The use of virtual data rooms has taken much of the personal interaction out of the deal process. Far from reducing effective communication between parties, however, this gives data room providers the chance to improve it.

Durante el proceso de eleccion de un proveedor de data rooms, es importante elaborar una lista de criterios (check list) para evaluar de cada proveedor. Pero suele haber preguntas y respuestas que no están incluídas en estos cuestionarios, y que  pueden significar el éxito (o el fracaso) de un Data Room. 1) Externalizar lo externalizado Muchas empresas externalizan algunas de sus funciones a otros proveedores.  Algunas empresas de data room

Many businesses need data rooms and secure file sharing platforms.  With the growing need to increase efficiency, business owners are seeking a better understanding of the major differences between traditional data rooms and virtual data rooms. While many choose to stick with the traditional way of doing things, many more are discovering that for M&A transactions virtual data rooms have so many advantages, that it would

Al analizar la seguridad de un Data Room Virtual, muchas empresas no están seguras de qué elementos deberían examinar. Confiar en un proveedor a ciegas puede ser un error. Hay cinco elementos a comprobar y comparar antes de comprometerse con ningún proveedor de VDR: 1) Seguridad de la infraestructura Los servidores son los fundamentos de la seguridad es su dataroom virtual, así que es vital

说到虚拟数据室（虚拟资料室）的安全性时，很多企业并不清楚哪些因素才是重中之重。完全相信数据室公司的销售代表可能是一个很大的错误。为了保证您的数据安全，在做出最后决定之前，公司应注意以下几个问题： 1）基础架构安全 服务器是虚拟数据室（虚拟资料室）的安全基础。因此采取一切可能的措施确确保文件资料的安全、保密至关重要。一个一流的数据中心会提供备用电源、多个连接口，并会实时复制信息。此外，定期扫描病毒、更新防火墙、持续不断的入侵检测以及紧急情况下的应急系统缺一不可。经验丰富的安保人员或严格的全天候视频监控也相当重要。 2）文件保护

在并购过程中和其他风险投资交易中，总有一堆的文件必须提供给双方。在虚拟数据室（虚拟资料室）出现之前，这些文件保存在一个物理的数据库（资料室），而只有授权人员才可以接触到相关的文件。 这种处理方法的问题很明显，因为它要求每一个相关人员都要亲自到存储文件的数据库（资料室）去查阅资料。如果交易涉及的组织、公司位于不同的城市或国家- 甚至可能是不同的洲– 去访问这些数据库（资料室）的费用和精力是不小的。值得庆幸的是，云端运算的技术出现之后，现在我们拥有一个虚拟数据空间，令我们可以随时随地查看所需要的文件。这使得收购或合并过程的效率及速度–从交易准备到调查–无限加倍。但是，当我们谈及到虚拟数据室（虚拟资料室）的收费，又有什么考虑的因素？如何确保用最少的钱得到最好的服务？ 1. 按页面还是按百万字节(MB)？ 首先要考虑的是价格结构。虚拟数据室(资料室）的收费服务是按页面还是按百万字节(MB)的。如果文件主要是纯文本- 电子表格，书面报告，等– 那按MB收费的服务会比较恰当。但是，如果文件主要是图形和/或图片（例如专利原理图）等– 那按页面收费的服务会比较恰当。   2. 服务包括什么? 另一个要考虑的是所提供的虚拟数据室（虚拟资料室）包括的服务。有些数据室公司为了吸引客户，例出不同功能，但其实那些其它的功能是需要额外收费。一个典型例子就是加班和周末的工作标时，这特别在审查过程(Due-Dilligence)　中并不罕见，因为很多时候这个过程都是在公司下班时间才能执行的工作。此外，大部份的个案标时都超出最初原定的时间。你要避免这种情况，因为最后的收费可以超乎你的预算。  

一般来说，当您需要与外界交换、共享、讨论一些机密文件时，选择一个安全可靠的虚拟资料室至关重要。优秀的虚拟资料室可以让您在与外界共享文件的同时，确保您的文件不会被泄露或更改，并随时向您提供资料室内所有资料的使用情况。因此，在您选择资料室供应商时，以下特征显得尤其重要： 全年无休的24小时专业服务。经验告诉我们，当您需要大量交换或共享来自不同地点，不同参与者的文件时，这一特征尤其重要。 明确的历史记录。一流的虚拟数据库会为您提供精确的历史记录，您可以随时随地查看文件是否曾被浏览、下载、甚至是改动。 容易使用，运作流畅。简单、便捷、安全是评价一个虚拟数据室的主要标准。优秀的虚拟资料室没有复杂的流程和过多的插件。 在企业交易或审查过程中，以电子邮件为基础取代过去的书面文件。

When you are evaluating virtual data rooms providers, it is great to work through the standard checklist of questions to ask and issues to examine each provider. What’s not always apparent, however, are answers to questions that don’t appear on those checklists, and which can make – or break – the success of your data room. 1) Outsourcing the Outsourced With cost control a major reason

Al elegir un proveedor de dataroom virtual se puede ahorrar mucho trabajo y posibles problemas haciendo un esfuerzo extra para evitar los siguientes cinco errores más comunes. También puede prevenir pérdidas financieras y evitar poner en peligro la integridad de sus datos. Algunos riesgos pueden ser mitigados con más facilidad que otros, y hacer su due diligence eligiendo el mejor proveedor posible proveedor minimizará algunos posible problemas.