Los dataroom virtuales pueden ser muy útiles para los abogados que participen en transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A). El papel de las firmas de abogados en las transacciones corporativas (M&A, IPOs, refinanciación) ha cambiado dramáticamente en los últimos años ya que ahora los abogados se implican en todos los aspectos de la transacción. Desde supervisar el proceso de auditoría hasta guiar a sus clientes para que alcancen sus objetivos empresariales, el trabajo requiere un acceso seguro 24/7 a documentación confidencial por parte de todos los implicados en la transacción.

Los dataroom virtuales agilizan este proceso considerablemente, permitiendo el acceso y el uso compartido de archivos verticalmente, tanto dentro de la organización del cliente como dentro del bufete de abogados. Los dataroom permiten también una comunicación privada entre las partes que no depende de redes ni correos electrónicos inseguros.

Los aspectos destacados de usar salas de datos virtuales para este propósito son:

 

Acceso transparente en todo el mundo –

Participar en un acuerdo de fusión y adquisición implica generalmente pasar muchas horas revisando documentación. Esto suele hacerse en la oficina para satisfacer las necesidades de seguridad y el tiempo adicional trabajado durante los fines de semana puede pasar factura a su salud. La capacidad de los dataroom virtuales para proporcionar acceso transparente a los datos desde cualquier parte del mundo le da la flexibilidad para trabajar donde — y cuando — le convenga. Al mismo tiempo, la seguridad de los datos nunca se ve comprometida, independientemente del lugar desde el que se acceda a los mismos. ¡No más envíos de documentos sensibles por mensajero, o colocar unidades de disco flash inseguras en su equipaje de mano!

Seguridad máxima de los documentos –

Usar dataroom virtuales proporcionados por proveedores de servicios de confianza disminuye el riesgo de que su propiedad intelectual acabe en las manos incorrectas. Al guardar la información en una red compartida o enviarla a su abogado por correo electrónico, se arriesgas al robo y la pérdida de control debida al pirateo, la corrupción por virus y programas maliciosos, el borrado accidental o extravío, el espionaje corporativo y la interceptación al acceder a las copias de seguridad y correo electrónico.

Además, el control funcional proporcionado por los data room virtuales le permite decidir quién es capaz de reenviar, copiar o imprimir un documento. Incluso después de que un usuario haya descargado un documento a su computadora, si el acuerdo finaliza o el usuario es apartado del proyecto, tiene la capacidad de bloquear todos los archivos de forma remota. Esto le proporciona una seguridad y un control máximos de su documentación M&A. 

Nunca pierda ni un solo fragmento de información –

Mucho más fácil que tener que buscar en gabinetes de archivos para encontrar documentos específicos, la herramienta de búsqueda de los dataroom virtuales proporciona a los abogados una manera de encontrar material completo sobre un tema en particular. Al buscar una palabra clave o una frase, puede extraer toda la información relacionada en una sola pantalla. No es posible pasar por alto algo porque un documento esté archivado incorrectamente o extraviado. Además, a medida que los nuevos documentos son subidos al dataroom, el sistema notifica a todas las partes con los permisos apropiados. Esto le permite mantenerse actualizado respecto a la información disponible. 

Informes y auditorías –

Los dataroom virtuales disponen funciones de registro de auditoría, las cuales proporciona un registro de todas las acciones llevadas a cabo sobre los documentos. Puede extraer informes de registro que muestran si su firma de abogados ha revisado la información, ver cuándo se abrieron los documentos y por quién. También puede ver cuándo se descargan, imprimen o reenvían los datos. Los informes de registro le ayudan a determinar si la firma de abogados ha tenido en cuenta toda la información necesaria antes de entregar una opinión profesional.

Tanto las firmas de abogados como los clientes salen ganando al usar los dataroom virtuales durante un proceso de fusión y adquisición. Simplemente no tiene sentido intentar ahorrar unos pocos dólares usando métodos de intercambio de archivos y de revisión de documentos anticuados. Con los riesgos inherentes a toda transacción comercial, la seguridad de su información es primordial para el éxito de la empresa.

 

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