde están sus datos y que han podido ser afectados por un tornado, incendio, terremoto o un huracán. Un proveedor de Data Room Virtual de calidad tendrá por lo menos un servidor de backup en una localización geográfica diferente para proteger contra estos desastres.
6) ¿Con que rapidez se recupera el servicio en el caso de un fallo?
Aunque existen variables desconocidas relacionadas con la duración de los periodos de inactividad, algunos elementos si pueden ser controlados por su proveedor de Data Room para aseguran el mínimo número de interrupciones durante el servicio. La facilidad de poder conectarse inmediatamente con un servidor de backup alternativo es probablemente la forma más efectiva de minimizar estos periodos de inactividad.
Las políticas de backups en los Data Room están diseñadas para mitigar la perdida y riesgos de sus datos confidenciales, a la vez que el ser capaz de recuperar o reconstruir archivos en el caso de un fallo importante. Los proveedores de Data Room virtuales siguen un estricto protocolo para asegurar un alto nivel de seguridad para su información más delicada. Aunque esperemos que no tenga que utilizar los procedimientos de backup de su proveedor de Data Rooms, tomarse un tiempo para examinar este punto puede prevenir de grandes desastres.
