As Salas de Dados Virtuais são projetadas para auxiliar em negociações de alto nível, como fusões, aquisições e outros negócios corporativos que têm alto risco para todos os envolvidos. Esteja você no estágio de licitações ou finalizando o negócio, a última coisa que você precisa é ter seu tempo ocupado com as minutas de preparação de documentos, organização e tratamento de reuiões de consultas incidentais.
1: Preparação do Negócio
A preparação de documentos é excepcionalmente demorada. É um processo colaborativo com clientes e consultores, e o acesso simultâneo de várias partes é muitas vezes importante para garantir que você tenha tudo o que é necessário. A configuração de uma sala de dados virtuais leva apenas alguns minutos, e um gerenciador de negócios EthosData está disponível para lidar com a verificação, o upload e a indexação de toda a documentação e a alocação de permissões de usuário.
2: Marketing de Negócios
A identificação de licitantes interessados requer a comercialização do negócio. Você pode saber quem são seus potenciais compradores ou investidores, mas fazer com que eles se interessem geralmente exige uma campanha intensa. A EthosData pode ajudar nisso gerenciando o envio de teasers para prospects, e a infaestrutura permite que você envolva vários licitantes ao mesmo tempo. Você pode adicionar quantos licitantes quiser sem custo extra, e as opções de relatórios de data room permitem que você acompanhe seus níveis de interesse com base nos documentos que eles acessam. Você pode então acompanhar para responder a quaisquer perguntas que possam ter.
3: Circulação de Atualizações
Uma sala de dados virtual oferece atualizações diárias e semanais que permitem notificar todos os usuários sobre os documentos no momento de carregá-los. Isso garante que as partes interessadas sejam mantidas no circuito e possam visualizar novas informações segundos após serem disponibilizadas..
4: Distribuição de Materiais de Reunião
Quer suas reuniões de gerenciamento de negócios ocorram virtualmente ou pessoalmente, você precisará distribuir materiais antes de cada reunião. Ter cópias impressas de informações confidenciais em circulação é um risco para a integridade do negócio, e o custo envolvido na produção e envio dos materiais pode ser excessivo. Você pode carregar todos os materiais da reunião em sua sala de dados virtuais e distribuir um memorando informativo às partes para notificá-las de que os documentos estão disponíveis. Isso reduz o risco e o custo e maximiza a velocidade e a conveniência.
5: Q&A
O tratamento de dúvidas é uma parte vital de qualquer processo de negociação, e os canais tradicionalmente usados para gerenciar consultas incluem telefone e e-mail. Nenhum dos métodos é particularmente seguro, portanto, os dados confidenciais correm o risco de serem divulgados. Com um data room virtual, as consultas relacionadas a documentos específicos poder ser esclarecidas em um ambiente seguro e disponibilizadas apenas para usuários com as devidas permissões. Isso facilita e protege as respostas.
6: Diligência Plena
Ter uma sala de dados virtual configurada no início do processo de negócio permite que a devida diligência avance, fornecendo acesso às pessoas certas aos dados que precisam revisar antes de tomar uma decisão sobre licitar ou não. Ao mesmo tempo, as opções de permissão do usuário permitem evitar que documentos sejam baixados ou impressos por pessoas não autorizadas.
7: Preparação de Documentos de Fechamento
Depois que um acordo é alcançado, a preparação e a circulação oportunas dos documentos de fechamento são essenciais para garantir que o impulso não seja perdido. Isso requer revisão por todas as partes antes da assinatura, e o uso de uma sala de dados virtual permite a distribuição instantânea. O feedback é facilitado através de sala de dados e a documentação de fechamento pode ser finalizada em questão de horas.
Negócios complicados precisam de soluções fáceis. Embora existam muitos detalhes envolvidos na configuração do data room ideal para sua organização, contar com a ajuda de profissionais é o primeiro passo para se organizar. Ao utilizar nossa experiência, você estará no caminho certo para um ambiente virtual seguro e protegido para executar sua transação de maneira suave e eficiente. O resultado final será uma sala de dados virtual que foi configurada com economias significativas de tempo e dinheiro, mas que faz tudo o que você precisa para beneficiar suas operações diárias. Aproveite ao máximo sua experiência de sala de dados virtual familiarizando-se com os recursos oferecidos pela EthosData e os benefícios de nos usar ao potencial máximo.
