Las operaciones de fusiones y adquisiciones (M&A) son complejas y la vida del profesional de corporate finance no es fácil. La mayoría de las transacciones de M&A tiene un gran número de participantes con perfil diverso que necesitan acceder a información muy confidencial desde distintos puntos geográficos con sencillez, rapidez y seguridad. En muchos casos, el cierre con éxito de una operación depende de la rapidez y eficacia en hacer llegar la documentación de la transacción a las distintas partes. Esta es una responsabilidad que normalmente cae en los asesores de la transacción, ya sean banqueros de inversión, abogados o auditores. El uso de un data room virtual es clave a la hora de gestionar dicha información y ayudar a que tanto el cliente como sus asesores no se preocupen de su gestión.
El data room virtual (VDR, virtual data room) facilita el proceso de M&A, permitiendo a los compradores potenciales (o bidder) revisar toda la información, sin que la parte vendedora comprometa la seguridad y confidencialidad de dicha información.
5 Razones por las que el uso de un Data Room hace el proceso de M&A más eficiente:
#1: Mejora la información para el vendedor
La mayoría de las transacciones M&A involucran bancos de inversión, abogados, departamentos internos y/o equipos de M&A, así como equipos de las compañías en venta y compra. El rol y el nivel de acceso de cada bidder difieren. Es clave entender bien el interés de cada participante en las distintas áreas de la transacción.
Usar un data room permite:
- Determinar fácilmente que bidders están más interesados en la transacción.
- Cumplir efectivamente con los requisitos de compliance y seguridad.
- Obtener informes de actividad tanto por equipos como a nivel de usuario, disponibles 24/7 en tiempo real.
- Revisar acciones específicas por bidder como qué documentos ha revisado, cuántas veces y sus preguntas o comentarios.
- Determinar que bidders están avanzando más rápidamente y poder tomar rápidas decisiones en base a esta información.
#2: Facilita la comunicación entre las partes
Un data room permite centralizar toda la comunicación en una única plataforma para poder gestionarla de manera más eficiente y segura ayudando a evitar perder información y protegiendo el flujo de comunicación. Es un modo más rápido, limpio y eficiente de interactuar con los participantes, manteniendo un registro de actividad de todo el historial de la comunicación.
La funcionalidad de Preguntas y Respuestas (Q&A) ayuda a gestionar dicha información y mantiene la comunicación confidencial entre los bidders involucrados.
Es clave que la plataforma también notifique de manera automática qué cambios se han producido en el proyecto o qué nueva información se ha subido.
Estas opciones te permiten delegar la gestión de todas las comunicaciones durante la transacción.
#3: Ayuda a cumplir con regulación y compliance
La mayoría de procesos M&A están sujetos a requerimientos legales y de compliance. Como parte de cualquier proceso due diligence, es importante para las compañías mantener registros tanto mientras la transacción está activa, como una vez cerrada. En una operación de millones de euros es crucial auditar el proceso y la actividad de todas las partes.
#4: Mantiene a las partes informadas de actualizaciones y cambios
Todo proceso de M&A tiene cambios de última hora. Dar acceso a nuevos participantes, que el bidder se retire de manera inesperada o poner a disposición nuevo información un día antes de la firma. Una plataforma de data room facilita la notificación a todas las partes automáticamente de cambios afecten a usuarios, permisos, niveles de acceso, fechas de entrada o a la propia información. Esto ayuda a evitar perder el tiempo y dinero por culpa de una mala comunicación.
#5: Acelera el cierre
Las operaciones de M&A suelen extenderse unos meses más de lo pactado inicialmente, pero una vez concluida la due diligence la negociación y firma puede ocurrir en uno o dos días. Es importante que un proveedor de data room prepare de manera rápida y eficiente toda la información y actividad en una memoria externa para poder incluirla en la firma. Y la confirmación de que la información será eliminada y no podrá volver a ser accedida de manera online.
2 factores a la hora de elegir un proveedor de data room virtual
· Plataforma rápida y sencilla
Si no conoces la plataforma o simplemente quieres comparar, siempre pide una demostración de la plataforma. Es clave antes de comenzar la operación saber que la plataforma es intuitiva y fácil de usar. Parece obvio, pero esto puede ahorrar mucho tiempo y frustraciones para poder acceder a la información. Cuanto antes se pongan las partes al día, más rápido se podrá cerrar la operación y optimizar los resultados.
· Servicio incluido
Clientes y sus asesores no deberían estar gestionando el data room, ese tiempo debería ser dedicado a la propia transacción y las negociaciones. Un buen servicio de data room virtual debería incluir un equipo dedicado para la gestión 24/7 del proyecto y ayudar a:
- Subir contenido
- Agregar usuarios
- Configurar grupos de acceso
- Gestión del Q&A, y
- Preparar informes de actividad.
Detrás de una sólida plataforma es importante contar con un equipo de personas que faciliten el trabajo.
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